ВЭД-закупки из Китая и аналитика продаж сети отелей в одном Битрикс24
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО Миленти Резортс
О компании: сеть отелей в Малореченском (Алушта, Крым). Под управлением компании три направления, среди которых семейный курортный парк-отель Московский на первой линии с системой всё включено, СПА, бассейнами и инфраструктурой полного цикла
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 133
Город: Малореченское (Алушта, Крым)
Задачи клиента:
В ВэбМэнс обратились с двумя направлениями работ, и каждое закрывало свой участок.
Закупки из Китая. Для отеля такого масштаба снабжение - это постоянный поток: оборудование, материалы, оснащение номеров и ресторанов, мебель. Часть позиций идёт из России, часть - из Китая через специалиста ВЭД. Сам процесс длинный и многоступенчатый:
Требование из техзадания формулировало суть точно - система должна вести пользователя по логике процесса, а не проверять его на внимательность.
Аналитика продаж
Входящих обращений много - кто-то звонит, кто-то пишет в чат, менеджеры доводят их до брони.
Но прозрачной картины по эффективности не было: сводные продажи видны, а разрез вида один менеджер хорошо закрывает звонки и проседает в чатах или по чатам идёт массовый отвал на стадии расчёта оставался невидимым.
Нужен был дашборд конверсии в разрезе менеджера, канала и стадии.
Решение задачи:
Как собрать длинную ВЭД-закупку в один управляемый процесс?
Первый блок - сквозной процесс закупок из Китая на смарт-процессах Битрикс24. Идея простая: одна заявка живёт как одна сделка и проходит по понятным стадиям от создания до приёмки.
Карточка собирает всю историю - коммерческие предложения от российских поставщиков, каталоги из Китая, инвойсы, статусы оплат, документы по сертификации, таможенные расчёты.
Логика процесса по стадиям:
Заявка
Инициатор заполняет карточку: что покупаем, тип закупки (материалы, оборудование или услуги), тип затрат (OPEX или CAPEX), объект, приоритет, бюджет и признак, нужен ли подбор поставщиков в РФ. Номер заявки система присваивает сама.
Двухуровневое согласование
Сначала решение генерального директора со сроком 1 рабочий день. Если согласовано и затраты OPEX - задача уходит генеральному менеджеру, если CAPEX - директору по строительству. Отказ на любом шаге закрывает процесс с уведомлением инициатору.
Поиск поставщика
Когда нужен подбор в РФ, задача уходит специалисту снабжения со сроком 2 дня, а собранные коммерческие предложения подгружаются в отдельное поле прямо в карточке. Если поставщики в РФ не нужны - заявка сразу уходит специалисту ВЭД на поиск в Китае.
Развилка у инициатора
После сбора предложений в РФ инициатор сам выбирает: отправить запрос в Китай, остаться на российском поставщике или закрыть заявку. Решение осознанно оставлено за ним - специфику позиции знает только он.
Работа с Китаем
Специалист ВЭД собирает каталоги от партнёра в Китае, инициатор отмечает нужные позиции, затем ВЭД запрашивает инвойс с ценами. Параллельно идёт расчёт затрат на сертификацию.
Финальный выбор и согласование бюджета
Инициатор сравнивает цены, выбирает Китай или РФ и подтверждает, соответствует ли заявка бюджету. Если да - она уходит на финальное согласование генеральному директору.
Если нет - попадает в копилку отложенных, по которой система раз в неделю напоминает инициатору с вариантами отложить ещё, отправить на согласование или закрыть.
Два параллельных процесса.
Изготовление основного товара и сертификация по образцам идут одновременно, не дожидаясь друг друга.
По сертификации специалист ВЭД заключает договор с центром сертификации, контролирует получение письма о согласии на принятие образцов, запрашивает образцы у партнёра в Китае и контролирует оплату.
По поставке ВЭД оформляет оплату за основной товар (полная или частичная предоплата) и контролирует, что деньги дошли сначала до партнёра в Китае, затем до фабрики.
Циклические задачи финдиректору
Пока финансовый директор не отметил статус оплачено, задача указать статус оплаты автоматически возвращается ему каждое утро понедельника и пятницы. Платёж не зависает только потому, что про него забыли.
Контроль изготовления.
Каждый четверг специалисту ВЭД приходит задача указать статус изготовления - в процессе с комментарием или товар изготовлен. По каждой заказанной партии команда раз в неделю получает свежий статус из Китая.
Таможня и доставка.
