Задачи. Плановые и Фактические часы

BI-отчет Задачи.Плановые и Фактические часы – наглядный инструмент для контроля времени и загрузки команды. Помогает сравнить ожидаемые трудозатраты с реальными.

Часть комплекса отчетов Задачи.Большой дашборд руководителя:

• Задачи.Динамика по годам и месяцам

• Задачи.Нагрузка и очередь

• Задачи.Статусы и длительность

• Задачи.Активные и забытые

• Задачи.Результаты и контроль сроков

Отвечает на вопрос: «Насколько успешно соблюдается план по часам в задачах?»

По умолчанию в отчет попадают задачи, созданные за последний год. Для того, чтобы отразить большее количество задач, и получить общую картину – примените фильтр по дате, например, за последние пять лет.

Нагрузка с плановыми часами на конец месяца – объем времени, запланированный на выполнение задач, но еще не израсходованный (так как задачи еще не завершены). Для расчёта учитывается значение поля «Выделено» (time_estimate) в карточке задачи.

Доля задач с плановыми часами в нагрузке – процент задач с заданным плановым временем от общего числа текущих задач.

Часы в задачах делятся на Очередь плановых часов – то, что не было закрыто к началу текущего месяца, и Создано плановых часов – запланированное время в новых задачах.

График динамики наглядно отражает то, как меняется ситуация с течением времени: растёт или снижается объём часов в очереди и новых задачах. Далее задачи разбиваются на закрытые и незакрытые. Для них рассчитываются План, Факт и Остаток плановых часов (он может быть отрицательным).

Сравнительный график «План + Факт» наглядно отражает, в какие периоды команда укладывалась в нормы, а когда — выходила за рамки.

Закрытые задачи декомпозируются еще на две группы:

• В рамках плана - количество тех задач, где Факт не превысил План.

• Перерасход - задачи, где Факт превысил План.

Для наглядности перерасход и соблюдение плана отображаются на отдельном графике с динамикой.

Круговые диаграммы и таблицы с рейтингом помогают понять, кто чаще других превышает план, а кто стабильно укладывается в установленные рамки.

Для более глубокого анализа в отчете представлена таблица с полным списком задач. Она позволяет сортировать данные по полям задач, быстро находить нужные строки с помощью поиска, а также переходить по активным ссылкам в сами задачи.

Для уточнения данных можно воспользоваться фильтрами:

• по исполнителю и постановщику,

• проекту и тегам,

• метрикам Нагрузки (Очередь / Создано),

• метрикам Статусов и метрикам Активности (Активные / Забытые / Завершенные),

• метрикам Сроков (Без срока / Вовремя / Просрочено) и метрикам Часов (В рамках плана / Не завершена  / Перерасход).

Фильтры гибкие — можно выбрать сразу несколько значений, чтобы получить более точную картину. Это особенно удобно, если нужно получить отчет только по конкретному сотруднику или проекту.

Отчет можно сохранить в JPEG, PDF либо сразу отправить в чат — достаточно выбрать фильтры и нажать кнопку в правом верхнем углу.  Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах.

Задачи. Плановые и Фактические часы  — отчёт, который позволяет руководителю видеть реальную картину загрузки команды, контролировать соблюдение планов и своевременно реагировать на перерасход времени. В телеграм-канале будут анонсированы следующие отчеты из комплекса «Большой дашборд руководителя» — чтобы видеть не просто количество задач, а понимать, что стоит за этими цифрами.