Подписание документов ЭЦП УКЭП

Подписание документов УКЭП внутри Битрикс24: юридически значимое внутреннее подписание документов сотрудниками компании

Во многих компаниях есть большой пласт документов, которые нужно подписывать не с внешними контрагентами и не в рамках кадрового ЭДО, а внутри самой организации. Это могут быть внутренние договоры, акты, служебные документы, финансовые документы, согласованные редакции, приложения, счета, протоколы и другие файлы, по которым важно получить подписи конкретных сотрудников и при этом сохранить юридическую значимость процедуры.

Именно для этой задачи и создан модуль. Это не классическое ЭДО, где документ уходит на подпись за пределы компании. Это не КЭДО, где оформляется взаимодействие работодателя и сотрудника по кадровым документам. Это специализированный модуль для Битрикс24, который позволяет загрузить документ, назначить одного или нескольких внутренних подписантов и организовать подписание сотрудниками прямо на портале с использованием УКЭП.

Такой подход позволяет встроить подписание в привычные процессы компании и не выводить сотрудников в сторонние сервисы. В результате компания получает единый внутренний контур подписания документов прямо в Битрикс24.

Что получает компания

Ответственный сотрудник или администратор загружает PDF-файл, назначает подписантов, а сотрудники видят документы, ожидающие их подписи, в едином интерфейсе и подписывают их в браузере, используя установленный сертификат электронной подписи.

Ключевая ценность модуля для бизнеса в том, что процедура подписания становится частью внутренних бизнес-процессов, а не отдельным неудобным действием вне корпоративной системы. Документы можно привязывать к сущностям CRM, встраивать в автоматизацию и контролировать на каждом этапе: кто уже подписал, кто ещё не подписал, кого нужно добавить, по какому документу процесс завершён, а по какому нет.

Для руководителя это означает прозрачность и управляемость. Для сотрудников — простой и понятный сценарий работы. Для компании в целом — снижение ручных операций, ускорение внутренних согласований и формирование формализованного, контролируемого процесса подписания документов внутри организации.

Какие задачи модуль закрывает

Модуль закрывает потребность компаний, которым нужно быстро запускать внутреннее подписание документов без распечатки, пересылки файлов вручную и использования разрозненных инструментов. Он особенно полезен там, где документ должен подписать не один человек, а несколько сотрудников, и где важно контролировать сам процесс подписания.

Он помогает сократить сроки прохождения документов внутри компании, потому что вся процедура происходит в одной системе. Он уменьшает зависимость от ручного контроля, потому что руководитель или ответственный сотрудник в любой момент видит статус подписания. Он повышает формализацию процесса, потому что после завершения подписания формируется архив материалов, включая исходный документ, файл подписи, печатную форму со штампом и протокол подписания.

Для ЛПР это означает, что модуль решает не локальную техническую задачу, а полноценную управленческую проблему: как организовать контролируемое, повторяемое и встроенное в корпоративную систему подписание внутренних документов.

Ключевые возможности модуля

Модуль включает в себя полный набор функций для системной работы с внутренним подписанием документов:

• подписание PDF-документов сотрудниками внутри Битрикс24;
  
• подписание в браузере с использованием сертификата ЭП;
  
• работа через стандартный плагин КриптоПро;
  
• единый интерфейс документов на подпись для сотрудников;
  
• назначение одного или нескольких подписантов на один документ;
  
• изменение состава подписантов после запуска процедуры;
  
• интеграция с бизнес-процессами Битрикс24;
  
• запуск процедуры подписания из бизнес-процесса;
  
• проверка, все ли пользователи подписали документ;
  
• проверка подписи конкретного пользователя;
  
• получение списка подписавших;
  
• получение списка пользователей, которые ещё не подписали документ;
  
• добавление новых подписантов в уже запущенный процесс;
  
• удаление подписантов из уже запущенного процесса;
  
• интеграция с CRM;
  
• автоматическое добавление вкладки «ЭЦП» в карточки сделок, лидов, счетов и смарт-процессов;
  
• привязка документов к конкретным сущностям CRM;
  
• автоматическое создание ZIP-архива после завершения подписания;
  
• включение в архив оригинала документа, файла подписи, печатной формы со штампом и протокола подписания;
  
• автоматическая генерация PDF-протокола подписания с детальной информацией;
  
• разграничение прав доступа для администраторов и обычных пользователей.
  

Возможности для автоматизации в бизнес-процессах

Модуль не ограничивается только пользовательским интерфейсом. Он даёт набор действий для бизнес-процессов, за счёт которых процедуру подписания можно встроить в автоматизированные маршруты компании.

Модуль позволяет:

1. Запустить процедуру подписания — загрузить файл из бизнес-процесса, создать задание на подписание для указанных пользователей и привязать его к сущности CRM.
   
2. Проверить, все ли подписали документ.
   
3. Проверить подпись конкретного пользователя.
   
4. Получить список пользователей, которые уже подписали документ.
   
5. Получить список пользователей, которые ещё не подписали документ.
   
6. Добавить подписанта в уже существующий процесс.
   
7. Удалить подписанта из уже существующего процесса.
   

Это делает модуль особенно ценным для компаний, где внутренние документы проходят по формализованным маршрутам согласования и подписания.

Модуль внутреннего подписания документов УКЭП для Битрикс24 — это решение для компаний, которым нужно организовать юридически значимое подписание документов сотрудниками внутри организации без перехода во внешние сервисы. Он помогает встроить процедуру подписания в бизнес-процессы, CRM и повседневную работу сотрудников, сохранив управляемость, прозрачность и удобство для бизнеса.

Это решение подходит компаниям, которые хотят ускорить внутренние согласования, убрать ручные операции, централизовать хранение подписанных документов и получить контролируемый процесс подписания прямо внутри корпоративного портала.

Стоимость

Бесплатный тариф: подписание не более 14 документов в неделю .

Платный тариф: подписание любого числа документов без каких-либо ограничений.
Стоимость платного тарифа за 1 месяц — 1900 ₽, на год сразу — 19 900 ₽.