-
Оценка
-
Установок1060
-
Разработчик
Реестр документов CRM — это полный список документов, созданных по шаблону в CRM Битрикс24.
В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.
Реестр документов CRM собирает доступные пользователю документы в одной настраиваемой таблице. Из неё можно открыть документ, перейти к связанной карточке CRM, назначить рабочий статус, отфильтровать список, отсортировать данные и настроить состав столбцов под свои задачи.
Видео про приложение и анонсы релизов
Ваши данные в безопасности! 1. Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник без доступа к Счетам не сможет увидеть документы Счета. Но при этом он сможет просмотреть документы по Лидам или Контактам, если у него есть на это права. 2. Локальная обработка данных. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера. |
Реестр документов CRM упрощает поиск созданных ранее документов.
Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:
— по Компаниям и Контактам.
— по Лидам и Сделкам.
— по Предложениям и Счетам.
— по Смарт-процессам.
Таблица легко настраивается, в ней можно добавлять, удалять и перемещать поля: ID документа, Тип сущности, Название сущности, Шаблон, Документ, Статус, Дата создания, Дата изменения, Отдел и Автор. В поле Название сущности отображается, кроме того, название воронки Сделок и Смарт-процессов. Название сущности служит ссылкой на карточку CRM, а название документа — ссылкой для открытия документа или файла.
Для поиска нужных документов используйте фильтры и сортировку. Фильтровать документы можно по объекту CRM, названию документа, шаблону, автору, отделу, датам, типу сущности и рабочему статусу. Для предпросмотра или печати достаточно кликнуть на название.
Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде, Компании или Сделке — откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности. Во встройке Компании вы увидите все документы из связанных с ней сущностей: Лидов, Контактов, Сделок, Предложений, Счетов и Смарт-процессов.
Статусы позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.
При смене статуса документа — в таймлайн сущности записывается комментарий об этом.
Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое. Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось — тогда у них в таблице сохранится старое название.
Рабочий статус нужен для внутреннего учёта в приложении. Он не изменяет содержимое документа, юридический статус документа, стадию CRM и не запускает бизнес-процесс
Организация и хранение документов Компании
Разумеется, помимо документов по шаблону, в Компании может быть множество другой документации. Например, входящие Коммерческие Предложения, Акты от поставщиков, Протоколы и так далее. Как это все хранить в одном месте? Откройте встройку нужной Компании, в ней находится кнопка «Создать папку на диске». После этого на Общем диске компании создастся папка приложения Реестр документов CRM, и в ней будет папка с названием Компании. Там вы можете сохранять все нужные вам документы — и они также будут отображаться как во встройке, так и в основном приложении.
Важные моменты:
По умолчанию доступ к Общему диску открыт для всех сотрудников. Вы можете настроить права доступа как к папке Реестра документов CRM, так и ко внутренним папкам с документами Компаний: на чтение или редактирование, а также дать или запретить полный доступ.
На текущий момент приложение отобразит всю сохраненную документацию, которая находится в корневой папке Компании. Если в ней создать дополнительные подпапки — пока в Реестре они не выведутся, но тем не менее вы можете их использовать, например для хранения Архива.
Вы можете сохранять в папке Компании файлы в любом формате, но не забывайте про доступное место на диске, чтобы его не переполнить.
Для того, чтобы в общей таблице визуально выделить такие документы — также можно использовать Статусы. Например, задать одному статус “Входящие” и присваивать нужным документам.
Встройка в профиль пользователя покажет все документы сотрудника. Теперь документы хранить и искать стало еще проще!
Преимущества Реестра документов CRM:
— Полная информация о всех документах по шаблону в одной таблице (с подсчётом количества).
— Встройка в Лида, Сделку и Компанию, которая показывает документы и текущего объекта и связанных сущностей (Контакты, Счета и Предложения).
— Фильтры и сортировка по всем полям.
— Визуальное выделение неактуальных документов.
Приложение упрощает работу сотрудников, которые работают с документами CRM — менеджерам, бухгалтерам, директорам. С Реестром документов CRM больше не будет потерянных документов! А чтобы найти все забытые дела — используйте приложение Передача дел.Частые вопросы
Какие объекты и документы отображаются в Реестре?
Реестр документов CRM поддерживает документы, созданные по шаблону в следующих сущностях: лиды, сделки, контакты, компании, старые и новые счета, предложения и смарт-процессы. Кроме того, используя встройку в карточку компании и создание папок на Диске — можно организовать хранение любой другой документации, нужной для общего учета.
Зависит ли список документов от прав пользователя и места открытия приложения?
Да, основное приложение Реестр документов CRM учитывает права текущего пользователя, вкладка в карточке CRM показывает документы текущего и обнаруженных связанных объектов, а панель профиля — документы и файлы, созданные текущим пользователем.
Можно ли из Реестра создавать, редактировать, удалять или выгружать документы?
Нет, сам по себе Реестр документов CRM предназначен для поиска, просмотра и внутреннего контроля доступных документов. Для создания, редактирования и удаления документов используйте соответствующие инструменты Битрикс24.
Что меняет рабочий статус документа?
Рабочий статус служит только для внутреннего учёта в приложении. Он не изменяет содержимое или юридический статус документа, стадию CRM и не запускает бизнес-процесс. При изменении статуса приложение добавляет запись к связанному объекту CRM, а для старых счетов — в комментарий счета.
Как файлы компании с Диска попадают в Реестр?
Файлы включаются в Реестр документов CRM, если они помещены в папку компании, созданную приложением. Папка создаётся из вкладки приложения в карточке компании и требует доступа к Диску Битрикс24.
Обновления:
— 22.06.2026: небольшие внутренние правки
— 20.11.2025: исправлен баг с отображением документов в смарт-процессах
— 24.02.2025: рефакторинг кода
— 19.04.2024: документы из смарт-процессов и названия воронок сделок в таблице
— 29.08.2023: встройка в карточку компании
