На 35% выросла заполняемость проверок техники: как компания по предоставлению складских услуг перевела в Битрикс24 ключевые маршруты от клиента до склада

В компании, которая занимается предоставлением складских услуг, один новый клиент запускает работу сразу нескольких контуров. Чем больше услуг и внутренних служб участвует в этой цепочке, тем дороже обходятся потери времени, разрывы между подразделениями и ручная передача информации.

Major Terminal осуществляет складское хранение и сопутствующие операции. Компания не только размещает товар на складе, но и берет на себя стикеровку, расфасовку, сборку и отправку. Клиенты используют ее мощности как внешний склад: отгружают товар на маркетплейсы, развозят по магазинам или отправляют конечным получателям. Внутри этой модели одновременно работают продажи, клиентский сервис, инженерная служба и другие подразделения — Битрикс24 взял на себя маршрутизацию процессов между ними.

Как рос проект

На старте Битрикс24 охватывал два подразделения — отдел продаж и отдел экономического анализа. В системе были сделки и дополнительный смарт-процесс по просчёту ставок. Этого хватало для отдельных задач, но не для управления процессами, где условия хранения, сборки и отгрузки заметно отличаются у разных клиентов и требуют отдельного расчёта и согласования.

Постепенно проект вырос в полноценную рабочую среду. Сегодня в Битрикс24 работают пользователи из 13 подразделений. В системе настроено около 40 процессов, а также несколько видов сделок. Это уже существенный управленческий контур. В нём работают те роли, для которых особенно важны согласования, сроки, статус процесса и прозрачность маршрута: руководители складов и их заместители, руководители проектов, территориальные менеджеры и механики.

Как Битрикс24 связал ключевые процессы компании

Битрикс24 в компании стал системой, которая связывает между собой процессы разных подразделений и делает их управляемыми. В системе фиксируются запуск работы, назначение ответственного, запрос дополнительной информации, передача процесса дальше, согласование, возврат на доработку, контроль этапов и времени на стадии. Даже если отдельные расчёты по-прежнему ведутся в таблицах, сам маршрут работы уже вынесен в единую систему. За счёт этого компания видит, где процесс остановился, кто держит следующий шаг и сколько времени работа провела на конкретном этапе.

Сегодня в системе ведут процессы, связанные с:

• продажами;
• расчётом ставок;
• клиентским сервисом;
• инвентаризацией;
• АХО;
• учётом техники;
• закупкой запчастей и услуг;
• заявками на разработку инструкций;
• обучением сотрудников;
• техподдержкой;
• рабочими зонами для службы качества;
• заявки в инженерную службу
• HR процессы (частично).

В результате в Битрикс24 собраны и клиентские маршруты, и внутренняя операционная логика компании.

Как устроен клиентский контур

Один из показательных сценариев — инвентаризация с клиентом. Работа запускается через смарт-процесс, в котором участвуют шесть подразделений. Формируется рабочая группа, на нужной стадии создаётся сделка, в ней менеджер подтверждает контакты клиента и отправляет ему форму с вопросами. После заполнения формы срабатывает триггер — менеджер получает уведомление, связывается с клиентом и подтверждает ответы. Дальше работа продолжается внутри общего маршрута, где подключаются остальные подразделения. Для компании это способ встроить клиента в процесс так, чтобы его ответы сразу становились частью дальнейшей работы, а не оставались в переписке или отдельном файле.

По похожей логике собраны и клиентские опросы. Они запускаются в нужное время, ответы приходят через форму, после чего система считает среднюю оценку и переводит процесс на следующую стадию. Если по результату нужна дополнительная работа, запускаются связанные процессы по проработке замечаний, а данные сразу уходят в отчётность. Здесь хорошо видно управленческое преимущество такого подхода: обратная связь клиента сразу превращается в действие внутри компании.

Как в Битрикс24 собрали контур работы со складской техникой

Самым сложным процессом в проекте стал модуль «Гараж». В нём связали учёт складской техники, техническое обслуживание, перемещения и другие действия с техникой. Для логистической компании это критичный участок: состояние техники напрямую влияет на ритм склада, а значит — на выполнение обязательств перед клиентом.

Решение собрано на смарт-процессах в цифровом рабочем месте Битрикс24. По расписанию запускаются регулярные действия, а основная логика построена внутри самой системы. В результате компания получила единый маршрут для всего, что связано со складской техникой.

Что собрано в карточке техники

Каждая единица техники существует как отдельная карточка. В ней фиксируются заводской и инвентарный номера, данные для учёта, ответственные, наблюдатели, документы, пробег, блоки по КПО, ТО и ГТО, расходы, прибыль, а также данные по перемещению, списанию и продаже. Отдельно в карточке есть технические поля, которые нужны для внутренних связок между процессами.

Чтобы сотрудникам было проще работать с таким объёмом данных, внутри процессов настроены подсказки по стадиям. На каждом этапе пользователь видит, что именно нужно сделать дальше — система помогает ничего не забыть.

