Внедрение Битрикс24 для стройкомпании: автоматизация договоров и оплат
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО Южные Технологии Строительства
О компании: молодая и динамично развивающаяся компания из Краснодара, специализирующаяся на рынке инженерных систем
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 50
Город: Краснодар
Задачи клиента:
В процессе быстрого роста компании появилась необходимость в структурировании и централизации всей договорной работы.
Ранее договоры, связанные с ними документы и финансовый контроль оплат велись разрозненно, что замедляло работу отделов и повышало риск ошибок или пропуска важных сроков.
Перед WebMens стояли следующие ключевые задачи по автоматизации ключевых бизнес-процессов:
Решение задачи:
Специалисты WebMens разработали комплексное решение, построенное на гибком функционале Смарт-процессов Битрикс24. Это позволило создать не просто список, а полноценную логическую систему для управления всем жизненным циклом договора.
1. Создание центрального Реестра договоров
Был создан главный Смарт-процесс Реестр договоров со статусной моделью, отражающей этапы работы компании:
2. Разработка вложенных и связанных процессов
Для детализации и разделения ответственности между отделами была настроена связка смарт-процессов с главным Реестром:
Для решения проблемы с хранением документов был настроен специальный умный сценарий Битрикс24.
Этот бизнес-процесс автоматически подгружает и прикрепляет всю сканированную документацию и оригиналы прямо в карточку главного Реестра договоров.
Теперь вся необходимая информация (сканы, акты, доп.соглашения) хранится в одном, легкодоступном месте, что существенно ускорило поиск и подготовку отчётности.
4. Автоматизация контроля и уведомлений
Для исключения человеческого фактора были настроены:
Результат:
Проведенная автоматизация документооборота в Битрикс24 принесла ООО Южные Технологии Строительства ощутимые и измеримые результаты:
Компания: ООО Южные Технологии Строительства
О компании: молодая и динамично развивающаяся компания из Краснодара, специализирующаяся на рынке инженерных систем
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 50
Город: Краснодар
Задачи клиента:
В процессе быстрого роста компании появилась необходимость в структурировании и централизации всей договорной работы.
Ранее договоры, связанные с ними документы и финансовый контроль оплат велись разрозненно, что замедляло работу отделов и повышало риск ошибок или пропуска важных сроков.
Перед WebMens стояли следующие ключевые задачи по автоматизации ключевых бизнес-процессов:
- Создать единый Реестр договоров с прозрачными и контролируемыми статусами.
- Наладить чёткое взаимодействие между сметно-договорным отделом и бухгалтерией.
- Автоматизировать бизнес-процессы для работы с финансовыми обязательствами (оплаты, гарантийное удержание).
- Обеспечить мгновенный доступ к полной документации по каждому договору.
Решение задачи:
Специалисты WebMens разработали комплексное решение, построенное на гибком функционале Смарт-процессов Битрикс24. Это позволило создать не просто список, а полноценную логическую систему для управления всем жизненным циклом договора.
1. Создание центрального Реестра договоров
Был создан главный Смарт-процесс Реестр договоров со статусной моделью, отражающей этапы работы компании:
- Подготовка
- В работе
- Контроль оплат
- Договор закрыт
2. Разработка вложенных и связанных процессов
Для детализации и разделения ответственности между отделами была настроена связка смарт-процессов с главным Реестром:
- Выполнения: смарт-процесс, разработанный для автоматизации сметно-договорного отдела, который отвечает за стадии исполнения работ по договору.
- Оплаты: процесс, предназначенный для оптимизации работы бухгалтерии Битрикс24. Он позволил точно фиксировать все платежи, отслеживать просрочки и контролировать график поступлений, включая контроль оплат и сроков гарантийного удержания.
- Доп. соглашения: отдельный бизнес-процесс для работы с дополнительными соглашениями. Поскольку их может быть несколько к одному договору, такая структура гарантирует, что ни одно изменение условий не будет потеряно.
Для решения проблемы с хранением документов был настроен специальный умный сценарий Битрикс24.
Этот бизнес-процесс автоматически подгружает и прикрепляет всю сканированную документацию и оригиналы прямо в карточку главного Реестра договоров.
Теперь вся необходимая информация (сканы, акты, доп.соглашения) хранится в одном, легкодоступном месте, что существенно ускорило поиск и подготовку отчётности.
4. Автоматизация контроля и уведомлений
Для исключения человеческого фактора были настроены:
- Автоматические уведомления и задачи ответственным сотрудникам о необходимости контроля дат договоров.
- Напоминания о сроках гарантийного удержания, что критично для финансовой безопасности компании, работающей в сфере Битрикс24 для инженерных систем.
Результат:
Проведенная автоматизация документооборота в Битрикс24 принесла ООО Южные Технологии Строительства ощутимые и измеримые результаты:
- Полная прозрачность: руководство и менеджеры получили мгновенный доступ к статусу любого договора, от инициации до закрытия.
- Устранение ошибок: за счет связки смарт-процессов и автоматических уведомлений исключены задержки и пропуски критически важных дат (контроль оплат, сроки гарантии).
- Ускорение работы: значительно сократилось время на поиск документов. Благодаря умному сценарию, сотрудники больше не тратят время на ручное прикрепление и систематизацию документации.
- Оптимизация работы бухгалтерии стала очевидной - благодаря выделенному процессу оплаты финансовый учёт стал чётким и структурированным.
Название проекта
Внедрение Битрикс24 для стройкомпании: автоматизация договоров и оплат
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Строительство, ремонт и благоустройство
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2025
Узнать стоимость внедрения