Как внедрение корпоративного портала помогло увеличить скорость обработки заявок в 2 раза

ООО «Партнер-Тара» — российский производитель многооборотной пластиковой тары, работающий на рынке с 2009 года. 

Компания предлагает широкий ассортимент продукции: контейнеры, паллеты, поддоны, мусорные баки и другие виды тары, востребованные в сельском хозяйстве, строительстве, машиностроении и пищевой промышленности. В штате компании — производственные и коммерческие подразделения, активно взаимодействующие с клиентами, подрядчиками и логистическими службами.

Компания ведёт активную торговую деятельность, работает с тендерами и интернет-магазином. В команде задействованы менеджеры по продажам, маркетологи, юристы и другие специалисты, чья совместная работа требует чётко выстроенных процессов. В рамках роста бизнеса появилась необходимость организовать эффективную работу с клиентами, ускорить обработку заявок, исключить ошибки и дублирование данных, а также обеспечить контроль всех этапов взаимодействия с клиентами.

Изначальный запрос звучал просто: «CRM должно быть просто и удобно». Однако за этим стояло сразу несколько реальных проблем, с которыми сталкивалась команда каждый день:

• Работа с заявками велась вручную, данные терялись, не фиксировались вовремя, телефония не была связана с CRM.

• Не было единой клиентской базы: часть информации хранилась в мессенджерах, часть — в таблицах, часть — в голове менеджеров.

• Менеджеры действовали каждый по-своему, не придерживаясь единой схемы. Это снижало управляемость, замедляло продажи и приводило к ошибкам.

• Не хватало прозрачности: руководство не могло отследить на каком этапе находятся сделки, как обрабатываются заявки, насколько эффективны менеджеры.

• Документооборот — согласование КП и договоров — происходил не структурированно, без контроля и с потерей времени.

Мы провели серию интервью с руководителями и ключевыми пользователями, сформировали подробную карту процессов и предложили поэтапную автоматизацию:

1. Воронки и процессы:

• Настроены две воронки продаж: для стандартных и тендерных продаж.

• Настроены роботы, туннели, обязательные поля, автоматические задачи и уведомления.

2. Смарт-процессы и бизнес-процессы:

• Реализован смарт-процесс "Выписка образца товара", связанный со сделкой. Теперь клиентский образец легко отслеживается — по стоимости, времени и сделке.

• Настроены три бизнес-процесса:

  • Согласование договора с юридическим департаментом (включена логика возврата на доработку и автоматической постановки задач).

  • Согласование КП с несколькими ответственными по условиям.

  • Работа с реквизитами компаний в сделке.

3. Интеграции:

• Интегрированы телефония Asterisk и Билайн через два приложения.

• Настроены входящие и исходящие звонки, лидогенерация из звонков, конвертация в сделки, распределение задач.

4. Работа с клиентами:

• Создана единая база клиентов, настроены удобные карточки с представлениями под каждый отдел.

• Обеспечен быстрый обзвон клиентов прямо из CRM.

• Обработка заказов из интернет-магазина перенесена в воронки CRM.

5. Аналитика и контроль:

• Настроены планы продаж, визуальные отчёты по лидам, сделкам, эффективности менеджеров.

6. Обучение и сопровождение:

Результаты:

1. Централизованная работа с обращениями

• Вся входящая телефония интегрирована с CRM: лиды автоматически создаются и конвертируются в сделки.
• Исключены потери обращений, каждый клиент «под контролем».
• Регулярные исходящие обзвоны также ведутся из CRM.

2. Повышение дисциплины и прозрачности процессов

• Менеджеры работают по выстроенной воронке с обязательными полями.
• Переходы между этапами строго регламентированы.
• Все действия фиксируются, повысился контроль со стороны руководителей.

3. Автоматизация ключевых процессов

• Внедрены бизнес-процессы по согласованию договоров и коммерческих предложений (сократилось время на подготовку и согласование документов в среднем на 40%).
• Настроены смарт-процессы для учета образцов товара с автоматическим созданием задач и согласований.
• Исключены ручные ошибки и задержки в работе.

4. Единая клиентская база и отчётность

• Вся история взаимодействия хранится в CRM.
• Быстрая сегментация и фильтрация данных.
• Руководители получают актуальные отчёты по продажам, планам и активности менеджеров.

5. Измеримые результаты

• Сокращение времени обработки заявок более чем в 2 раза.
• Существенное снижение трудозатрат на рутинные операции.
• Рост управляемости и прозрачности процессов во всех отделах.