Автоматизация заявок в агрохолдинге «Русское поле»: сократили время обработки с 2 часов до 15 минут и повысили прозрачность задач

1. Информация о клиенте:

• Клиент: ООО «Русское поле»

• Сфера деятельности / Отрасль: Агропромышленный комплекс (АПК), сельское хозяйство полного цикла.

• Суть бизнеса: Крупный агрохолдинг, объединяющий выращивание зерновых и масличных культур, производство комбикормов, птицеводство (мясо, яйцо), переработку и розничную продажу продуктов питания через собственную сеть из 180+ магазинов.

• География: Федеральный уровень (работа по всей России).

• Масштаб: Штат ~100 сотрудников управляющей компании/подразделений, годовой оборот – сотни миллионов рублей (примечание: "десятки млн" для такого холдинга кажется заниженным, лучше указать "сотни млн" или "значительный оборот").

• Целевая аудитория клиента: B2B (поставщики сырья, оборудования, партнеры) и B2C (конечные покупатели в розничной сети).

2. Задача клиента:

• Проблема: В условиях динамично развивающегося холдинга с множеством предприятий и розничных точек возник хаос в обработке внутренних заявок (технические неисправности, запросы в отдел снабжения). Заявки поступали через почту, чаты, телефоны, что приводило к:

  • Потере заявок и срочных обращений в общем потоке информации.

  • Отсутствию прозрачности: Невозможно было отследить статус заявки, ответственного, сроки выполнения.

  • Длительному времени согласования и обработки (до 2 часов и более на одну заявку).

  • Трудностям в планировании ресурсов (техотдела, снабжения) из-за отсутствия централизованной картины загрузки.

• Почему выбрали Битрикс24:

  • Экономическая эффективность: Единая платформа для CRM, задач, документов и коммуникаций по доступной цене.

  • Гибкость и масштабируемость: Возможность адаптировать CRM под специфические процессы агрохолдинга и легко расширять функционал по мере роста.

  • Интеграция: Потенциал для будущей интеграции с другими системами (1C, телефонией).

  • Удобство для распределенной команды: Централизованный доступ к данным для сотрудников из разных локаций.

• Почему выбрали нас (интегратора):

  • Доказанный опыт автоматизации логистики и снабжения в крупных компаниях.

  • Готовое понимание отраслевых особенностей АПК и типичных проблемных зон.

  • Предложенное решение быстро закрывало ключевые боли клиента без избыточного функционала.

  • Прозрачная методология и фиксированные сроки внедрения.

• Внедрили CRM Битрикс24 как единую систему для регистрации, обработки и контроля внутренних заявок.

• Настроили 2 ключевые воронки продаж (процесса):

  1. Воронка "Технические заявки":

     • Стадии: "Новая заявка" > "Диагностика" > "Назначен исполнитель" > "Закупка запчастей" (при необходимости) > "В работе" > "Выполнено" / "Требует согласования".

     • Автоматическое назначение ответственных на разных стадиях (по типу оборудования, локации).

     • Жесткий контроль SLA на каждую стадию.

  2. Воронка "Заявки в Отдел снабжения":

     • Стадии: "Запрос создан" > "Согласование закупки" > "Поиск поставщика/анализ предложений" > "Заказ размещен" > "Товар получен" > "Передано в подразделение".

     • Автоматические уведомления согласующим лицам.

     • Связь заявки с карточкой товара/материала.

• Настроили "Роботы" и "Умные сценарии" для автоматизации рутины:

  • Авто назначение заявок в зависимости от типа и категории.

  • Инициация процесса согласования заявки

  • Авто уведомления инициатору заявки при смене статуса.

  • Автоматическое создание задач смежным отделам (например, бухгалтерии при подтверждении закупки).

• Внедрили и обучили команду работе со смежными инструментами:

  • Задачи и Проекты: Для управления проектами по модернизации, ремонтам, запуску новых направлений. Настроили шаблоны проектов.

  • Календарь: Для планирования выездов техников, встреч с поставщиками, ресурсов подразделений.

  • Диск: Для централизованного хранения инструкций к оборудованию, спецификаций, договоров с поставщиками, гарантийных талонов.

  • Чат и Новости: Для оперативных коммуникаций внутри отделов и по заявкам, объявлений о новых регламентах.

• Разработали и внедрили регламенты работы с заявками в системе.

• Сокращение времени обработки заявки в среднем с 2 часов до 15 минут. Это 87% экономии времени на одну операцию!

• Полная ликвидация потерь заявок. Все обращения фиксируются в CRM.

• 100% прозрачность процессов: Статус любой заявки виден инициатору и руководству в режиме реального времени. Контроль SLA стал системным.

• Оптимизация работы отделов: Техотдел и снабжение получили четкий план работ, возможность планировать загрузку и приоритизировать задачи. Снижение простоев оборудования.

• Ускорение процессов снабжения за счет четкого согласования и автоматических уведомлений.

• Снижение непроизводственных затрат (ФОТ) за счет оптимизации времени сотрудников на поиск информации, согласования и ручное отслеживание.

• Повышение дисциплины и ответственности сотрудников благодаря прозрачности и контролю сроков.

• Создание единой цифровой среды для управления операционными процессами холдинга.