ООО «Стерх»: автоматизировали процессы кейтеринга и сократили время обработки заявок на 40%
.png){kind=logo}
ООО “Стерх” - высококлассный кейтеринг и организация гастрономических мероприятий с 1992 года.
Компания создает уникальные гастрономические впечатления для корпоративных и частных событий: от камерных банкетов на 20 персон до масштабных фуршетов на 1000+ гостей.
Ключевые услуги:
-
Банкетное обслуживание премиум-класса
-
Тематические фуршеты и кофе-брейки
-
Авторские торты и десерты ручной работы
-
Полный цикл организации: от разработки меню до декора и обслуживания
Масштаб:
-
Годовой оборот: 120 млн рублей
-
Команда: более 50 сотрудников (включая шеф-поваров, менеджеров, декораторов)
-
География: вся Россия (выездные мероприятия в любую точку страны)
Основной целью проекта является создание комплексной цифровой платформы для автоматизации и оптимизации ключевых бизнес-процессов компании. Внедрение системы направлено на решение следующих задач:
-
Автоматизация рабочих процессов:
-
Настройка приема и обработки заявок из различных источников
-
Автоматическое распределение заявок между ответственными сотрудниками
-
Реализация системы отслеживания статусов выполнения заявок
-
Автоматизация документооборота (коммерческие предложения, договоры, счета, акты)
-
Внедрение системы расчета эффективности и окупаемости мероприятий
-
Оптимизация клиентского сервиса:
-
Создание удобных каналов коммуникации с клиентами
-
Организация сбора и обработки обратной связи
-
Построение единой системы учета заказов и обращений
-
Разработка механизмов быстрого поиска клиентской информации
-
Совершенствование внутренних процессов:
-
Формирование единого информационного пространства для сотрудников
-
Создание централизованной CRM с историей взаимодействий
-
Внедрение системы сегментации клиентской базы
-
Настройка инструментов для персонализированного подхода к клиентам
-
Организационное развитие:
-
Построение четкой организационной структуры в системе
-
Настройка системы разграничения прав и доступов
-
Разработка стандартизированных бизнес-процессов
-
Создание базы знаний и регламентов работы
Проект предусматривает комплексную цифровизацию бизнес-процессов компании с акцентом на повышение эффективности работы с клиентами, оптимизацию внутренних коммуникаций и создание прозрачной системы управления всеми бизнес-процессами. Особое внимание уделяется автоматизации рутинных операций и внедрению аналитических инструментов для оценки эффективности.
Что мы сделали:
Интегрировали каналы. Поступления заявок с разных источников (телефония, социальные сети, почта, сайт) в CRM.
Автоматизировали прием и обработку заявок. Автоматическое распределение заявок между ответственными сотрудниками, уведомление ответственного о новой заявке, отслеживание статусов выполнения заявок.
Улучшили коммуникации с клиентами. Организация удобного канала связи для клиентов и сбор обратной связи.
Оптимизировали внутреннее взаимодействие. Создание единого информационного пространства для сотрудников для удобного обмена информацией в группах и чатах.
Организовали единый учет заказов и обращений: Создание единой системы всех заказов и обращений клиентов для возможности быстрого поиска информации и анализа эффективности работы.
Упорядочили базу клиентов. Создание централизованной базы данных клиентов с возможностью хранения контактной информации, истории заказов, примечаний и сегментации клиентов для более персонализированного подхода.
Внедрили процесс Расчета эффективности мероприятия. Автоматизация расчета основных показателей окупаемости мероприятия и актуализация данных в режиме реального времени с момента подготовки коммерческого предложения до завершения сделки.
Настроили товарный каталог для быстрого подбора меню из готовых позиций (банкет, фуршет, кофе-брейк).
Сократили время на подготовку документов (коммерческого предложения, договора, счета, акта). Шаблоны коммерческих предложений и договоров с авто подстановкой реквизитов.
- Сокращение времени обработки заявок на 40% за счет автоматических задач и интеграции каналов.
- Система самостоятельно распределяет входящие заявки, назначает ответственных и ставит напоминания, что позволяет сократить время на ручную обработку.
- Рост конверсии в сделки на 25% благодаря контролю воронки и напоминаниям для менеджеров.
- Воронка продаж теперь отслеживается в режиме реального времени, а автоматические уведомления помогают не упустить важные этапы.
- Исключены ошибки в документах – шаблоны КП и договоров с автозаполнением.
- Все документы генерируются на основе актуальных данных из CRM, что минимизирует риск человеческой ошибки.
- Прозрачность работы отдела продаж – отчеты по эффективности каналов и сотрудников.
- Руководители получают детализированные аналитические отчеты, которые помогают принимать обоснованные управленческие решения и повышать общую эффективность команды.
Отзыв о работе:
«Теперь мы не просто готовим еду – мы управляем гастрономическим опытом клиентов от первой заявки до пост-обслуживания. Система позволила нам автоматизировать рутинные процессы, сосредоточиться на качестве обслуживания и улучшить взаимодействие с клиентами. Мы получили полный контроль над воронкой продаж, а также возможность оперативно корректировать стратегию в зависимости от эффективности каналов. Работа стала предсказуемой, а результаты – измеримыми. Это действительно трансформировало наш бизнес» – руководитель направления кейтеринг.
.png)