Задачи. Анализ во всех срезах

BI-отчет Задачи. Анализ во всех срезах – инструмент для комплексной оценки рабочей нагрузки и контроля всех ключевых показателей.

Часть комплекса отчетов Задачи.Большой дашборд руководителя:

• Задачи.Динамика по годам и месяцам

• Задачи.Нагрузка и очередь

• Задачи.Статусы и длительность

• Задачи.Активные и забытые

• Задачи.Результаты и контроль сроков

• Задачи.Плановые и фактические часы

Отвечает на вопрос: «Что влияет на метрики?» из предыдущих отчетов и помогает находить слабые места.

По умолчанию в отчет попадают задачи, созданные за последний год. Для того, чтобы отразить большее количество задач, и получить общую картину – примените фильтр по дате, например, за последние пять лет.

Нагрузка на конец месяца - это сумма очереди (все незакрытые на начало месяца) и новых задач.

Все задачи разбиваются на статусы и длительность нахождения задач на каждом этапе:

• Отложена

• Ждет выполнения

• Выполняется

• Ожидает контроля

• Завершена

Под длительностью задач подразумевается интервал от даты создания до текущего дня (если задача еще не завершена), либо до даты закрытия.

Далее задачи делятся на три категории:

1. Активные — любые изменения в текущем месяце.

2. Забытые — без изменений.

3. Завершённые — закрытые в текущем месяце.

Закрытые задачи анализируются с точки зрения дедлайнов и поля «Крайний срок», и разделяются на другие три категории:

• Без срока — выполнены без дедлайна.

• Просрочены — выполнены после дедлайна.

• Вовремя — выполнены в установленные сроки.

Затем в задачах проверяется План, Факт и Остаток плановых часов (он может быть отрицательным).

Закрытые задачи декомпозируются еще на две группы:

• В рамках плана - количество тех задач, где Факт не превысил План.

• Перерасход - задачи, где Факт превысил План.

Круговые диаграммы помогают быстро оценить влияние разных факторов на ситуацию: Постановщик, Исполнитель, Соисполнитель, Наблюдатель, Статус, Группа, Приоритет, Тег. Каждый параметр ранжируется в таблице от большего к меньшему, формируя наглядный «рейтинг влияния».

Для более глубокого анализа в отчете представлена таблица с полным списком задач. Она позволяет сортировать данные по полям задач, быстро находить нужные строки с помощью поиска, а также переходить по активным ссылкам в сами задачи.

Для уточнения данных можно воспользоваться фильтрами:

• по исполнителю и постановщику,

• наблюдателю и соисполнителю,

• проекту, приоритету и тегам,

• метрикам Нагрузки (Очередь/Создано),

• метрикам Активности (Активные/Забытые/Завершенные),

• метрикам Статусов,

• метрикам Сроков (Без срока/Просроченные/Вовремя),

• и метрикам Часов (В рамках плана/Не завершена/Перерасход).

Фильтры гибкие — можно выбрать сразу несколько значений, чтобы получить более точную картину. Это особенно удобно, если нужно получить отчет только по конкретному сотруднику или проекту.

Отчет можно сохранить в JPEG, PDF либо сразу отправить в чат — достаточно выбрать фильтры и нажать кнопку в правом верхнем углу. Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах.

Задачи. Анализ во всех срезах— полезный отчет, который делает управление задачами и командой прозрачным и эффективным. В телеграм-канале будут анонсированы следующие отчеты из комплекса «Большой дашборд руководителя» — чтобы видеть не просто количество задач, а понимать, что стоит за этими цифрами.