Планировщик задач

Планировщик задач — инструмент для эффективного управления рабочим временем. Руководители планируют очередность задач и контролируют их выполнение, а сотрудники сразу видят, что нужно сделать в первую очередь. Всё необходимое — в одном месте!

Ваши данные в безопасности!

1. Учитываются права текущего пользователя на задачи. У сотрудника должны быть права на редактирование собственных задач, а у руководителя — на редактирование задач в своём отделе (и при необходимости, в других).

2. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

Для начала работы необходимо добавить сотрудников, которым будет задан план. После этого отобразится таблица с нормативами.

Для каждого сотрудника задается общая норма рабочих часов в день — это время, которое он должен уделять задачам. По умолчанию установлено 8 часов, но это можно изменить. Кроме того, отображается количество незакрытых задач и сумма запланированных часов в этих задачах. Это может быть как сумма прогноза (если его уже заполняли), либо разница между плановым и фактическим временем в карточке задачи. Если разница будет отрицательной – она игнорируется. Загрузка до – дата, до которого сотрудник будет работать над задачами. Для этого оставшиеся плановые часы делятся на Норму в день, и полученное количество рабочих дней прибавляется к сегодня.

Иконки статуса плана:

• зелёная — есть открытый план на сегодня;

• красная — план был задан ранее, но сотрудником еще не закрыт;

• без иконки — открытого плана нет.

Кликнув на ФИО сотрудника – ниже откроется таблица с планированием.

Здесь руководитель управляет задачами сотрудника: может поднять их наверх (срочные) или опустить вниз (менее приоритетные), задать норму на задачу в день и оставшееся количество часов, отведенное на всю задачу целиком. Это значение заполняется разницей между плановым и фактическим временем, а также его можно заполнить вручную.

Пример: допустим, на задачу запланировано 10 часов, а норма работы по ней — 2 часа в день. Тогда задача будет завершена за 5 рабочих дней. Но при этом могут быть случаи, когда в задачу уже затречили время больше, чем изначально выделяли. Тогда в ней будет отрицательное значение – и такую задачу нельзя будет поставить в план (пока не будет введено положительное).

Просроченные задачи выделяются розовым цветом. По умолчанию отображается текущая неделя, а в календарной сетке красными ячейками выделяются дедлайны.

В колонке Отклонение от дедлайна после заполнения поля Осталось, часов — появляются числа:

• Зелёные с плюсом — сколько дней остаётся до дедлайна после завершения задачи;

• Красные с минусом — сколько дней пройдет с момента дедлайна на дату её завершения;

• Текст «Error» означает, что у задачи не задан положительный прогноз или дедлайн.

Норма часов в день берётся из общей таблицы, её можно изменить. Это позволяет распределить задачи по дням так, чтобы суммарная нагрузка не превышала установленную норму. Например, руководитель может запланировать 2 часа на одну задачу и 3 часа на другую, чтобы сотрудник выполнял их по очереди в течение дня.

После составления плана руководитель сохраняет его (при этом всегда можно что-то поменять и нажать «Обновить план»). Затем чат-бот приложения отправляет сообщение сотруднику.

Отчет сотрудника

Сотрудник видит только свой план на день. В нем он может добавить задачу «вне плана», перенести крайний срок или завершить задачу.

Для того, чтобы отчитаться по рабочему дню -- необходимо заполнить поля:

• Факт сегодня, часов – время, в течении которого сотрудник сегодня работал над задачей. Если в самой задаче время затречено — оно отобразится и в приложении (тогда его не нужно заполнять).

• Осталось, часов – можно уменьшить на количество отработанных часов, или самостоятельно указать, сколько еще часов необходимо для работы над задачей (например, задача оказалась сложнее, чем ожидалось).

• Комментарий – любые замечания по поводу задачи.

• Крайний срок – соответствует крайнему сроку в задаче.

После заполнения полей необходимо нажать кнопку «Отправить отчет» – постановщику задач придет уведомление, а все изменения отразятся в карточке самой задачи (кроме прогнозируемых часов). Руководитель может просмотреть последний план сотрудника (закрытый или незакрытый), кликнув на его ФИО.

Планировщик задач — это не просто список дел, а полноценная система ежедневного управления рабочим временем и загрузкой команды. С его помощью руководители получают четкий контроль над загрузкой команды, а сотрудники — ясное понимание приоритетов и сроков.

Мы планируем расширять функционал приложения – расскажите нам о том, что было бы полезно именно вам -- в нашем телеграм-канале.