CRM Academy ISCR GmbH (Эссен): затраты времени на создание счета снизились на 83%

RENTE PROFESSIONAL – специализированный информационный ресурс, посвященный пенсионному обеспечению в странах ЕС, с акцентом на Германию. Основные направления деятельности компании:

• Информационная поддержка по вопросам: размеров пенсий, видов пенсий, пенсионного возраста, судебных решений, распределения пенсии при разводе, получения пенсии при смене страны проживания;

• Специализированная информация о пенсиях стран СНГ в Германии: оформление российской пенсии, вопросы индексации, получение пенсии при переезде, особенности для работающих пенсионеров;

• Практические рекомендации: оформление документов, взаимодействие с пенсионными фондами, решение сложных вопросов.

Компания обратилась с просьбой автоматизировать процесс выставления и согласования счетов в системе Битрикс24. Существующий процесс занимала значительное время, требовала большого объема ручной работы, часто приводила к ошибкам и задержкам в оплате счетов. Проблема заключалась в отсутствии автоматизированного бизнес-процесса для создания счетов, их согласования с различными подразделениями компании, отправки клиентам и отслеживания статуса оплаты.

Для решения задачи перед нами стояли следующие этапы:

• провести брифинг компании, чтобы команда погрузилась в процессы компании;

• настроить бизнес-процесс счета, чтобы оптимизировать действия сотрудников компании;

• продемонстрировать работу настроенного бизнес-процесса, чтобы проверить работу бизнес-процесса;

• обучить работе с настроенным бизнес-процессом, чтобы сотрудники могли использовать настроенный бизнес-процесс.

Мы провели тщательный брифинг с представителями компании, чтобы понять их текущие процессы, выявить проблемные области и определить требования к автоматизации. Это позволило нам собрать все необходимые данные для дальнейшего планирования и настройки системы.

Разработали и внедрили автоматизированный бизнес-процесс, который включает в себя следующие ключевые функции:

• создание счета на основе заказа или другой документации;

• автоматическое согласование с финансовыми и юридическими отделами;

• отправка счета клиентам через систему Битрикс24 или по электронной почте;

• отслеживание статуса оплаты и уведомление ответственных лиц о поступлении или задержке платежа.

Кроме того, интегрировали систему с другими внутренними инструментами и сервисами, чтобы обеспечить бесперебойную работу процесса.

После завершения настройки мы провели демонстрацию работы системы для клиента. Показали, как счета формируются, согласовываются и отправляются, а также как отслеживать статус оплаты. Ответили на все вопросы и предоставили подробные инструкции по использованию нового функционала.

Для сотрудников, которые будут работать с новой системой, мы организовали обучение. Провели семинары и индивидуальные консультации, чтобы они могли уверенно использовать все возможности автоматизированного бизнес-процесса. Подготовили подробные руководства и инструкции для самостоятельного использования системы в будущем.

В результате проделанной работы ручной ввод данных сократился до минимума. Информация о клиентах и продуктах/услугах автоматически подтягивается из CRM-системы, формируя счет по шаблону. Внедрен автоматический маршрут согласования, направляющий счет по определенному кругу лиц для утверждения. Уведомления и задачи автоматически поступают ответственным сотрудникам, значительно ускоряя процесс. 

Отслеживание счета (создан, отправлен, согласован, оплачен) стало доступно в режиме реального времени. Система автоматически обновляет статус на основе действий ответственных лиц и интеграции с банковскими сервисами.

Автоматическое формирование счетов и проверка данных исключают ошибки, связанные с ручным вводом. А сокращение рутинных операций позволило сотрудникам переключиться на более важные задачи, такие как работа с клиентами и развитие бизнеса.