Задачи – Активность

BI отчет Задачи — Активность — инструмент для оценки вовлеченности и эффективности работы с задачами. Помогает отслеживать динамику работы, выявлять узкие места и повышать эффективность команды.

Входит в комплект BI-отчетов для руководителей:

1. Задачи — Нагрузка

2. Задачи — Ошибки

3. Задачи — Результаты

Отвечает на вопрос «Кто и как выполняет задачи?»

С помощью этого отчета возможно:

• Оценить текущее состояние выполнения задач;

• Отследить динамику изменений;

• Провести глубокий анализ по срезам;

• Использовать гибкую фильтрацию для локализации узких мест.

Отчет включает пять вкладок: «Задачи», «Сотрудники», «Проекты», «Детализация» и «Инструкция». На первых трёх собраны ключевые метрики и графики, позволяющие оценить активность и эффективность работы с задачами. Вкладка «Детализация» представляет собой таблицу всех задач с активными ссылками на них. Раздел «Инструкция» содержит полезные материалы — ссылки на связанные BI-отчеты и видеообзоры по их использованию.

Вкладка «Задачи» отражает метрики, связанные с изменениями:

• Новые – задачи созданы в этом периоде.

• Изменились за период – не важно, когда созданы, но в этом периоде в задаче что-то поменялось: сменился исполнитель, сдвинули крайний срок, заполнили поле, затречили время и так далее. Если задача была закрыта в прошлом месяце, а в этом в ней оставили комментарий — она также попадет в эту метрику.

• Изменен статус за период – опять же, не важно, когда задача была создана, но любые изменения её статуса (в том числе создание и закрытие) отображаются в этой метрике.

• С действиями за период – сумма предыдущих трёх метрик.

График динамики покажет, как распределялись метрики задач по месяцам.

Срезы для изучения влияния отдельных параметров

Чтобы понять, что именно влияет на ситуацию – доступны таблицы со следующими срезами:

• Исполнители – кто загружен больше всего.

• Постановщики – кто чаще других ставит задачи.

• Группы (Проекты) – в каких командах или проектах сосредоточено больше задач.

• Статусы – на каких этапах находятся задачи.

• Приоритеты – как задачи распределяются по уровню важности.

Срезы сортируются по количеству задач от большего к меньшему, что позволяет увидеть критические зоны.

Вкладка «Сотрудники» включает в себя следующие метрики:

• Сотрудники с задачами – сколько всего сотрудников с задачами в работе.

• % сотрудников с активными задачами – сотрудники с активными задачами делим на сотрудников с задачами.

• Ср. активных задач на сотрудника – количество активных задач делим на сотрудников с задачами.
  

Вкладка «Проекты» отражает метрики в разрезе групп, коллаб и проектов:

• Проекты с задачами – сколько всего проектов с задачами в работе.

• % проектов с активными задачами – проекты с активностью делим на число проектов с задачами.

• Ср. активных задач на проект – количество активных задач делим на проекты с задачами.

• Активны без проекта — количество задач в работе без привязки к какой-либо группе.

• % активных задач без проектов — активные задачи вне групп делим на общее количество задач вне групп.

График динамики отражает, как менялось число активных проектов с задачами в разные периоды, а также средний уровень активности на один проект. Таблица «Влияние» ранжирует проекты по количеству задач и их процентному соотношению.

Вкладка «Детализация» представляет собой таблицу со списком задач и ссылками на них (а также на группы).

Вкладка «Инструкция» -- это ссылки на связанные отчета из комплекта Задачи, а также ссылки на видео-обзоры, и возможность заказать индивидуальное решение.

Дополнительные фильтры помогут формировать отчеты по конкретным параметрам:

1. Период – по умолчанию текущий день. Помимо него доступен выбор «За 7 дней» и по месяцам. Каждый период дополнительно нумеруется.

2. Метрики задач: Изменен статус за период / Измененные за период / Новые.

3. Исполнители.

4. Постановщики.

5. Теги задач.

6. Группа/Проект.

7. Статус: Выполняется / Ждет выполнения / Завершена / Ожидает контроля / Отложена.

8. Приоритет: Высокий / Низкий / Средний.

Фильтры множественные, то есть можно включить сразу несколько, и изучить данные. Кроме того, исключающие фильтры помогут сузить выборку данных, позволяя сосредоточиться на самом важном.

Отчет можно сохранить в JPEG, PDF либо сразу отправить в чат — достаточно выбрать нужную вкладку, фильтры и нажать кнопку в правом верхнем углу.

Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах. Чтобы узнать, когда можно обновить данные снова, наведите курсор на кнопку.

BI-отчет Задачи - Активность незаменимый помощник руководителя. Благодаря фильтрам и наглядным данным можно оперативно выявлять проблемные места, следить за динамикой и своевременно вносить изменения в работу.

Анонсы релизов, видео и обратная связь — в официальном телеграм-канале.