Как с помощью Битрикс24 Вайбкод автоматизировать работу отдела продления лицензий

Продление лицензий — это не просто выставление счета. Чтобы удержать клиента, важно заранее выйти на связь, ответить на вопросы, провести аудит использования продукта и предложить подходящий сценарий продления. Когда клиентская база насчитывает сотни компаний, контролировать этот процесс вручную становится все сложнее.

Именно с такой задачей столкнулась компания «АС Проект». С помощью Битрикс24 Вайбкод команда разработала внутренний сервис, который отслеживает коммуникации с клиентами, помогает менеджерам соблюдать сроки продления и автоматически рассчитывает показатель покрытия, от которого зависит KPI сотрудников.

«Мы хотели в любой момент понимать, с какими клиентами уже связались, а с какими еще нет. В стандартной CRM это было неудобно отслеживать, поэтому решили создать отдельный инструмент», — Вадим Армизонов, операционный директор «АС Проект».

О компании

«АС Проект» — платиновый партнер Битрикс24 с восьмилетним опытом внедрения CRM и автоматизации бизнес-процессов. Использовать возможности искусственного интеллекта и Битрикс24 Вайбкод компания начала с внутренних задач: команда искала процессы, которые можно автоматизировать без привлечения рабзработчиков.

Одним из первых проектов стал сервис для отдела продления лицензий. Его разработали для собственных сотрудников, чтобы сделать работу с клиентской базой более прозрачной и сократить количество ручных операций.

Как работает решение

Главная задача состояла не в том, чтобы заменить CRM, а дополнить ее специализированным инструментом для отдела продления. Приложение получает данные из Битрикс24 и отображает их в удобном интерфейсе, где сотрудники сразу видят текущее состояние клиентской базы.

Контроль коммуникаций

Приложение автоматически анализирует все активности, связанные с продлением лицензий:

• телефонные звонки;
• электронные письма;
• сообщения в мессенджерах;
• сделки по продлению лицензий.

На основе этих данных система определяет, связывался ли менеджер с клиентом в установленный срок. Для годовых лицензий коммуникация должна состояться примерно за полтора-два месяца до окончания срока действия, для месячных — за 12 дней. При этом сервис учитывает и более ранние обращения, если они уже были.

Автоматический контроль покрытия

Одной из ключевых функций стал расчет показателя покрытия — внутреннего KPI отдела продления. Сервис автоматически разделяет клиентов на несколько категорий:

• требуется срочное продление;
• с клиентом еще не связывались;
• коммуникация уже состоялась;
• срок действия лицензии закончился;
• пользователи бесплатного тарифа.

Благодаря этому руководитель отдела сразу видит общую картину, а менеджеры понимают, с какими клиентами необходимо связаться в первую очередь.

Работа с данными CRM

Приложение агрегирует информацию сразу из нескольких сущностей Битрикс24. Для каждого клиента собираются:

• данные компании;
• контактные лица;
• сделки по продлению;
• история коммуникаций;
• статус лицензии.

Вся информация отображается в одном интерфейсе, поэтому сотрудникам больше не приходится открывать несколько карточек CRM, чтобы оценить ситуацию по конкретному клиенту.

Финансовый дашборд для прогнозирования выручки

Возможности приложения не ограничиваются контролем коммуникаций. В него также встроен финансовый дашборд, который помогает руководителям отдела планировать выручку от продления лицензий.

Дашборд объединяет данные из Битрикс24 и личного кабинета партнера, после чего автоматически рассчитывает прогноз по каждому месяцу. При расчете учитываются тип лицензии, партнерские скидки, продления приложений из Маркетплейса, а также прогнозируемый отток клиентов.

Для актуализации прогноза достаточно загрузить CSV-файл с информацией о начисленных партнерских вознаграждениях. Система автоматически определяет, какие лицензии уже продлены, обновляет расчеты и показывает, какой объем выручки уже получен и сколько еще ожидается до конца периода.

Что изменилось после внедрения

После запуска приложения отдел продления получил единый инструмент для контроля коммуникаций с клиентами.

В результате компания:

• автоматизировала контроль своевременных коммуникаций;
• отказалась от ручной проверки активностей в CRM;
• встроила показатель покрытия в систему KPI сотрудников;
• получила прозрачную картину по всем продлениям;
• сократила время на подготовку отчетов и контроль работы менеджеров.

По оценке компании, только на подготовке отчетности и планировании работы сотрудников удалось сэкономить несколько часов в месяц, а первая версия приложения была разработана одним специалистом всего за один рабочий день. Затем в течение нескольких недель решение дорабатывали совместно с сотрудниками, постепенно добавляя необходимые функции. Уже через неделю сервис начали использовать на регулярной основе, а позднее он стал частью KPI-системы.