«От самописной CRM к гибкой системе управления»: как «СПОРТЭЙМ» перевёл бизнес-процессы в Битрикс24

О клиенте

«Спортэйм» — компания, специализирующаяся на продаже спортивных товаров и оборудования для фитнеса и активного отдыха.
Работает с физическими и юридическими лицами, сочетая онлайн-продажи через сайт и прямые продажи через менеджеров.

2. С какой задачей обратился клиент

Вызов: отсутствие прозрачности сделок и контроля прибыли

К моменту старта проекта компания использовала устаревшую CRM и разрозненные инструменты, что усложняло контроль продаж и финансовых показателей.

Ключевые проблемы на старте:

• отсутствие единого пространства для работы с клиентами из сайта, почты и мессенджеров;

• ручной ввод данных и высокая вероятность ошибок при работе с 1С;

• сложность контроля оплат, прибыли и движения средств по сделкам;

• непрозрачные процессы между продажами, закупками и логистикой;

• отсутствие целостной картины сделки от первого обращения до отгрузки.

Цель проекта:
оцифровать и выстроить сквозной процесс продаж B2B и B2C с прозрачным контролем сделок, оплат и прибыли на всех этапах.

3. Как был реализован проект

Решение: поэтапное внедрение Битрикс24 с запуском MVP

Проект был реализован поэтапно: от формирования технического задания и запуска MVP до настройки CRM, автоматизаций и интеграций с 1С, сайтом и каналами коммуникаций.

3.1. Этап 1. Формирование технического задания и запуск MVP

Первым шагом стало внедрение минимально жизнеспособной версии (MVP) Битрикс24 — базовой конфигурации для старта работы без сложных интеграций.

Что было сделано:

• проведено интервью с представителями компании (до 2 часов) для анализа текущих процессов;

• подготовлен PDF-документ с описанием архитектуры будущей системы.

Содержание технического задания:

• воронки продаж B2B и B2C (лиды и сделки);

• стадии и логика движения сделок;

• поля сущностей и обязательные данные;

• каналы и источники обращений;

• базовые автоматизации (роботы, задачи, уведомления);

• роли сотрудников и уровни доступа;

• организационная структура компании.

Результат этапа:
согласованное ТЗ, позволившее запустить CRM и протестировать реальные процессы компании в Битрикс24.

3.2. Этап 2. Внедрение и настройка Битрикс24

Базовые настройки портала

• активация портала и приглашение сотрудников;

• подключение необходимых модулей;

• настройка графика рабочего времени;

• добавление логотипа и доменного имени портала;

• настройка карточек сотрудников.

Организационная структура и права доступа

• создана структура компании с отделами:

• продажи,

• закупки,

• логистика;

• сотрудники распределены по ролям с индивидуальными правами доступа;

• настроено разграничение видимости клиентов и сделок по отделам.

CRM и автоматизация процессов

Настроены основные сущности CRM:

• Лид

• Сделка

• Контакт

• Компания

Созданы отдельные процессные воронки для направлений B2B и B2C.

Настроены роботы для:

• автоматической постановки задач;

• уведомлений ответственных сотрудников;

• контроля сроков выполнения;

• автоматического перехода сделок по стадиям.

Примеры работы роботов в CRM:

Воронка сделок:

• на стадии «Отправлено коммерческое предложение»
  робот через 3 дня ставит задачу менеджеру проверить отклик клиента;

• на стадии «Выставлен счёт»
  робот через 5 дней проверяет факт оплаты;

• на стадии «Оплачено»
  сделка автоматически переходит в статус при получении данных из 1С, менеджеру приходит уведомление.

Воронка лидов:

• при поступлении нового лида ответственный получает уведомление;

• если лид не обработан в течение часа — уведомление уходит руководителю.

3.3. Интеграции

Интеграция с 1С

Настроен двусторонний обмен данными:

• синхронизация контрагентов (телефон, e-mail, реквизиты);

• обмен номенклатурой (наименование, цена, остатки);

• передача сделок в «Заказы покупателей»;

• возврат данных о счетах, оплатах и суммах;

• возможность выставлять счета прямо из Битрикс24 без входа в 1С.

Синхронизация каталога товаров

• реализовано единое обновление цен и остатков между 1С, CRM и сайтом;

• работы по полной синхронизации продолжаются.

Интеграция с сайтом (БУС)

• проверен и откорректирован обмен данными между сайтом и CRM;

• заявки и заказы автоматически передаются с сайта в Битрикс24.

Работы по дальнейшей донастройке синхронизации продолжаются.

Интеграция с мессенджерами и соцсетями

Подключены:

• Telegram

• ВКонтакте

• и другие соцсети клиента

через маркетплейс Битрикс24 и штатные коннекторы.

3.4. Настройка корпоративной почты

• подключено несколько корпоративных почтовых ящиков;

• настроено распределение писем по отделам и сотрудникам;

• переписка с клиентами фиксируется в CRM.

3.5. Виджет обратной связи на сайте

• создан и установлен виджет;

• все обращения с сайта автоматически попадают в CRM и распределяются по ответственным.

4. Результаты внедрения

Продажи по направлениям B2B и B2C полностью оцифрованы и переведены в CRM. Руководство получает актуальную картину по воронкам, счетам, оплатам и прибыли в режиме реального времени, без необходимости запрашивать данные у сотрудников или сводить отчёты вручную. Это позволило повысить управляемость бизнеса и быстрее принимать решения, влияющие на выручку и маржинальность.

Для менеджеров Битрикс24 стал основным рабочим инструментом: вся история взаимодействия с клиентом, документы, счета и статусы находятся в одной карточке. Интеграция с 1С исключила ручной ввод данных и снизила количество операционных ошибок, а возможность выставления счетов напрямую из CRM сократила цикл сделки и ускорила получение оплат.

Объединение сайта, корпоративной почты, мессенджеров и социальных сетей в единую систему устранило потери обращений и повысило качество клиентского сервиса. Клиенты получают своевременные ответы и понятную коммуникацию на каждом этапе сделки, что напрямую влияет на уровень доверия и повторные продажи.

В результате компания получила не просто CRM, а масштабируемую платформу роста: систему, готовую к дальнейшей автоматизации, расширению аналитики и увеличению объёмов продаж без пропорционального роста нагрузки на команду.

5. Отзыв клиента

Отзыв представителя компании «Спортэйм»:

«Мы понимали, что старая CRM уже не справляется: много ручной работы, дублирование данных, слабая связь между отделами.
После перехода на Битрикс24 процессы стали понятными, прозрачными и быстрее.
Теперь мы видим каждую сделку, можем выставлять счета прямо из системы и не теряем клиентов.
Это уверенный фундамент для роста бизнеса.»