Внедрение CRM для Крематория: как сократить сроки оформления документов на 70%

О клиенте

Улан-Удэнский крематорий — специализированная ритуальная организация, предоставляющая полный комплекс услуг: кремацию, оформление прижизненных договоров, организацию прощальных церемоний, выдачу урны с прахом и сопутствующих документов.

О ситуации

Ручная работа с документами занимала значительное время и сопровождалась высоким риском ошибок: каждый заказ требовал оформления большого количества документов, а допущенные неточности были критичны для работы компании.

Данные хранились в разных системах, часть информации дублировалась или терялась, а коммуникации и учет заявок не были объединены в едином пространстве. Отсутствие прозрачного контроля усложняло управление сроками и этапами подготовки к кремации.

Дополнительной проблемой становилось бронирование ресурсов: процессы велись вручную, что создавало риск конфликтов в расписании и накладок. При этом новым сотрудникам было сложно включаться в работу из-за отсутствия единых регламентов и структурированной системы.

Задачи

• Автоматизировать документооборот и исключить ошибки в оформлении документов
• Внедрить сквозные бизнес-процессы по основным направлениям: "Кремация" и "Прижизненный договор"
• Объединить все каналы коммуникации в единое окно - в CRM и настроить учет всех заявок
• Настроить систему бронирования ресурсов без конфликтов в расписании
• Обеспечить контроль сроков и этапов каждого заказа
• Создать электронный архив всех документов

1. Единая структура и CRM-логика
Пункты приёма заказов в отдалённых поселках Бурятии и крематорий в Улан-Удэ были подключены к единой системе управления. В CRM настроены отдельные воронки для направлений «Кремация» и «Прижизненный договор» с полным циклом этапов, что позволило разделить процессы и сохранить прозрачность работы.

2. Карточки сделок и данные по заказу
Для работы сотрудников были разработаны расширенные карточки сделок с отдельными разделами: «Усопший», «Доверенное лицо», «Документы», «Товары и услуги». Это позволило структурировать информацию по каждому заказу и сократить количество ручных уточнений.

3. Автоматизация документооборота
В системе настроено автоматическое формирование полного пакета документов по готовым шаблонам. Работа с документами перестала зависеть от ручного оформления и стала быстрее и стабильнее.

4. Система бронирования ресурсов
Отдельным этапом была внедрена система бронирования через модуль «Ресурсы». В календаре настроено расписание Прощального зала и крематория с защитой от двойного бронирования, что исключило конфликты и накладки.

Результат

После внедрения Битрикс24 ключевые процессы компании стали более прозрачными, управляемыми и менее зависимыми от ручной работы.

— Автоматизация документооборота.
Документооборот был практически полностью автоматизирован. Время оформления заказов сократилось примерно на 70%, а ошибки в документах были исключены за счёт автоматического формирования полного пакета по шаблонам.

— Прозрачность процессов и контроль заказов.
Руководство получило возможность в режиме реального времени видеть статус каждого заказа, контролировать этапы работы и оперативно реагировать на изменения без дополнительных ручных уточнений.

— Система бронирования без конфликтов.
Внедрение системы бронирования позволило полностью исключить накладки и пересечения в расписании. Планирование ресурсов стало более предсказуемым и управляемым.

— Единый электронный архив.
Создан централизованный электронный архив с мгновенным доступом к документам и быстрым поиском. Вся информация по заказам теперь хранится в единой системе и доступна сотрудникам в нужном контексте.

— Стандартизация работы.
В компании были внедрены единые регламенты и стандарты работы. Это позволило ускорить обучение новых сотрудников примерно на 50% и сделать процессы более понятными и воспроизводимыми.

— Повышение качества клиентского сервиса.
Скорость подготовки и передачи документов значительно выросла: клиенты стали получать документы примерно в 3 раза быстрее, что положительно сказалось на качестве обслуживания и скорости работы компании в целом.

«Ранее работа с документами и заказами требовала постоянного ручного контроля. Значительная часть процессов выполнялась вручную, из-за чего уходило много времени и сохранялся риск ошибок, что для нашей сферы особенно критично.

После внедрения Битрикс24 работа стала более структурированной. Документы формируются автоматически, по каждому заказу понятен его статус, а также удалось упорядочить расписание и исключить пересечения.

Отдельно отмечу, что при внедрении были учтены требования к документообороту и соблюдению сроков, что для нас принципиально важно.

Спасибо команде Интеринк за качественную реализацию проекта и внимательное отношение к деталям. Рады рекомендовать компанию Интеринк и планируем и дальше работать с вами».