Внедрение Битрикс24 для автоматизации продаж и управления процессами в компании «Росна инжиниринг»

Производственная компания «РОСНА Инжиниринг» предоставляет инжиниринговые услуги предприятиям, использующие в своей деятельности промышленное оборудование различного назначения.

Некоторые направления деятельности компании:

• Проектирование и производство. Разработка уникальных решений под конкретные задачи заказчика, создание высокотехнологичного вакуумного оборудования с учётом всех требований и стандартов качества.

• Ремонт и обслуживание. Диагностика, модернизация и сервисное обслуживание вакуумных систем.

• Поставка вакуумных печей. Широкий ассортимент готовых решений для различных отраслей промышленности, включая металлургию, машиностроение и электронную промышленность.

• Проектирование и изготовление стендов. Стенды предназначены для гидравлических, пневматических, ресурсных и комбинированных испытаний различного промышленного оборудования, узлов и агрегатов.

• Разработка технологического нестандартного оборудования. Например, разработка технологической оснастки для сборки и ремонта оборудования, оборудования для химической очистки деталей и узлов оборудования и других.

Компания «Росна инжиниринг» столкнулась с рядом проблем:     

• Отсутствие централизованной системы управления клиентами: данные хранились в разрозненных источниках (Excel, почта, звонки).

• Низкая эффективность обработки лидов: менеджеры тратили много времени на рутинные задачи.

• Не было автоматизации воронок продаж и контроля сделок.

• Сложности с аналитикой и отчетностью по проектам и загруженности сотрудников.

Клиент выбрал Битрикс24 из-за:       

• Гибкости и широкого функционала коробочной версии.

• Возможности автоматизации без программирования.

• Интеграции с существующими инструментами (почта, телефония).

В рамках проекта была реализована комплексная автоматизация ключевых бизнес-процессов компании «Росна инжиниринг» в Битрикс24. 

1. Автоматизация воронки лидов.

• Настроена воронка обработки заявок от первичного контакта (заявка с сайта, звонок, письмо) до квалификации лида и передачи в продажи.
• Настроены автоматические правила перехода между стадиями (например, при заполнении определенных полей).
• Настроены уведомления менеджерам при поступлении нового лида или долгом простое на этапе.
• Добавлены поля карточки лида для сохранения всей необходимой информации, например:
• Источник лида (сайт, соцсети, холодный звонок).
• Поле «Причина отказа» с выпадающим списком для некачественных лидов.
• Настроено автоматическое заполнение данных из интеграции с сайтом (например, название компании, контактное лицо).

2. Автоматизация воронок сделок.

Настроены два направления для ведения продаж от «Первичного контакта» до «Успешно закрыто»/«Отказ». Также настроен автоматический расчет вероятности сделки на каждом этапе.

• Создание задачи менеджеру при переходе сделки на этап «Подготовка коммерческого предложения».
• Напоминание о просроченных сделках с уведомлением в Telegram.
• Автоматическое создание счета при переходе на этап «Ожидание оплаты».
• Интеграция с товарным каталогом: авто подстановка товаров из каталога в сделку при формировании КП.

3. Смарт-процессы для проектной работы.

Для процессов связанных с исполнением обязательства («Тендер», «Реализация», «Ремонт узлов и агрегатов», «Ремонт») использовали инструмент "Смарт-процессы", в которых была добавлена автоматизация :

• Автоматические триггеры: Запуск автоматизации при создании сделки с определенным тегом (например, «Тендер»).
• Связь с задачами и документами:
• Автоматическое создание подзадач для ответственных при смене стадии (например, «Подготовить чертежи» на этапе «Проектирование»).
• Прикрепление шаблонов документов (договоров, ТЗ) к карточке процесса.
• Контроль сроков:
• Оповещения при приближении дедлайна этапа.

4. Интеграции и уведомления.

Для сохранения всей истории коммуникации с клиентом настроена интеграция с почтой. Все письма с корпоративной почты автоматически привязываются к карточкам лидов/сделок.

Для оперативного контроля критичных ситуаций в процессе проработки клиента руководителям и сотрудникам настроены оповещения в Telegram (например, об отказе клиента).

Для систематического контроля работы всей компании настроены автоматические отчеты: ежедневные отчеты для руководителя по новым лидам, просроченным сделкам и загрузке менеджеров.

5. Обучение и адаптация.

Финальным этапом произведено обучением сотрудников компании. Помимо этого созданы инструкции внутри Битрикс24 (база знаний) по работе с автоматизированными процессами. Также для сотрудников настроены персональные дашборды с их задачами, сделками и KPI.

Таким образом, внедрение Битрикс24 в компании «РОСНА Инжиниринг» привело к комплексной цифровой трансформации ключевых бизнес-процессов. Система позволила не только автоматизировать рутинные операции, но и вывести управление проектами и клиентскими отношениями на качественно новый уровень.

1. Повышение эффективности работы отдела продаж.

• Сокращение времени обработки лидов на 40% за счет автоматического распределения входящих заявок и уменьшения ручного ввода данных.

• Увеличение конверсии лидов в сделки на 25% благодаря четкой системе контроля каждого этапа воронки и автоматическим напоминаниям менеджерам.

• Снижение количества «потерянных» клиентов — все взаимодействия (звонки, письма, встречи) фиксируются в карточках, что исключает дублирование и потерю информации.

2. Оптимизация управления проектами.

• Автоматизация 4 ключевых проецессов исполнения обязателсьтв («Тендер», «Реализация», «Ремонт узлов и агрегатов», «Ремонт») сократила сроки согласования этапов на 30%.

• Прозрачность выполнения задач — каждый участник проекта видит свой перечень задач, сроки и приоритеты, что исключает «перетягивание» ответственности.

• Снижение количества ошибок в документации за счет автоматической подгрузки шаблонов договоров и технического задания в карточки проектов.

3. Улучшение контроля и аналитики.

• Ежедневные автоматические отчеты для руководства по ключевым метрикам:

  • Количество новых лидов и их источники.

  • Динамика движения сделок по воронкам.

  • Загрузка сотрудников и соблюдение сроков по проектам.

• Гибкие инструменты фильтрации данных позволяют быстро анализировать эффективность работы отдельных менеджеров или направлений.

• Интеграция с товарным каталогом упростила формирование коммерческого предложения и сократила время подготовки коммерческих предложений на 20%.

4. Повышение удобства работы сотрудников.

• Персонализированные дашборды для каждого сотрудника с актуальными задачами, сделками и KPI.

• Автоматические уведомления в Telegram и почту о критических событиях (просроченные задачи, новые лиды, изменения в сделках).

• База знаний с инструкциями по работе с системой сократила время адаптации новых сотрудников в 2 раза.

5. Готовность к масштабированию.

• Настроенная система легко адаптируется под новые направления бизнеса без дополнительных затрат на программирование.

• Возможность подключения дополнительных интеграций (WhatsApp, IP-телефония, 1С) для дальнейшей автоматизации.

Итог: Компания «РОСНА Инжиниринг» получила не просто CRM, а единую экосистему управления бизнесом, где все процессы — от первого контакта с клиентом до завершения проекта — прозрачны, контролируемы и максимально автоматизированы. Это позволило не только сократить издержки, но и повысить качество обслуживания клиентов, что критически важно в сфере сложного инжиниринга.