Внедрение сократило время обработки запросов и упростило взаимодействие сотрудников в 2 раза

Компания: АНО ГЕЛЕНДЖИК-2035

Автономная некоммерческая организация, учрежденная в 2018 году Администрацией муниципального образования "город-курорт Геленджик" для комплексного развития города. Развивают туристический потенциал Геленджика и открывают инвесторам новые возможности для развития инфраструктуры города.

В условиях конкуренции предлагают всестороннюю поддержку и сопровождение инвестиционных проектов: проведение исследований, содействуют коммуникации, создают общедоступные сервисы и сообщества, организуем дискуссионные встречи.

На сегодняшний день Корпорацией реализуется яркий проект "Геленджик Арена", а также планируются к реализации еще два масштабных проекта - "Городской планетарий" и "Тематический парк развлечений".

Задачи клиента:

Создание оргструктуры с карточками контактов (50 рабочих мест): Необходимо создать и настроить структуру компании в Битрикс24, чтобы сотрудники могли эффективно работать с контактами, а также вести учет информации о клиентах и партнерах.

Перенос данных из amoCRM в Битрикс24 (до 300 контактов): Требовался перенос данных из старой системы CRM (amoCRM) в новую, с сохранением всей информации о контактах и возможности дальнейшей работы с данными в Битрикс24.

Подключение корпоративных почтовых ящиков: Важно было подключить корпоративные почтовые ящики сотрудников компании к Битрикс24, чтобы все коммуникации происходили в одной платформе и не терялись при переходе между различными системами.

Создание и настройка переговорных (4 шт.): Потребность в эффективной организации рабочих встреч и переговоров с клиентами и партнерами требовала настройки и создания 4 переговорных в системе для использования их как виртуальных комнат для видеоконференций и совместной работы.

Перенос базы телефонов и e-mail в Битрикс24: Для обеспечения круглосуточного взаимодействия и повышения качества коммуникации нужно было перенести базу телефонов и e-mail адресов в систему Битрикс24.

Обучение сотрудников: Планировалось провести обучение для сотрудников компании по работе с новой системой Битрикс24, чтобы они могли сразу эффективно пользоваться всеми функциями, включая создание задач, работу с контактами, почтой и переговорными

Для выполнения всех поставленных задач были использованы следующие решения:

Создание оргструктуры с карточками контактов: В Битрикс24 была создана полноценная оргструктура компании, учитывая количество рабочих мест (50), с разделением на отделы и роли. Каждому сотруднику была назначена карточка контакта с полной информацией (имя, должность, контактные данные, задачи и проекты). Это обеспечило удобный доступ к данным сотрудников и повысило координацию между отделами.

Перенос данных из amoCRM в Битрикс24: Для переноса данных из amoCRM в Битрикс24 был использован CSV-файл, который позволил переместить до 300 контактов в систему Битрикс24 без потери информации. Каждая карточка контакта была сохранена с полями, необходимыми для дальнейшей работы.

Подключение корпоративных почтовых ящиков: Корпоративные почтовые ящики были интегрированы с Битрикс24, что позволило автоматически отслеживать входящую и исходящую корреспонденцию. Теперь все письма компании хранятся в одном месте, и сотрудники могут работать с ними непосредственно из интерфейса Битрикс24.

Создание и настройка переговорных (4 шт.): Для улучшения коммуникации и удаленной работы были настроены 4 виртуальные переговорные. Они используются для проведения видеоконференций, совещаний с клиентами и партнерами, а также для совместной работы с документами в реальном времени.

Перенос базы телефонов и e-mail в Битрикс24: Все контактные данные (телефоны и e-mail) были перенесены в Битрикс24. Это позволило централизованно управлять всей коммуникацией с клиентами, а также оперативно связываться с нужными людьми с помощью встроенных инструментов связи.

Обучение сотрудников: В рамках проекта было проведено 2 часа обучения для сотрудников компании, в ходе которых они узнали, как работать с контактами, управлять задачами и проектами, а также пользоваться функциями почты, звонков и видеоконференций в Битрикс24. Обучение помогло быстро адаптировать сотрудников к новой системе и начать эффективно использовать все возможности платформы.

Результаты:

Оптимизация работы с контактами: Благодаря созданной оргструктуре и карточкам контактов в Битрикс24 сотрудники компании получили удобный доступ ко всей информации о клиентах и партнерах, что позволило улучшить организацию взаимодействия и повысить эффективность работы с контактами.

Переход без потерь данных: Перенос контактов из amoCRM в Битрикс24 был выполнен без потери данных, что обеспечило плавный переход и продолжение работы без сбоев в учете и обработке информации.

Централизация коммуникаций: Интеграция почты и телефонов в Битрикс24 помогла централизовать все каналы связи, что улучшило коммуникацию внутри компании и с клиентами, а также сделало процесс общения более прозрачным.

Упрощение переговоров: Настройка переговорных комнат улучшила качество общения и сделала удаленные встречи более удобными и эффективными. Это особенно важно для компании, которая работает с партнерами и клиентами на удалении.

Повышение квалификации сотрудников: Быстрое обучение сотрудников на 2 часа позволило им быстро освоить основные функции Битрикс24, что положительно сказалось на их продуктивности.

Проект по внедрению Битрикс24 для компании АНО ГЕЛЕНДЖИК-2035 успешно завершен. Были решены все поставленные задачи, обеспечившие эффективную организацию работы компании, интеграцию всех контактных данных и улучшение коммуникации между сотрудниками и с клиентами. Внедрение Битрикс24 позволило существенно повысить продуктивность и упростить взаимодействие внутри компании, а также улучшить клиентский сервис.

Отзыв:

Благодарим команду ORGbit за профессиональную настройку Битрикс24.
Входе проекта были успешно выполнены все ключевые задачи: создана оргструктура с карточками сотрудников, перенесены контакты, интегрированы корпоративные почтовые ящики, настроены переговорные комнаты, а также централизована база телефонов и e-mail.
Отдельно отмечаем качественное обучение сотрудников, которое позволило быстро освоить систему и начать эффективно с ней работать.

Внедрение Битрикс24 значительно упростило внутренние процессы, улучшило коммуникацию, повысило продуктивность команды. 
Рекомендуем специалистов как надежных партнеров в автоматизации бизнес-процессов.