Кейс Битрикс24: автоматизация платежей в компании по банкротству
Компания: ООО Без Забот
О компании: юридические услуги в сфере банкротства
Город: Белгород
Количество сотрудников: 22 человека
Задачи клиента:
ООО Без Забот оказывает юридические услуги в сфере банкротства и сопровождает клиентов на всех этапах работы с долгами, взысканиями и рассрочками платежей. Объем данных по каждому делу большой, а процессы многошаговые и чувствительные к срокам.
Руководство искало инструмент, который поможет навести порядок в потоках заявок, обеспечить контроль оплат и исключить ручные операции.
По рекомендации партнеров, уже использующих Битрикс24, подрядчиком был выбран WebMens. Клиент изначально ожидал не просто установку CRM-системы, а гибкую настройку, учитывающую специфику юридических услуг и позволяющую масштабировать операционные практики.
Первичный аудит показал, что основная проблема заключалась в отсутствии единого рабочего контура. Необходима была и комплексная интеграция с сервисами для бесперебойной работы.
Требовалась интеграция всех процессов: приемки заявок из разных источников, автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24, контроля и планирования платежей, а также создания единых стандартов работы сотрудников.
Основная цель - оптимизация бизнес-процессов компании и прозрачный контроль финансовых обязательств по каждому клиенту.
Ключевые задачи:
- Разработать механику расчета платежей и автоматическую генерацию данных для документов.
- Обеспечить интеграцию с сервисами Скорозвон, Tilda, OlChat и телефонией.
- Настроить и унифицировать шаблоны документов для разных типов услуг.
- Стандартизировать процессы работы с лидами и сделками, чтобы система подсказывала пользователю следующий шаг.
- Автоматизировать документооборот в компании и устранить дублирование данных.
Решение задачи:
Проектная команда WebMens совместно с руководителем проекта со стороны клиента пошагово проработала все этапы: от формализации требований до финальной настройки портала.
Проектирование архитектуры
Прежде чем запускать автоматизацию, была проработана блок-схема процессов. Такой подход позволил избежать переноса устаревших практик и выстроить целостную архитектуру CRM-системы, готовую к масштабированию.
Контур CRM-системы
Были настроены воронки, смарт-процессы и бизнес-процессы, которые охватывают весь цикл работы: от получения заявки до закрытия сделки. В карточках сделок появились обязательные поля и контрольные точки, что исключило риск пропусков и несогласованностей в работе.
Автоматизация расчетов и документооборота
Бизнес-процесс генерации платежей стал ключевым инструментом. Менеджеры задают исходные параметры - сумму, дату и количество платежей, а система автоматически строит график. Для одного клиента может быть более 100 платежей.
Есть возможность включить округление среднего платежа и учитывать задаток. На основании графика автоматически формируется таблица в договоре, что делает работу более прозрачной и сокращает время на подготовку документов.
Все графики платежей хранятся в специальном реестре живой ленты. Это позволяет хранить историю изменений, быстро находить нужный договор и видеть актуальные данные по суммам и датам.
Динамическое сопровождение сделки
Система обновляет данные в графиках по мере изменения условий и создает счета по каждой строке сделки. Это исключает несоответствия между договорами и фактическим биллингом и делает процесс планирования платежей предсказуемым.
Шаблоны документов
В систему перенесены и настроены все ключевые документы: договор об оказании юридических услуг, графики платежей, прайс-листы, заявления о согласии на обработку персональных данных, уведомления для клиентов.
Для каждого документа предусмотрены отдельные шаблоны, что исключает риск ошибок при формировании документов.
Интеграции и коммуникации
Настроена интеграция с сервисом Скорозвон и телефонией, что позволило связать все звонки с карточками клиентов. OlChat интегрирован с несколькими открытыми линиями для удобного распределения обращений, а связка с сайтом на Tilda гарантирует, что ни один лид не потеряется и будет обработан вовремя.
Обучение сотрудников
После запуска системы проведено комплексное обучение сотрудников. Они получили инструкции, пошаговые сценарии и рекомендации по работе с системой. Такой подход помог ускорить процесс адаптации и повысил эффективность работы команд.
Результат:
Проект показал, что даже сложные процессы в сфере юридических услуг можно автоматизировать и объединить в едином контуре.
- Полный контроль бизнес-процессов - Все процессы компании перенесены в Битрикс24. Теперь в карточке каждого проекта отображаются статус, этапы и контрольные точки. Руководители в режиме реального времени видят состояние сделок и могут быстро реагировать на любые изменения.
- Прозрачность финансовых потоков - Система генерирует полный набор счетов на основании актуальных данных. Графики платежей легко корректировать, а их хранение в реестре живой ленты позволяет быстро находить нужные данные и сверять их с документами.
- Управление каналами коммуникации - Заявки с сайта Tilda и мессенджеров OlChat автоматически попадают в CRM и распределяются по воронкам. Телефония и Скорозвон фиксируют каждый звонок, связывая его с конкретной сделкой. Это упростило аналитику и повысило прозрачность взаимодействия с клиентами.
- Рост эффективности сотрудников - Автоматизация процессов снизила долю ручных операций. Менеджеры работают по четко заданным сценариям, тратят меньше времени на рутину и больше - на взаимодействие с клиентами. Шаблоны документов исключают двусмысленность и ускоряют подготовку документов.
- База для аналитики и отчетности - Собранные в одном окне данные позволяют формировать статистику по клиентам, отслеживать динамику сделок и принимать решения на основе фактов.
Название проекта
Кейс Битрикс24: автоматизация платежей в компании по банкротству
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Юриспруденция
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
