Интеграция почты с Битрикс24 для завода НТЦ Редуктор: входящие заявки возвращаются своему менеджеру
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО НТЦ Редуктор
О компании: петербургский завод приводной техники с 34-летним опытом работы на рынке
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 42
Город: Санкт-Петербург
Задачи клиента:
Действующая схема работы с почтой плодила хаос и мешала отделу продаж видеть полную картину по каждому заказчику. Накопилось сразу несколько проблем:
Решение задачи:
Задачу разложили на восемь последовательных шагов. Каждый закрывает свой участок беспорядка, а вместе они выстраивают единую логику: входящее письмо от клиента возвращается своему менеджеру, а мусор в CRM не попадает в принципе.
Как убрать дубли и мусорные лиды в Битрикс24
Объединение дублей в CRM.
Компании слили по email, телефону и ИНН, контакты - по email и телефону. База стала чистой и пригодной для дальнейшей автоматизации.
Без этого шага остальные просто не сработали бы: поиск по email не найдёт нужный контакт, если в базе их несколько с разными ответственными.
Перестройка структуры карточек.
Личные данные сотрудников заказчика вынесли из карточки компании в отдельные карточки контактов и связали их с компанией.
В карточке компании остались только общий корпоративный email и телефон. Теперь структура читаемая: вот компания, вот её сотрудники, у каждого свои контактные данные.
Настройка прав доступа Битрикс24.
Компании видят все сотрудники - это нужно для общей картины, но редактировать карточку может только ответственный за неё.
Контакты доступны лишь ответственным и наблюдателям, так что личная информация клиента не расходится по всему отделу.
Отключение автоматического создания лидов из писем.
Интеграция почты с Битрикс24 больше ничего не создаёт сама - письмо попадает в CRM, только если менеджер нажал кнопку В CRM.
Это убрало главный источник мусора: подписки, рассылки и личная переписка перестали порождать лишние сущности.
Создание повторных лидов.
Если клиент пишет второй и третий раз, система не игнорирует обращение, а заводит новый лид. Раньше повторные письма могли слипаться с первой записью и теряться.
Маршрутизатор дел.
Когда менеджер нажимает В CRM, приложение создаёт лид по письму и привязывает само письмо не только к лиду или сделке, но и к найденному контакту.
Это даёт гибкость: если лид по письму не нужен - например, это обычная рабочая переписка, а не запрос на расчёт, - его можно закрыть проигранным, а письмо останется привязанным к контакту.
История переписки сохраняется в карточке клиента в любом случае.
Как вернуть письмо клиента своему менеджеру
Бизнес-процессы Битрикс24 и маршрутизация лидов по email.
Это ключевой элемент решения. Когда из письма создаётся лид, бизнес-процесс берёт email отправителя и ищет контакт в базе.
Если контакт найден, процесс привязывает его к лиду, смотрит, кто указан ответственным в карточке контакта, и назначает того же сотрудника ответственным за лид.
Письмо от действующего клиента автоматически уходит менеджеру, который уже с ним работал - без ручного разбора и выяснений, кто вёл заказчика раньше.
Здесь и становятся критичны первые два шага: без чистой базы система не найдёт нужный контакт по email, если их несколько с разными ответственными.
Маршрутизатор писем по теме.
Если приходит письмо по уже идущей сделке, система анализирует тему письма и привязывает его именно к той сделке, где раньше велась переписка.
Переписка по проекту не разъезжается по разным карточкам: всё, что относится к одной сделке, лежит в одной сделке. Менеджер открывает карточку и видит полную историю по проекту, не собирая её вручную по почте.
Результат:
Email-канал перестал быть источником хаоса и превратился в управляемый поток заявок. Что изменилось на портале:
Компания: ООО НТЦ Редуктор
О компании: петербургский завод приводной техники с 34-летним опытом работы на рынке
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 42
Город: Санкт-Петербург
Задачи клиента:
Действующая схема работы с почтой плодила хаос и мешала отделу продаж видеть полную картину по каждому заказчику. Накопилось сразу несколько проблем:
- в CRM появились дубли - одна и та же компания была заведена несколько раз, контакты тоже задвоились;
- личные данные сотрудников заказчика хранились прямо в карточках компаний: общий email компании и личный email менеджера со стороны клиента лежали в одном месте, всё вперемешку;
- почта была интегрирована с CRM по умолчанию - любое письмо автоматически создавало лид, и в систему сыпался мусор: подписки, рассылки и рабочая переписка, которые лидами не являются;
- самое болезненное - когда от действующего клиента приходило новое письмо, лид мог попасть случайному менеджеру, а не тому, кто вёл этого заказчика раньше.