Как реализуется заявка на закупку

Заявку на закупку механик может создать в мобильном приложении Битрикс24 или с компьютера на складе через десктопную версию. Дальше система строит маршрут в зависимости от потребности. Если нужны запчасти, включается контур склада ЗИП. Если требуется сопутствующая услуга, подключаются поставщики. Если нужен смешанный сценарий, запускаются оба маршрута. Часть стадий и дат между ними синхронизируется автоматически, поэтому участники процесса работают в одном контуре, а не в нескольких разрозненных ветках.

По внешнему контуру менеджер выбирает поставщиков, отправляет запросы, собирает ответы и выносит закупку на согласование руководителю склада. После получения запчастей или услуги механик подтверждает выполнение заявки. Затем данные о расходах записываются в карточку техники: отдельно по текущему ремонту и в накопленный объём затрат. Дополнительно механик оценивает работу закупщика. В итоге компания получает историю затрат и выполненных задач по каждой единице техники.

Как автоматизированы ТО, ГТО и еженедельные проверки

В компании настроили автоматический расчёт параметров обслуживания техники. Битрикс24 учитывает интервал ПТО, дату последнего ТО, пробег на момент обслуживания, количество месяцев с последнего ТО, остаток моточасов, среднемесячный расход и прогноз следующего обслуживания. На основе этих данных система создает карточки ТО. Если в этот момент подходит срок ГТО, формируется и карточка для него.

Для техники предусмотрен и режим заморозки. Если единица временно выводится из эксплуатации, её можно исключить из контрольного контура, а после возврата снова подключить к проверкам. Это позволяет вести обслуживание с учётом реального статуса техники, а не по формальному календарю.

Еженедельные проверки собраны через карточки КПО, которые создаются по расписанию. Механик заполняет их в мобильном приложении Битрикс24, а система показывает данные по предыдущей проверке. Если карточка не была заполнена вовремя, это фиксируется в следующем цикле. Так компания получила регулярную дисциплину контроля техники с понятным статусом по каждой единице.

Как в процесс встроили перемещение техники и документы

Процесс перемещения техники внутри «Гаража» включает и оформление документов. Сначала сотрудник заполняет данные для перемещения, затем Битрикс24 запускает автоматизацию: часть информации подтягивается в документ автоматически, часть указывается вручную. После этого система формирует внутреннюю накладную на перемещение. Документ можно распечатать, подписать и вернуть в карточку, после чего он уходит на проверку в бухгалтерию. Если нужно внести правки, маршрут возвращается на доработку; если всё в порядке, процесс переходит дальше, а финансовый блок получает уведомление о необходимых изменениях.

Здесь важен не сам факт наличия накладной, а полнота маршрута. Компания встроила в систему весь цикл: от решения о перемещении техники до подтверждения документа и передачи информации в смежные службы.

Как в компании выстроили аналитику

Для Major Terminal было важно не только провести процесс по стадиям, но и видеть его в управленческой логике. На примере блока по технике и закупкам в системе анализируют динамику заявок, среднее время выполнения, пробег за период и оценки закупщиков. Для этого часть данных фиксируется автоматически в момент перехода между стадиями и завершения процесса.

В отчётах руководитель видит полную картину — сколько заявок было в работе, где накапливается нагрузка и как быстро проходит маршрут. Битрикс24 в этом кейсе работает и как среда исполнения, и как основа для управленческого контроля.

Что еще собрано вокруг процессов

Вокруг основных маршрутов в компании постепенно выросла и рабочая инфраструктура. В Битрикс24 используют внутреннюю техподдержку для обращений сотрудников, ведут базу знаний по процессам и поддерживают отдельную рабочую зону для службы качества. Это добавляет проекту устойчивости: процессы сопровождаются инструкциями, поддержкой и понятными правилами работы.

Результаты проекта

По оценке компании, сейчас автоматизация охватывает меньше половины бизнес-процессов, а в работе уже находится около 20 новых заявок на автоматизацию. Но проект уже дал бизнесу существенный рост:

• на 35% выросла заполняемость КПО — еженедельных проверок техники;
• на 15% сократилась потеря заявок в процессе АХО;
• на 10% выросла скорость выполнения заявок;
• на 7% улучшилось выполнение ГТО в срок;
• на 30% сократился ручной труд в клиентских опросах;
• отчёты, которые раньше собирали вручную, теперь формируются автоматически.

Проект внедрения Битрикс24 в компании ведут всего два сотрудника: Елена Алейникова, которая отвечает за аналитику, проектирование и развитие процессов, и ее коллега — PHP-разработчик, которая помогает с точечными доработками.

«Почему я хочу донести этот кейс коллегам? Потому что хочу показать: да, такой проект требует вложений в горизонте нескольких лет. Но если взять в штат грамотного специалиста, который понимает, что делает, то не обязательно сразу платить большие деньги подрядчикам и чего-то ждать. Можно сначала опереться на человека, который будет глубоко вникать в процессы и формировать их под компанию.

Потому что такая система как Битрикс24 всегда развивается. Нельзя один раз всё настроить и считать, что дальше она будет работать сама по себе. Меняются технологии, меняются люди — и процессы тоже нужно пересматривать и оптимизировать.

Я хочу показать, что это реально сделать. И что внедрение Битрикс24 в свою компанию — это полезная история, которая сокращает и материальные, и временные издержки».

— Елена Алейникова, руководитель проектов Major Terminal.