Зачем репетитору CRM-система
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Зачем репетитору CRM‑система

6 мин
54
CRM

Репетиторы ежедневно работают с несколькими учениками: напоминают об уроках, проводят их, отслеживают оплаты. Хранить все в голове или записывать в заметки тяжело — информацию можно потерять. В статье рассказываем, как CRM-система поможет репетиторам организовать рабочий процесс и сосредоточиться на обучении студентов.

Что такое CRM-система

CRM — это онлайн-система, которая помогает взаимодействовать с клиентами и автоматизировать бизнес-процессы. Она собирает и упорядочивает информацию о людях, их покупках, запросах и предпочтениях.

С помощью CRM можно:

  1. Хранить историю взаимодействий с клиентами — в системе сохраняются все обращения, звонки и письма.
  2. Автоматизировать рутинные задачи — CRM самостоятельно отправляет уведомления, напоминания о встречах или письма с коммерческими предложениями.
  3. Управлять продажами — система помогает видеть, на каком этапе сделки находится клиент, какие товары или услуги его интересуют.
  4. Анализировать показатели — CRM оценивает эффективность работы с покупателями, отслеживает количество сделок, лиды, звонки и прибыль.

Сделки в CRM

Зачем репетитору CRM

С помощью CRM репетиторы могут хранить данные о своих учениках, отмечать проведенные и пропущенные уроки, отслеживать прогресс каждого студента. Также CRM помогает управлять расписанием и оплатами, напоминает о предстоящих занятиях.

Ниже рассказываем, как выглядит работа репетитора без CRM и как меняется процесс, когда специалист начинает хранить все данные в системе.

Работа репетитора без CRM Работа репетитора с CRM
Студенты теряются. Репетитор вносит данные вручную в блокнот или таблицу — велик шанс, потерять информацию и клиента. Данные о студентах собираются из разных источников автоматически. Репетитор знает, когда и откуда пришел студент и какой у него уровень владения языком. Заявки из разных каналов не теряются.
Расписание ведется отдельно. Если учитель записывает расписание в ежедневнике, то каждый раз придется проверять бумажный носитель. Это неудобно, если вы работаете вне дома или путешествуете. Можно создать онлайн-календарь. Все занятия можно занести в календарь, и система будет автоматически предупреждать репетитора о них.
Приходится лично предупреждать о новых занятиях. Репетитору нужно проверить календарь, найти диалог с учеником и написать ему. Система автоматически предупреждает о начале урока. CRM обновляет данные и управляет расписанием, отправляет напоминания.
Оплаты нужно проводить вручную. Репетиторы самостоятельно следят за платежами и напоминают студентам о переводах. Финансы автоматизированы. Например, в Битрикс24 можно использовать приложение «Контроль оплат». Достаточно запланировать платеж, а система сама отправит напоминания об оплате ученикам.
Репетитор сам предупреждает об уроках. Перед каждой встрече учитель пишет студенту о том, что скоро начнется занятие. CRM сама отправляет уведомления. Программа выполняет повторяющиеся задачи: отправляет письма, уведомления и напоминания о том, что скоро начнется занятие.
Специалист сам отслеживает доход. Все финансы нужно записывать и сводить вручную. Система считает деньги автоматически. CRM отмечает доходы и может составить аналитику.

Какие задачи решит CRM в репетиторстве

CRM-система для репетитора помогает не только хранить данные, но и управлять рабочими процессами. Разберем подробнее, для чего нужна CRM.

Организовать уроки или мероприятие. Если у вас много учеников и за ними не закрепляется определенный день и время для занятия, то следить за каждым достаточно тяжело. С CRM проще обновлять расписание вручную, проверять, кто когда свободен, и договариваться о переносах.

