Кейс Метсол: Внедрение Битрикс24 позволило сократить время обработки заявок в 1,5 раза
Торгово-производственная компания ООО «Метсол» работает на рынке с 2017 года. Расположение: Екатеринбург, Россия.
Направления деятельности:
- поставка высокотехнологичного оборудования для металлообработки:
- системы термической резки металла
- оборудование и комплексы для формовки и гибки металла
- системы шлифовки и полировки металла
- поставка высококлассных систем для автоматизации и механизации сварки:
- прямолинейных швов,
- кольцевых швов,
- установки для наплавки - комплексная поставка промышленных роботов (проектирование роботизированных комплексов, изготовление оснастки, монтаж и пусконаладка)
- технический аудит, разработка рекомендаций и их реализация по совершенствованию и модернизации производства
- гарантийное и послегарантийное обслуживание поставляемого оборудования
До обращения в digital-агентство IPG в ООО «Метсол» не использовалась какая-либо CRM-система. Но в компании остро стояла проблема несвоевременная передача информации и документов между подразделениями, выполнению плана продаж и контролю за соблюдениями сроков производства и отгрузок продукции. Летом 2024 года руководством компании было принято решение по внедрению какой-либо автоматизированной системы или программного обеспечения, которое позволило бы решить данные проблемы. Выбор пал на корпоративный портал Битрикс24 по следующим причинам:
- Развитый стандартный функционал системы
- Адекватная стоимость
- Обновление продукта
- Большой выбор подрядчиков
было решено дальнейшие работы проводить со специалистами digital-агентство IPG. Была
сделана ставка на предыдущий опыт внедрения подобных проектов.
Был заключен договор, после чего начались работы по внедрению корпоративного портала. В рамках проекта по внедрению Битрикс24 был проведен полный цикл действий, который включал: аудит текущих процессов, создание плана внедрения, настройку и автоматизацию бизнес-процессов в отделе продаж, а также внедрение новых основных инструментов корпоративного портала. Была также разработана и определена смета на последующие работы по внедрению.
В рамках проекта были созданы ментальные карты всех внутренних процессов и взаимодействия между отделами, включая офис, отдел продаж, техническо-конструкторское бюро и производство. Кроме того, были подобраны и предложены инструменты корпоративного портала, которые лучше всего соответствовали требованиям проекта.
Специально для отдела продаж было настроено несколько воронок. Одна основная воронка "B2B-Продажи (сложный проекты, производство)" включала в себя обработку заявок по сложным проектам, в составе которых было производство оборудования под заказ.
На всех стадиях воронок с помощью функционала роботов была настроена автоматизация для напоминания ответственным и участникам процессов, постановки задач на менеджеров, автоматической отправки писем клиентам.
Более сложные автоматизации были реализованы с помощью бизнес-процессов.
По желанию заказчика был сделан большой упор на автоматическую постановку задач по многим направлениям, в том числе и в коммерческом отделе (отдел продаж). Ранее сотрудники часто забывали ставить задачи, а соответственно и забывали выполнять какие-либо действия. С разработкой и использованием бизнес-процессов с параметрами для запуска задач с выбором нужных участников и установкой корректных реквизитов резко уменьшилось количество «забытых» дел.
Также сотрудники коммерческого отдела, да и не только этого отдела, активно используют процесс согласования договоров, реализованный на смарт-процессах. Реализация отличается от реализации на бизнес-процессах более понятной интерактивностью и лучшей наглядностью в понимании на какой стадии находится процесс согласования. Привязка задач к смарт-процессу позволила усилить личный контроль каждого сотрудника за выполнением своего этапа согласования.
Для улучшения коммуникации с клиентами была осуществлена интеграция Битрикс24 с телефонией заказчика, использующей ВАТС ИНСИС. Были настроены правила для распределения звонков и автоматического создания лидов по входящим и исходящим звонкам.
При внедрении коробочной версии Битрикс24 было предложено использовать универсальные списки и смарт-процессы, что позволило более структурировано организовать данные по разделам и тематикам, а также значительно сократить размеры карточек Контактов и Компании.
В дополнение к стандартному функционалу универсальных списков было разработано несколько автоматизаций на основе бизнес-процессов. Одним из них была автоматизация согласования и оплаты счетов, что позволило пользователям эффективно работать с документами (счетами), включая их согласование и утверждение.
Еще на стадии аудита было принято решение о внедрении Битрикс24 с интеграцией с учетной программой 1С:Предприятие, которую уже использовал заказчик. Благодаря этой интеграции сотрудники компании могут работать в Битрикс24 с тем же набором справочников (Номенклатура, Контрагенты и т.д.), которые уже существовали в программе 1С. Также по сделкам происходит двухсторонний обмен с 1С всей ключевой информации по базовой интеграции.
По желанию заказчика был сделан большой упор на автоматическую постановку задач по многим направлениям, в том числе и в коммерческом отделе (отдел продаж). Ранее сотрудники часто забывали ставить задачи, а соответственно и забывали выполнять какие-либо действия. С разработкой и использованием бизнес-процессов с параметрами для запуска задач с выбором нужных участников и установкой корректных реквизитов резко уменьшилось количество «забытых» дел.
Также сотрудники коммерческого отдела, да и не только этого отдела, активно используют процесс согласования договоров, реализованный на смарт-процессах. Реализация отличается от реализации на бизнес-процессах более понятной интерактивностью и лучшей наглядностью в понимании на какой стадии находится процесс согласования. Привязка задач к смарт-процессу позволила усилить личный контроль каждого сотрудника за выполнением своего этапа согласования.
Благодаря внедрению коробочного Битрикс24 удалось решить основную проблему заказчика – это задержки в обработке и потери информации. Использование функционала задач и проектов позволило структурировать работы в рамках конкретного заказа, исключило возможность забыть что-то сделать или выполнить задание. В итоге недовольство клиентов из-за частых задержек с ответами было сведено к минимуму.
Также внедрение позволило собрать все информацию по существующим клиентам и их контактам в одном месте, доступном для всех сотрудников и участников бизнес-процессов.
Использование бизнес-процессов по работе с задачами, документами позволили структурировать большую часть работ пользователей и сократить время на обработку документов и принятие решения. Что в свою очередь позволило выделить больше времени на работу с клиентом и ведение его по воронке.
В целом объединение всех коммуникаций в единой системе, как корпоративный портал, позволило улучшить и структурировать процесс взаимодействия менеджеров по продажам и сотрудников техническо-конструкторского бюро, и в итоге, сократить время обработки заявок от клиентов в 1,5 раза.
ООО «Метсол» высоко оценила сотрудничество с digital-агентством IPG, клиент доволен произведённой работой, что подтверждено намерением проведения дальнейших работ по автоматизации и оптимизации работы других отделов компании совместно со специалистами IPG.
