Распределение писем в CRM по темам и идентификаторам
Добавьте новые возможности в свой Битрикс24
Оформите подписку Битрикс24 Маркет Плюс и используйте более 3000 полезных приложений, представленных в каталоге.
Скриншоты
Приложение автоматически распределяет входящие и/или исходящие письма по лидам и сделкам в зависимости от темы переписки.
Можно вести переписку с клиентом на несколько разных тем в разных лидах и сделках. При этом письма по каждой из тем будут прикрепляться к соответствующему лиду и сделке.
Для писем с новыми темами приложение может создавать новые лиды или сделки.
Например, если в существующем лиде вы переписываетесь с клиентом об одном товаре, а клиент написал запрос о другом товаре с новой темой, приложение создаст для этого письма новый лид.
Приложение может определять наличие номера заказа, артикула товара, ID тикета и т.п. в теме письма и распределять письма по соответствующим лидам или сделкам, независимо от отправителя и даже самой темы письма.
Например, вы можете переписываться по заказу в рамках сделки с одним из сотрудников клиента, а в теме письма указан номер заказа по определённому шаблону. Если другой сотрудник клиента со своего адреса напишет письмо в этой же теме, то приложение отследит его письмо по номеру заказа в теме и добавит письмо в ту же сделку.
Письма с темами "Оплата заказа [[98765]]" и "Доставка заказа [[98765]]" тоже будут собраны в одну сделку.
Вы можете гибко настроить сценарий обработки писем, подходящий именно вам.
Пример работы приложения:
На скриншоте есть несколько писем от двух разных отправителей. К тому же, от каждого из отправителей пришло по одному письму с одним номером заказа в теме.
По умолчанию они попали бы в два лида -- по одному на каждого отправителя.
В приложении включено создание новых лидов для новых тем и настроена обработка номеров заказов по шаблону [[какой-то номер]].
Для первого отправителя (в синей рамке) по умолчанию был создан один лид для первого письма и все последующие письма попали в него.
Приложение создало ещё 3 лида с соответствующими темами и распределило письма по новым лидам.
Два письма с темой "Тестовая тема 3" попали в один лид.
Для второго отправителя по умолчанию был создан один лид и оба его письма (в фиолетовой и зелёной рамках) попали в этот лид.
Приложение обнаружило среди этих писем существующий в другом лиде номер заказа и перенесло письмо в зелёной рамке в лид, созданный ранее для другого отправителя.
Переписка с двумя разными отправителями в одном лиде:
Если ваши сотрудники работают с почтой не в рамках CRM, а в других почтовых программах, приложение распределит отправленные ими письма по соответствующим темам в CRM.
В паре с другим решением "Автозакрытие принятых звонков" это приложение поможет сотрудникам эффективнее обрабатывать дела в CRM.
Обратите внимание, что приложение копит данные о полученных письмах и запускает их обработку примерно раз 2-3 минуты. Поэтому возможна небольшая пауза между получением письма и срабатыванием сценариев обработки писем.
Можно вести переписку с клиентом на несколько разных тем в разных лидах и сделках. При этом письма по каждой из тем будут прикрепляться к соответствующему лиду и сделке.
Для писем с новыми темами приложение может создавать новые лиды или сделки.
Например, если в существующем лиде вы переписываетесь с клиентом об одном товаре, а клиент написал запрос о другом товаре с новой темой, приложение создаст для этого письма новый лид.
Приложение может определять наличие номера заказа, артикула товара, ID тикета и т.п. в теме письма и распределять письма по соответствующим лидам или сделкам, независимо от отправителя и даже самой темы письма.
Например, вы можете переписываться по заказу в рамках сделки с одним из сотрудников клиента, а в теме письма указан номер заказа по определённому шаблону. Если другой сотрудник клиента со своего адреса напишет письмо в этой же теме, то приложение отследит его письмо по номеру заказа в теме и добавит письмо в ту же сделку.
Письма с темами "Оплата заказа [[98765]]" и "Доставка заказа [[98765]]" тоже будут собраны в одну сделку.
Вы можете гибко настроить сценарий обработки писем, подходящий именно вам.
Пример работы приложения:
На скриншоте есть несколько писем от двух разных отправителей. К тому же, от каждого из отправителей пришло по одному письму с одним номером заказа в теме.
По умолчанию они попали бы в два лида -- по одному на каждого отправителя.
В приложении включено создание новых лидов для новых тем и настроена обработка номеров заказов по шаблону [[какой-то номер]].
Для первого отправителя (в синей рамке) по умолчанию был создан один лид для первого письма и все последующие письма попали в него.
Приложение создало ещё 3 лида с соответствующими темами и распределило письма по новым лидам.
Два письма с темой "Тестовая тема 3" попали в один лид.
Для второго отправителя по умолчанию был создан один лид и оба его письма (в фиолетовой и зелёной рамках) попали в этот лид.