Следить за успеваемостью учеников. Если вы работаете со студентами разного уровня, то важно следить за прогрессом каждого. Например, репетитор может использовать для этого функцию «CRM-анализ» в Битрикс24. Специалист создает карточку и добавляет кастомные поля по типу: «Уровень знаний», «Пройденные темы» или «Оценка за домашнее задание». В любой момент можно создать отчет с прогрессом по ученикам, найти пробелы в знаниях и определить темы, которые стоит повторить.

Управлять платежами. Это пригодится, когда у вас несколько учеников, которые оплачивают занятия по-разному — кто-то раз в месяц, кто-то за каждое занятие. Система позволяет видеть, кто уже оплатил, а кому нужно отправить напоминание.

В Битрикс24 это настраивается с помощью дополнительных приложений. К примеру, сначала вам нужно отметить, в какой период должна прийти оплата — день, неделя или месяц. Система автоматически формирует сделку и ссылку на оплату, которую нужно передать ученику. После того, как деньги зачислились, нужно только нажать кнопку «Оплата прошла». Если же вы забудете об оплате, система напомнит сама.

Анализировать эффективность работы. В конце месяца вы можете оценить нагрузку, количество занятий и доход. CRM для репетитора собирает данные о времени, которое вы потратили на каждого ученика, и помогает понять, сколько часов вы действительно работаете и можно ли оптимизировать график.

Как репетитору выбрать CRM

Выбирайте ту CRM-систему, которая уже настроена для образовательных услуг и управления клиентским опытом. Или ту, которую можно адаптировать под эти задачи. Но вот что точно должно быть в программе:

  • Работа с расписанием — система хранит все данные о начале занятий в календаре.
  • Учет оплат — система отслеживает поступления средств, напоминает об оплате и хранит историю платежей.
  • Клиентская база — в карточки учеников вносятся данные об их уровне, прогрессе, а также индивидуальные планы обучения.
  • Автоматизация задач — CRM помогает автоматизировать рассылку писем с домашними заданиями, напоминаниями о следующем занятии и отчетами о прогрессе.
  • Аналитика — чтобы видеть статистику по занятиям, ученикам, доходам и оценивать свою загрузку.
  • Интеграция с другими сервисами — CRM должна работать с календарем, электронной почтой, мессенджерами и, если нужно, платежными системами.

Если вам нужна CRM-система для репетитора бесплатно, то попробуйте Битрикс24. Здесь вы сможете автоматизировать свою работу: управлять расписанием, учитывать оплаты, вести базу студентов. Также Битрикс24 синхронизируется с мессенджерами и телефонией. Все это поможет сосредоточиться на обучении и делегировать всю рутину.

Попробуйте CRM Битрикс24
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем бизнесе.
Создать бесплатно

Как репетитору внедрить CRM-систему

Чек-лист: 10 шагов для успешного внедрения CRM
Расскажем о самых распространенных ошибках новичков и о том, как их избежать.
скачать бесплатно
  1. Определите задачи и выберите подходящую CRM. Когда определитесь, пройдите регистрацию и настройте функции, которые вам понадобятся.
  2. Импортируйте данные. Соберите информацию об учениках: ФИО, контакты, уровни знаний, расписание, платежи и загрузите ее в систему. Все это удобно объединить в карточках студентов.
  3. Автоматизируйте. Настройте автоматические напоминания о занятиях, оплатах и домашних заданиях.
  4. Интегрируйте CRM с другими сервисами. Подключите CRM к вашим сервисам, например, Google Календарю и мессенджерам.
  5. Протестируйте. Попробуйте поработать с новой системой пару недель, найдите недочеты и устраните их.

Что в итоге

  • С помощью CRM-системы репетиторы могут отслеживать прогресс учеников, расписание занятий, собирать базу данных и настраивать автоматические уведомления.
  • Система помогает отслеживать и собственную нагрузку: количество занятий, время, потраченное на уроки, и доход.
  • Когда выбираете CRM, убедитесь, что система синхронизируется с вашими мессенджерами и календарем, систематизирует данные и удобна в использовании.

Увеличьте продажи и наведите порядок в задачах с Битрикс24
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще