Комплексная автоматизация HR-отдела и регистрации писем в компании «МЭП - Проект»

О клиенте

Компания «МЭП Проект» специализируется на комплексных решениях в области инженерных изысканий, инженерно-технического проектирования, управления проектами строительства, а также выполнения строительного контроля и авторского надзора. Основной вид деятельности компании включает:

• Деятельность в области инженерных изысканий.

• Инженерно-техническое проектирование.

• Управление проектами строительства.

• Выполнение строительного контроля и авторского надзора.

• Предоставление технических консультаций в этих областях.

Цели проекта

1. Автоматизация HR-процессов для ускорения подбора персонала и контроля за этапами найма.

2. Автоматизация процессов регистрации и согласования писем для повышения прозрачности и сокращения времени на обработку документов.

Задачи

1. Для HR-отдела:

• Сокращение времени на подбор и согласование кандидатов.

• Улучшение взаимодействия между HR-отделом, руководителями подразделений и генеральным директором.

• Автоматизация рутинных задач (напоминания, задачи, заполнение информации).

• Контроль за этапами подбора и испытательными сроками.

2. Для регистрации писем:

• Сокращение времени на обработку входящих и исходящих писем.

• Улучшение взаимодействия между отделами и руководителями.

• Автоматизация рутинных задач (напоминания, задачи, заполнение информации).

• Контроль за этапами согласования и снижение рисков ошибок.

Процесс внедрения

На первом этапе была проведена встреча с заказчиком, где обсудили текущие процессы:

• Управление вакансиями и подбор кандидатов.

• Проведение интервью и согласование решений.

• Регистрация и обработка входящих и исходящих писем.

• Распределение задач по исполнителям.

Подготовительные работы:

1. Разработаны блок-схемы бизнес-процессов HR-отдела и регистрации писем.

2. Проведено обучение для сотрудников и руководителей по модулям Битрикс24:

• Смарт-процессы.
• Воронки CRM.
• Канбан и задачи.

Решение
Для автоматизации процессов были выбраны смарт-процессы Битрикс24. Этот инструмент был выбран по следующим причинам:

• Интерфейс Канбан позволяет наглядно отслеживать статусы вакансий, кандидатов и писем.

• Смарт-процессы обеспечивают гибкость в настройке этапов подбора персонала и обработки писем.

• Автоматизация задач сокращает время на рутинные операции (напоминания, задачи, заполнение информации).

• Интеграция с календарем упрощает планирование задач и интервью.

Разработанные бизнес-процессы

1. Управление вакансиями:

• Создание заявки на вакансию.

• Размещение вакансии на площадках.

• Контроль сроков закрытия вакансий.

2. Подбор кандидатов:

• Добавление кандидатов в систему.

• Проведение телефонного, очного интервью и интервью с генеральным директором.

• Принятие решений (оффер, отказ, резерв).

3. Регистрация писем:

• Этап “Создание письма”:

• Секретарь вручную создает элемент, заполняя обязательные поля: заголовок, тело письма, файлы, тип письма.

• Для входящих писем заполняются поля: отправитель, организация отправителя, адресат.

• Для исходящих писем заполняются поля: отправитель, организация получателя, адресат.

• Автоматически заполняются дата регистрации и номер в реестре.

• Этап “Отправлено адресату”:

• При переходе на эту стадию запускается бизнес-процесс, и адресат получает уведомление.

• Для входящих писем создается задача “Рассмотрите письмо”.

• Адресат может отправить письмо в архив или на распределение секретарю.

• Этап “Распределение секретарем”:

• Секретарь распределяет задачи по ответственным и указывает тип исполнения письма.

• После распределения элемент переходит на стадию “В работе у исполнителя”.

• Этап “В работе у исполнителя”:

• Исполнитель выполняет задание на исполнение, указывая необходимость исходящего письма, прикладывая файлы и оставляя комментарии.

• Ответственные выполняют задание на ознакомление, оставляя комментарии.

• Этап “Архив писем”:

• После завершения всех задач письмо попадает в архив.

4. Автоматизация задач:

• Напоминания о проведении интервью.

• Задачи на подготовку рабочего места для нового сотрудника.

• Напоминания о рассмотрении писем.

Особенности процессов:

• Возможность задать вопрос профильному специалисту на этапе согласования кандидата или письма.

• Автоматическое изменение статуса вакансии при успешном найме сотрудника.

• Интеграция с календарем для планирования задач и интервью.

Результаты внедрения Битрикс24

Основными результатами проекта стали:

1. Сокращение времени подбора персонала на 30%.

2. Сокращение времени обработки писем на 40%.

3. Повышение прозрачности процессов: руководители могут отслеживать статусы вакансий, кандидатов и писем в режиме реального времени.

4. Улучшение взаимодействия между отделами и руководителями.

5. Снижение рисков ошибок при подборе персонала и обработке писем.

6. Автоматизация рутинных задач: напоминания, задачи, заполнение информации.