- Контекст терялся, и клиент, с которым сотрудничают не первый год, получал обезличенный ответ в духе расскажите, кто вы и что вам нужно.
Решение задачи:
Задачу разложили на восемь последовательных шагов. Каждый закрывает свой участок беспорядка, а вместе они выстраивают единую логику: входящее письмо от клиента возвращается своему менеджеру, а мусор в CRM не попадает в принципе.
Как убрать дубли и мусорные лиды в Битрикс24
Объединение дублей в CRM.
Компании слили по email, телефону и ИНН, контакты - по email и телефону. База стала чистой и пригодной для дальнейшей автоматизации.
Без этого шага остальные просто не сработали бы: поиск по email не найдёт нужный контакт, если в базе их несколько с разными ответственными.
Перестройка структуры карточек.
Личные данные сотрудников заказчика вынесли из карточки компании в отдельные карточки контактов и связали их с компанией.
В карточке компании остались только общий корпоративный email и телефон. Теперь структура читаемая: вот компания, вот её сотрудники, у каждого свои контактные данные.
Настройка прав доступа Битрикс24.
Компании видят все сотрудники - это нужно для общей картины, но редактировать карточку может только ответственный за неё.
Контакты доступны лишь ответственным и наблюдателям, так что личная информация клиента не расходится по всему отделу.
Отключение автоматического создания лидов из писем.
Интеграция почты с Битрикс24 больше ничего не создаёт сама - письмо попадает в CRM, только если менеджер нажал кнопку В CRM.
Это убрало главный источник мусора: подписки, рассылки и личная переписка перестали порождать лишние сущности.
Создание повторных лидов.
Если клиент пишет второй и третий раз, система не игнорирует обращение, а заводит новый лид. Раньше повторные письма могли слипаться с первой записью и теряться.
Маршрутизатор дел.
Когда менеджер нажимает В CRM, приложение создаёт лид по письму и привязывает само письмо не только к лиду или сделке, но и к найденному контакту.
Это даёт гибкость: если лид по письму не нужен - например, это обычная рабочая переписка, а не запрос на расчёт, - его можно закрыть проигранным, а письмо останется привязанным к контакту.
История переписки сохраняется в карточке клиента в любом случае.
Как вернуть письмо клиента своему менеджеру
Бизнес-процессы Битрикс24 и маршрутизация лидов по email.
Это ключевой элемент решения. Когда из письма создаётся лид, бизнес-процесс берёт email отправителя и ищет контакт в базе.
Если контакт найден, процесс привязывает его к лиду, смотрит, кто указан ответственным в карточке контакта, и назначает того же сотрудника ответственным за лид.
Письмо от действующего клиента автоматически уходит менеджеру, который уже с ним работал - без ручного разбора и выяснений, кто вёл заказчика раньше.
Здесь и становятся критичны первые два шага: без чистой базы система не найдёт нужный контакт по email, если их несколько с разными ответственными.
Маршрутизатор писем по теме.
Если приходит письмо по уже идущей сделке, система анализирует тему письма и привязывает его именно к той сделке, где раньше велась переписка.
Переписка по проекту не разъезжается по разным карточкам: всё, что относится к одной сделке, лежит в одной сделке. Менеджер открывает карточку и видит полную историю по проекту, не собирая её вручную по почте.
Результат:
Email-канал перестал быть источником хаоса и превратился в управляемый поток заявок. Что изменилось на портале:
- клиент при повторном обращении автоматически попадает к своему менеджеру - без передам коллеге, перезвонят и без потери контекста;
- в CRM перестали падать рассылки, подписки и нерелевантные письма: менеджер сам решает, что важно, и переносит в систему только это;
- история по клиенту и по каждой сделке собирается в одном месте - письмо по идущему проекту автоматически привязывается к нужной сделке по теме, а если лид по входящему письму не завели, само письмо всё равно привязывается к контакту;
- карточки компаний стали читаемыми: общие данные у компании, личные - у контактов, доступ разграничен;
- повторные обращения больше не теряются и каждое попадает на своего ответственного.
Название проекта
Интеграция почты с Битрикс24 для завода НТЦ Редуктор: входящие заявки возвращаются своему менеджеру
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Оборудование, техника
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2025
Узнать стоимость внедрения