Смарт-отчеты

Смарт-отчёты — аналитика по смарт-процессам Битрикс24

Смарт-отчёты помогают анализировать данные смарт-процессов: видеть количество элементов, сравнивать показатели, рассчитывать суммы и оценивать результаты работы. Вы сами выбираете поля, группировки и условия отбора — без программирования и ручного переноса данных в таблицы.

Приложение предназначено для руководителей, аналитиков и сотрудников, которые ведут в смарт-процессах заявки, проекты, платежи, заказы и другие рабочие процессы.

Какие задачи решает приложение

Контроль работы и нагрузки. Узнайте, сколько заявок находится на каждой стадии, как они распределены между ответственными и сколько элементов создано за выбранный период.

Анализ числовых показателей. Сравнивайте суммы, расходы, объёмы и другие показатели, сохранённые в полях ваших смарт-процессов. Добавляйте расчётные показатели с помощью формул.

Подготовка регулярной отчётности. Сохраните настройки отчёта для повторного использования. Формируйте его вручную или настройте публикацию в ленте Битрикс24 по расписанию для выбранных получателей.

Обмен результатами. Выгружайте отчёты в Excel, отправляйте в ленту с файлом или распечатывайте для обсуждения с коллегами.

Как начать работу

При первом запуске, если отчётов ещё нет, администратор может выбрать смарт-процесс и автоматически создать первый отчёт. Приложение подберёт группировку, добавит числовые итоги и количество строк. Для отбора данных используется период за последние 90 дней.

Для более точной настройки откройте мастер создания отчёта: выберите смарт-процесс, группировки, колонки и фильтры. При необходимости добавьте формулы, настройте итоги, порядок колонок и оформление.

Сохранённый отчёт можно открывать повторно, редактировать или копировать для новой задачи. При формировании он использует данные, доступные приложению на вашем портале.

Возможности анализа

Объединяйте данные по стадиям, ответственным и другим доступным полям. Используйте несколько уровней группировки и раскрывайте подробные записи внутри групп.

Настраивайте фильтры по датам, значениям полей и другим условиям. Относительные периоды позволяют использовать один отчёт регулярно без ручного изменения дат.

Добавляйте формулы и итоги по числовым показателям. Сортируйте готовую таблицу по колонкам и названиям групп, чтобы быстрее находить нужные результаты.

Отчёты в повседневной работе

Выгрузка в Excel подходит для дальнейшего анализа и передачи результатов коллегам. Для регулярного информирования команды настройте получателей на вкладке «Лента» и расписание отправки.

Отчёт также можно добавить в меню расширений списка элементов соответствующего смарт-процесса. Так сотрудники смогут запускать его из привычного рабочего раздела.

Требования и особенности

Приложение работает со смарт-процессами Битрикс24. На вашем тарифе и в редакции Битрикс24 должны быть доступны смарт-процессы и установка приложений с необходимыми REST-разрешениями. Доступность этих возможностей следует проверить перед установкой.

Для установки и первоначальной настройки нужны права администратора портала. Доступность данных и действий зависит от прав пользователя и разрешений приложения.

Для просмотра и настройки отчётов достаточно браузера. Дополнительное ПО и отдельные приложения устанавливать не требуется. Для работы со скачанными файлами XLSX понадобится совместимый табличный редактор.

Приложение размещено на внешнем сервере разработчика и получает данные из Битрикс24 через REST API. Подключать собственную базу данных, BI-систему или сторонний сервис пользователю не нужно.

Программирование для создания обычных отчётов не требуется. Для настройки формул полезно понимать структуру данных своего смарт-процесса и правила расчёта нужных показателей.

Набор доступных полей и операций зависит от возможностей REST API Битрикс24. Время формирования отчёта зависит от объёма данных, сложности настроек и ограничений API. Для больших объёмов рекомендуется ограничивать период и использовать фильтры.

Расписание выполняется по московскому времени. Автоматическая публикация требует сохранённых получателей ленты и действующего доступа приложения к порталу.