На готовый товар формируются инвойс-спецификация и расчёт таможенных пошлин, проходит оплата.
Финал. Кладовщик получает задачу принять товар на складе со сроком 30 дней, после чего процесс закрывается.
Все задачи по процессу падают в одну группу Снабжение. Китай - руководители видят весь пул работ снабжения в одном месте, а не в общей куче задач.
Как увидеть конверсию каждого менеджера по каждому каналу?
Второй блок - дашборд конверсии по коммуникациям. Стандартный отчёт показывает всего обращений и всего броней, но не отвечает на реальный вопрос: почему у менеджера конверсия по звонкам высокая, а по чатам низкая, и на какой стадии теряются обращения.
Чтобы это увидеть, данные режутся по каналу и по стадии. Собрали четыре отдельные таблицы - по одной на каждое сочетание канала и целевой стадии:
Логика разделения каналов простая: звонок - это лид, где заполнен номер телефона или стоит признак повторный лид, всё остальное относится к чатам. Успешный звонок засчитывается от 30 секунд, более короткие за разговор не считаются.
Так в отчёте видна и текущая загрузка менеджера, и его эффективность по закрытым лидам - слабые продажи не путаются с тем, что у сотрудника просто ещё ничего не успело закрыться.
Результат:
Два блока закрыли разные участки, но дали один эффект - ничего не теряется и всё измеримо.
По закупкам:
Компания: ООО Миленти Резортс
О компании: сеть отелей в Малореченском (Алушта, Крым). Под управлением компании три направления, среди которых семейный курортный парк-отель Московский на первой линии с системой всё включено, СПА, бассейнами и инфраструктурой полного цикла
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 133
Город: Малореченское (Алушта, Крым)
Задачи клиента:
В ВэбМэнс обратились с двумя направлениями работ, и каждое закрывало свой участок.
Закупки из Китая. Для отеля такого масштаба снабжение - это постоянный поток: оборудование, материалы, оснащение номеров и ресторанов, мебель. Часть позиций идёт из России, часть - из Китая через специалиста ВЭД. Сам процесс длинный и многоступенчатый:
- инициатор оформляет потребность;
- согласование у генерального директора;
- согласование по типу затрат - OPEX или CAPEX;
- поиск поставщика в РФ, а если не нашли - выход на Китай через партнёра;
- сертификация, таможня, международная и внутренняя логистика;
- приёмка на складе.
Требование из техзадания формулировало суть точно - система должна вести пользователя по логике процесса, а не проверять его на внимательность.
Аналитика продаж
Входящих обращений много - кто-то звонит, кто-то пишет в чат, менеджеры доводят их до брони.
Но прозрачной картины по эффективности не было: сводные продажи видны, а разрез вида один менеджер хорошо закрывает звонки и проседает в чатах или по чатам идёт массовый отвал на стадии расчёта оставался невидимым.
Нужен был дашборд конверсии в разрезе менеджера, канала и стадии.
Решение задачи:
Как собрать длинную ВЭД-закупку в один управляемый процесс?
Первый блок - сквозной процесс закупок из Китая на смарт-процессах Битрикс24. Идея простая: одна заявка живёт как одна сделка и проходит по понятным стадиям от создания до приёмки.
Карточка собирает всю историю - коммерческие предложения от российских поставщиков, каталоги из Китая, инвойсы, статусы оплат, документы по сертификации, таможенные расчёты.
Логика процесса по стадиям:
Заявка
Инициатор заполняет карточку: что покупаем, тип закупки (материалы, оборудование или услуги), тип затрат (OPEX или CAPEX), объект, приоритет, бюджет и признак, нужен ли подбор поставщиков в РФ. Номер заявки система присваивает сама.
Двухуровневое согласование
Сначала решение генерального директора со сроком 1 рабочий день. Если согласовано и затраты OPEX - задача уходит генеральному менеджеру, если CAPEX - директору по строительству. Отказ на любом шаге закрывает процесс с уведомлением инициатору.
Поиск поставщика
Когда нужен подбор в РФ, задача уходит специалисту снабжения со сроком 2 дня, а собранные коммерческие предложения подгружаются в отдельное поле прямо в карточке. Если поставщики в РФ не нужны - заявка сразу уходит специалисту ВЭД на поиск в Китае.
Развилка у инициатора
После сбора предложений в РФ инициатор сам выбирает: отправить запрос в Китай, остаться на российском поставщике или закрыть заявку. Решение осознанно оставлено за ним - специфику позиции знает только он.
