Заказ - наряд

Заказ-наряды и расчёт зарплаты исполнителей

Приложение помогает создавать заказ-наряды непосредственно в сделках Битрикс24, рассчитывать стоимость работ и материалов, распределять услуги между исполнителями и контролировать вознаграждение сотрудников.

Решение объединяет смету, заказ-наряд и расчёт зарплаты в одном интерфейсе. Руководителю не нужно переносить данные о клиенте, компании, услугах и ответственных сотрудниках в отдельные таблицы или сторонние программы.

Для кого предназначено приложение

Приложение подходит компаниям, которые выполняют работы или оказывают услуги с использованием собственных материалов и товаров:

• автосервисам и станциям технического обслуживания;

• монтажным и сервисным организациям;

• ремонтным компаниям;

• строительным и инженерным бригадам;

• производственным предприятиям;

• агентствам и проектным командам;

• компаниям с выездными специалистами;

• любым организациям, которым необходимо рассчитывать стоимость работ и оплату исполнителей.

Приложение особенно полезно компаниям, где в выполнении одного заказа участвуют несколько сотрудников, а оплата рассчитывается почасово, в процентах от оказанных услуг или как процент от проданных товаров.

Какую задачу решает приложение

Обычная сделка в CRM содержит информацию о клиенте и продаже, но не всегда позволяет удобно распределить работы между исполнителями, рассчитать их зарплату и увидеть маржинальность заказа.

Приложение добавляет в карточку сделки отдельную вкладку «Заказ-наряд». В ней руководитель формирует перечень работ, товаров и материалов, назначает исполнителей и сразу видит финансовый результат.

Стоимость для клиента и вознаграждение исполнителя рассчитываются независимо. Например, услуга может стоить для клиента 5 000 рублей, а сотрудник получить 800 рублей за час работы или 20% от стоимости выполненной услуги.

Создание заказ-наряда из сделки

Заказ-наряд создаётся непосредственно в карточке сделки Битрикс24. Пользователю не требуется повторно искать клиента или вручную переносить сведения из CRM.

Из сделки автоматически загружаются:

• название сделки;

• ответственный сотрудник;

• связанный контакт;

• связанная компания;

• ссылки на карточки сделки, контакта и компании.

Если со сделкой связано несколько контактов, приложение учитывает их и показывает ссылки на соответствующие карточки CRM.

Добавление работ

Работы выбираются из каталога товаров и услуг Битрикс24. В раздел «Работы» попадают только позиции, созданные в каталоге с типом «Услуга».

После добавления услуги можно изменить:

• название работы;

• исполнителя;

• количество часов;

• количество услуг;

• цену для клиента;

• способ расчёта оплаты исполнителя;

• почасовую ставку или процент.

Изменение цены услуги не изменяет почасовую ставку сотрудника. Благодаря этому руководитель может самостоятельно устанавливать стоимость для клиента, сохраняя согласованные условия оплаты исполнителя.

Два способа оплаты исполнителей

Для выполненных работ поддерживаются два варианта расчёта.

При почасовой оплате зарплата рассчитывается по формуле:

Количество часов × Количество × Ставка за час

При процентной оплате зарплата рассчитывается по формуле:

Цена услуги × Количество × Процент исполнителя

Способ оплаты и значение по умолчанию задаются в настройках приложения. Для каждого сотрудника можно сохранить индивидуальные условия, а в конкретном заказ-наряде — при необходимости изменить их вручную.

Работа с товарами и материалами

В раздел «Товары и материалы» можно добавлять только товарные позиции из каталога Битрикс24. Услуги в этот раздел не выводятся.

Для каждого товара можно указать:

• количество;

• цену;

• скидку;

• исполнителя;

• процент исполнителя от продажи;

• процент ответственного сотрудника от продажи.

Приложение автоматически рассчитывает сумму товарной позиции после скидки и вознаграждение каждого участника.

Головные карточки товаров с вариантами не добавляются как самостоятельные позиции. Для выбора используются продаваемые товары и конкретные вариации.

Сотрудники Битрикс24 и внешние исполнители

Исполнителем можно назначить действующего пользователя Битрикс24. Список сотрудников загружается из портала с отображением имён, а не числовых идентификаторов.

Если работу выполняет подрядчик, внештатный специалист или сотрудник без учётной записи в CRM, его можно добавить в раздел «Внешние сотрудники».

Для внешнего исполнителя сохраняются:

• имя;

• телефон;

• электронная почта;

• специализация;

• способ оплаты работ;

• почасовая ставка или процент;

• процент от продажи товаров;

• статус активности.

Неактуального сотрудника можно перенести в архив, не удаляя его данные из ранее созданных заказ-нарядов.

