ЗАО "Промсинтекс"
1. Краткая информация о клиенте
Текстильная компания ЗАО «Промсинтекс» была основана в 1998 году, с самого начала наше предприятие зарекомендовало себя в качестве конкурентоспособного производителя и надежного поставщика, которому доверяют клиенты. Мы работаем с партнерами не только на территории России, но и в ближнем зарубежье.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Компания обратилась к нам за помощью в настройке бизнес-процесса для согласования счета на оплату.
3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Основной критерий заключался в том, что счет должны согласовать все руководители компании и Генеральный директор, после согласования, утвержденный счет передается на оплату в бухгалтерию.
Бизнес-процесс на согласование счета на оплату.
Процесс инициируется сотрудником.
Первоначально, срабатывает активити, в нем необходимо прописать данные:
- От кого счет;
- Порядковый номер счета и дата выставления;
- Назначение платежа;
- Сумма.
После заполнения данной формы начинается цикл согласования.
По условиям бизнес-процесса согласование документа пройти через всех руководителей, после этого утверждение переходит на Генерального директора.
Если кто-то из руководителей не утверждает согласование, предусмотрено несколько запросов: "Отклонить навсегда" или "Отправить на доработку".
"Отклонить навсегда" - процесс завершается;
"Отправить на доработку" - инициатор получает документ на доработку. После внесения исправлений, инициатор загружает новый документ, и запрос на согласование отправляется заново руководителю.
После всего цикла утверждения, счет переходит на оплату бухгалтеру, с пометкой Счет утвержден.
В задании для бухгалтера указано:
- От кого счет;
- Порядковый номер счета и дата выставления;
- Назначение платежа;
- Сумма.
По условию бизнес-процесса, бухгалтер должен утвердить или отклонить оплату. Для этого предусмотрено несколько запросов: "Подтвердить оплату" или "Отклонить оплату".
"Отклонить оплату"- бухгалтер указывает причину отказа и процесс завершается.
"Подтвердить оплату" - процесс переходит в статус оплаты.
После шага Оплата счета, инициатору ставиться задание на собор оригиналов документов:
- Оригинал счета;
- Товарная накладная;
- Акт выполненных работ.
После этого бизнес-процесс входит в цикл.
Цикл будет крутиться до тех пор, пока все оригиналы не будут переданы в бухгалтерию.
Как только бухгалтер поставит статус Документы получены.
Процесс перейдет, в статус счет закрыт, инициатору придет соответствующее уведомление, о том, что оригиналы документов получены, после этого процесс автоматически завершается.
4. Результат
Удалось настроить воронку продаж для тендерного отдела и адаптировать ее под бизнес-процесс.
5. Преимущества от внедрения
Настроенный бизнес-процесс очень помогает в согласовании счета, а также помогает отслеживать возврат оригиналов. Автоматизация берет на себя большой объем рутинной работы, на который раньше у сотрудников уходило масса времени.
6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.
Работа в отделе в первые недели использования портала стала эффективнее на 37%
7. Отзыв заказчика о проделанной работе.
По словам заказчика внедрение было оценено как новый шаг в развитии компании.