Работа с Китаем
Специалист ВЭД собирает каталоги от партнёра в Китае, инициатор отмечает нужные позиции, затем ВЭД запрашивает инвойс с ценами. Параллельно идёт расчёт затрат на сертификацию.
Финальный выбор и согласование бюджета
Инициатор сравнивает цены, выбирает Китай или РФ и подтверждает, соответствует ли заявка бюджету. Если да - она уходит на финальное согласование генеральному директору.
Если нет - попадает в копилку отложенных, по которой система раз в неделю напоминает инициатору с вариантами отложить ещё, отправить на согласование или закрыть.
Два параллельных процесса.
Изготовление основного товара и сертификация по образцам идут одновременно, не дожидаясь друг друга.
По сертификации специалист ВЭД заключает договор с центром сертификации, контролирует получение письма о согласии на принятие образцов, запрашивает образцы у партнёра в Китае и контролирует оплату.
По поставке ВЭД оформляет оплату за основной товар (полная или частичная предоплата) и контролирует, что деньги дошли сначала до партнёра в Китае, затем до фабрики.
Циклические задачи финдиректору
Пока финансовый директор не отметил статус оплачено, задача указать статус оплаты автоматически возвращается ему каждое утро понедельника и пятницы. Платёж не зависает только потому, что про него забыли.
Контроль изготовления.
Каждый четверг специалисту ВЭД приходит задача указать статус изготовления - в процессе с комментарием или товар изготовлен. По каждой заказанной партии команда раз в неделю получает свежий статус из Китая.
Таможня и доставка.
На готовый товар формируются инвойс-спецификация и расчёт таможенных пошлин, проходит оплата.
Финал. Кладовщик получает задачу принять товар на складе со сроком 30 дней, после чего процесс закрывается.
Все задачи по процессу падают в одну группу Снабжение. Китай - руководители видят весь пул работ снабжения в одном месте, а не в общей куче задач.
Как увидеть конверсию каждого менеджера по каждому каналу?
Второй блок - дашборд конверсии по коммуникациям. Стандартный отчёт показывает всего обращений и всего броней, но не отвечает на реальный вопрос: почему у менеджера конверсия по звонкам высокая, а по чатам низкая, и на какой стадии теряются обращения.
Чтобы это увидеть, данные режутся по каналу и по стадии. Собрали четыре отдельные таблицы - по одной на каждое сочетание канала и целевой стадии:
- конверсия в бронь по звонкам;
- конверсия в бронь по чатам;
- конверсия в расчёт по звонкам;
- конверсия в расчёт по чатам.
Логика разделения каналов простая: звонок - это лид, где заполнен номер телефона или стоит признак повторный лид, всё остальное относится к чатам. Успешный звонок засчитывается от 30 секунд, более короткие за разговор не считаются.
Так в отчёте видна и текущая загрузка менеджера, и его эффективность по закрытым лидам - слабые продажи не путаются с тем, что у сотрудника просто ещё ничего не успело закрыться.
Результат:
Два блока закрыли разные участки, но дали один эффект - ничего не теряется и всё измеримо.
По закупкам:
- сквозной процесс на 14 стадий от создания заявки до приёмки товара живёт в одной карточке, а не в почте и чатах;
- каждая заявка находится на видимой стадии, у каждой задачи есть ответственный и срок;
- финансовый директор не пропускает оплаты - задача сама возвращается каждый понедельник и пятницу, пока не отмечено оплачено;
- по каждой заказанной партии каждый четверг приходит свежий статус изготовления из Китая;
- изготовление и сертификация идут параллельно, что сокращает общий срок до приёмки;
- согласования у генерального директора, генерального менеджера и директора по строительству приходят со сроком 1 день - заявки не лежат неделями в ожидании;
- разделение OPEX и CAPEX убирает классическую путаницу: каждая категория идёт к своему согласующему.
- руководитель видит конверсию каждого менеджера по каждому каналу отдельно - понятно, кого учить работе со звонками, а кого с чатами;
- видны узкие места воронки: где именно теряются лиды и по каким причинам, а это уже основа для решений по скриптам, ценам на даты и работе с отзывами;
- по любому периоду доступна честная картина - данные собираются так, чтобы не путать ещё в работе с уже не продал.
Название проекта
ВЭД-закупки из Китая и аналитика продаж сети отелей в одном Битрикс24
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Гостинично-ресторанный бизнес
Тип проекта
Облачный Битрикс24, SRM портал для поставщиков
Год публикации
2026
Узнать стоимость внедрения