Абсолютный контроль клиентской базы в IT компании. Сохраняется 100% входящих данных клиентов, 0% потерь

Компания: «34ВЕБ» (разработка веб-решений, IT-услуги)
Сфера: разработка сайтов, корпоративных b2b порталов, веб-приложений, IT-аутсорсинг, внедрение и настройка Битрикс24
Количество сотрудников: 22 человека
Годовой оборот:36 млн руб.
Суть бизнеса: создание и сопровождение веб-проектов для клиентов из разных отраслей.

Проблема 1: Потеря клиентов на старте воронки.
Менеджеры проектного отдела и отдела продаж обрабатывали входящие заявки вразнобой: кто-то в личном мессенджере, кто-то по почте, кто-то в Excel. Единой базы не было. Когда менеджер увольнялся, история обсуждений с клиентом терялась навсегда. Руководитель не понимал, на каком этапе находится каждый потенциальный заказчик, почему один клиент «завис», а другой ушёл к конкурентам.

Проблема 2: Хаос в управлении проектами и задачами.
Разработчики и проектировщики ставили задачи друг другу устно или в личных чатах. Сроки срывались, потому что никто не фиксировал дедлайны. Руководители не видели общей картины: кто чем занят, какие проекты в красной зоне, какие поручения просрочены. Документы гуляли по разным папкам и дискам.

Проблема 3: Отсутствие культуры телефонных коммуникаций.
Телефонные звонки клиентам никто не записывал. Менеджер мог пообещать клиенту одно, его коллега — другое. При конфликте невозможно было проверить факты. Контакты клиентов не заносились в общую базу, и один и тот же клиент мог получить три звонка от трёх разных сотрудников.

Ключевой запрос от собственника — создать единое цифровое пространство, где вся коммуникация с клиентом (звонки, почта, чаты, задачи, документы) хранится в одном месте, а руководители видят реальную картину в бизнесе.

Мы реализовали полный цикл внедрения корпоративного портала на базе Битрикс24:

1. Базовая настройка и управленческая структура

   • Создали организационную структуру компании.

   • Подключили все отделы: проектный отдел, маркетинг, разработку, бухгалтерию.

   • Настроили права доступа пользователей.

   • Подключили корпоративную электронную почту для всех сотрудников.

2. CRM и воронки продаж

   • Настроили воронки продаж с фиксацией всей истории коммуникаций с первого обращения.

   • Теперь руководитель и маркетинг видит полный путь клиента.

3. IP‑телефония и виртуальная АТС

   • Подключили IP‑телефонию (проектный отдел).

   • Настроили автоматическое создание новых контактов в CRM при звонках.

   • Включили запись всех телефонных переговоров с клиентами.

4. Управление проектами и задачами

   • Настроили инструменты постановки и контроля исполнения задач, автоматическую постановку регулярных задач из шаблона.

5. Коммуникации и совместная работа

   • Подключили мессенджеры, в т.ч. отечественный мессенджер МАКС, 

   • настроили функционал живой ленты чаты, оповещения.

   • Организовали онлайн‑работу с документами без скачивания.

6. Учёт времени и отчётность

   • Сотрудники начали вести учёт рабочего времени прямо в портале.

Сложности:

• Часть сотрудников сопротивлялась переходу из привычных мессенджеров. Провели обучение и показали личную выгоду.

• Интеграция телефонии потребовала дополнительной настройки АТС — решили за 3 дня.

Благодаря внедрению корпоративного портала на базе Битрикс24:

• Структурировали работу в отделе продаж — около 20% времени освободилось для реальной работы с клиентами 

• Прозрачность проектов — руководители видят 100% путь клиента и статус каждой задачи.

• Все коммуникации сохранены — история писем, звонков, чатов — в одном месте.

• Контроль задач — поручения не теряются, сроки стали соблюдаться.

• Формировалось единое информационное пространство компании — сотрудники общаются и работают на едином портале.

Что измерили:

• Время на поиск информации по клиенту сократилось в 3–4 раза.

• Потери входящих обращений практически отсутствуют за счёт телефонии и CRM

Отзыв: 

Раньше мы теряли клиентов на этапе первых звонков и обращений из мессенджеров, потому что никто не фиксировал историю.
После внедрения Битрикс24 и настройки телефонии мы наконец увидели реальную воронку продаж.
Команда теперь работает прозрачно, а я как руководитель вижу всё, что происходит в проектах.
Отдельное спасибо за оперативную настройку прав доступа и обучение сотрудников».
— руководитель проектного отдела «34ВЕБ»