Приложение обнаружило среди этих писем существующий в другом лиде номер заказа и перенесло письмо в зелёной рамке в лид, созданный ранее для другого отправителя.
Переписка с двумя разными отправителями в одном лиде:
Если ваши сотрудники работают с почтой не в рамках CRM, а в других почтовых программах, приложение распределит отправленные ими письма по соответствующим темам в CRM.
В паре с другим решением "Автозакрытие принятых звонков" это приложение поможет сотрудникам эффективнее обрабатывать дела в CRM.
Обратите внимание, что приложение копит данные о полученных письмах и запускает их обработку примерно раз 2-3 минуты. Поэтому возможна небольшая пауза между получением письма и срабатыванием сценариев обработки писем.
Версия 1
Автоматически распределяет письма по лидам и сделкам в зависимости от темы переписки. Может создавать лиды и сделки для новых тем. Умеет собирать в один лид/сделку переписку с разных адресов по ID заказа или тикета в теме письма.
Если возникнут вопросы, свяжитесь с нами:
Email: support@lbtrm.ru
После установки приложения необходимо настроить сценарий обработки писем.
Входящие письма
Для обработки входящих писем включите настройку "Распределять входящие письма".
Если включён режим работы CRM с лидами, то можно будет включить создание новых лидов для входящих и/или исходящих.
Если CRM работает без лидов, то можно будет включить создание новых сделок.
Если создание новых лидов/сделок не включено, приложение распределит полученные письма по найденным темам, а письма с новыми темами оставит там, где их по умолчанию создаст CRM.
Если включено создание новых лидов/сделок, появится поле, где можно указать, какой источник указывать в созданных лидах/сделках.
Исходящие письма
При включении этой настройки приложение будет обрабатывать письма, отправленные сотрудниками.
Для писем с новыми темами так же можно включить создание новых лидов или сделок.
Т.е. приложение может только распределять исходящие и не создавать для них новых сущностей.
Если же создание включено, то для таких лидов или сделок можно указать другой источник.
Распределение писем по идентификатору
Если в темах писем используется нумерация (номера тикетов/сделок и т.п.), укажите регулярное выражение, по которому будет определяться идентификатор в теме письма.
Не используйте идентификаторы в одинарных квадратных скобках [123], т.к. такой формат используется в переписке для обозначения кол-ва писем в ветке (Re[123], Fw[234] и т.п.).
Пример регулярного выражения для поиска идентификатора в двойных квадратных скобках "Тема письма [[номер заказа]]": ~\[\[[^[]+\]\]~
Режим тестирования
На время настройки вы можете указать тестовый адрес. Тогда приложение будет обрабатывать письма только с этого адреса и не будет вмешиваться в работу остальных сотрудников до отключения режима тестирования.
Для отключения режима тестирования сотрите из настроек тестовый ящик и сохраните настройки.
Настройка почтовых ящиков
Входящие письма
Для обработки входящих писем включите настройку "Распределять входящие письма".
Если включён режим работы CRM с лидами, то можно будет включить создание новых лидов для входящих и/или исходящих.
Если CRM работает без лидов, то можно будет включить создание новых сделок.
Если создание новых лидов/сделок не включено, приложение распределит полученные письма по найденным темам, а письма с новыми темами оставит там, где их по умолчанию создаст CRM.
Если включено создание новых лидов/сделок, появится поле, где можно указать, какой источник указывать в созданных лидах/сделках.
Исходящие письма
При включении этой настройки приложение будет обрабатывать письма, отправленные сотрудниками.
Для писем с новыми темами так же можно включить создание новых лидов или сделок.
Т.е. приложение может только распределять исходящие и не создавать для них новых сущностей.
Если же создание включено, то для таких лидов или сделок можно указать другой источник.
Распределение писем по идентификатору
Если в темах писем используется нумерация (номера тикетов/сделок и т.п.), укажите регулярное выражение, по которому будет определяться идентификатор в теме письма.
Не используйте идентификаторы в одинарных квадратных скобках [123], т.к. такой формат используется в переписке для обозначения кол-ва писем в ветке (Re[123], Fw[234] и т.п.).
Пример регулярного выражения для поиска идентификатора в двойных квадратных скобках "Тема письма [[номер заказа]]": ~\[\[[^[]+\]\]~
Режим тестирования
На время настройки вы можете указать тестовый адрес. Тогда приложение будет обрабатывать письма только с этого адреса и не будет вмешиваться в работу остальных сотрудников до отключения режима тестирования.
Для отключения режима тестирования сотрите из настроек тестовый ящик и сохраните настройки.
Настройка почтовых ящиков
- Обработка писем будет работать только для тех ящиков, в настройках которых включена связь с CRM.
- Так же рекомендуется включить "Для входящих с нового email-адреса создавать Лид/Контакт". Без этой настройки письмо не попадёт в виде дела в CRM и приложение не сможет его обработать.
- Для обработки исходящих писем необходимо "Настроить папки для синхронизации" и отметить папку с Отправленными.