Настройка индивидуальных условий оплаты

Для сотрудников Битрикс24 можно создавать индивидуальные настройки оплаты.

Например:

• один специалист получает фиксированную почасовую ставку;

• второй получает процент от стоимости услуги;

• третий дополнительно получает процент от проданных товаров;

• для сотрудников без индивидуальной настройки применяется общий тариф.

Условия оплаты копируются в строку заказ-наряда при выборе исполнителя. Поэтому последующее изменение общих настроек не должно менять расчёты в уже сохранённых документах.

Вознаграждение ответственного за сделку

Ответственным за заказ-наряд считается ответственный сотрудник связанной сделки.

Его вознаграждение можно рассчитывать:

• как фиксированную сумму;

• как процент от стоимости работ;

• как процент от общей суммы заказа;

• как процент от расчётной маржи;

• как отдельный процент от продажи товаров.

Это позволяет использовать приложение при разных системах мотивации руководителей, мастеров-приёмщиков и менеджеров проектов.

Настраиваемые стадии заказ-наряда

Каждый заказ-наряд проходит по собственной последовательности стадий.

По умолчанию доступны стадии:

• Черновик;

• Согласована;

• В работе;

• Выполнена;

• Закрыта;

• Отменена.

Стадии отображаются в виде наглядной цветной линейки. Пользователь может менять статус нажатием на нужный этап.

В настройках приложения можно добавлять новые стадии, изменять их названия и цвета, менять порядок или удалять неиспользуемые этапы. Это позволяет адаптировать процесс под работу конкретной компании.

Автоматический расчёт итогов

Приложение в реальном времени рассчитывает:

• общую стоимость работ;

• стоимость товаров и материалов;

• зарплату исполнителей за работы;

• вознаграждение исполнителей за продажу товаров;

• вознаграждение ответственного;

• итоговую сумму заказ-наряда;

• расчётную маржу.

После изменения цены, количества, часов, скидки, ставки или процента итоговые показатели пересчитываются автоматически.

Общий реестр заказ-нарядов

В левом меню Битрикс24 доступен отдельный раздел со всеми сохранёнными заказ-нарядами.

В реестре отображаются:

• дата заказ-наряда;

• название связанной сделки;

• контакт;

• компания;

• руководитель;

• сумма заказа;

• зарплата исполнителей;

• вознаграждение ответственного;

• текущая стадия.

Названия сделок, контактов и компаний являются активными ссылками. Пользователь может сразу перейти из отчёта в нужную карточку CRM.

Отчёты и финансовые показатели

Реестр можно сформировать за выбранный период и отфильтровать по стадии.

В верхней части отчёта показываются основные показатели:

• сумма заказ-нарядов;

• зарплата исполнителей;

• вознаграждение ответственных;

• расчётная маржа.

Отчёт помогает руководителю оценить объём выполненных заказов, расходы на оплату труда и ожидаемый финансовый результат без ручной подготовки таблиц.

Основной сценарий работы

Руководитель открывает сделку и переходит во вкладку «Заказ-наряд». Контакт, компания и ответственный сотрудник загружаются автоматически.

Затем руководитель добавляет услуги из каталога, назначает исполнителей и при необходимости корректирует часы, количество и стоимость работ.

После этого добавляются товары и материалы. Для товарных позиций можно установить скидки и проценты вознаграждения сотрудников.

Приложение рассчитывает итоговую стоимость, зарплаты и маржу. Пользователь выбирает текущую стадию и сохраняет заказ-наряд.

Для контроля всех заказов руководитель открывает раздел «Заказ-наряды» в левом меню Битрикс24 и формирует отчёт за нужный период.

Польза для компании

Приложение сокращает время на подготовку смет и расчёт зарплаты, уменьшает количество ручных ошибок и делает экономику каждого заказа прозрачной.

Руководитель видит не только сумму продажи, но и реальные расходы на исполнителей, выплаты ответственному сотруднику и предварительную маржу.

Сотрудники работают с единым каталогом товаров и услуг Битрикс24, поэтому компании не нужно поддерживать отдельные справочники в электронных таблицах.

Связь заказ-наряда со сделкой, контактом и компанией помогает сохранить полную историю работы с клиентом внутри CRM.

Важные особенности

Приложение работает внутри Битрикс24 и использует данные CRM, каталога, сотрудников и встроенного хранилища приложения.

Для загрузки товаров и услуг позиции должны быть заранее созданы и активированы в каталоге Битрикс24. Услуги и товары необходимо правильно разделить по типам.

Доступность сделок, контактов, компаний, сотрудников и каталога зависит от прав пользователя, под которым открыто приложение.

Первичную установку и регистрацию вкладки сделки и пункта левого меню рекомендуется выполнять от имени администратора портала.