Байкальский центр образования повышает эффективность и масштабирует бизнес с помощью автоматизации на базе Битрикс24.

Байкальский центр образования (БЦО) – динамично развивающаяся организация, предоставляющая образовательные услуги, включая курсы повышения квалификации, профессиональные тренинги, семинары и выездные обучающие программы. БЦО ориентирован на широкий спектр аудиторий, от частных лиц до корпоративных клиентов, предлагая гибкие и современные образовательные продукты, адаптированные к потребностям современного рынка труда.
Организация стремится к постоянному совершенствованию качества образовательных услуг и обеспечению высокого уровня клиентского сервиса.


Байкальский центр образования столкнулся с вызовами, связанными с ростом объёма работы и необходимостью более эффективного управления внутренними процессами. Существовавшая система учета заявок, организации обучения и взаимодействия с клиентами была неоптимальной. Недостаток автоматизации приводил к задержкам в обработке обращений, сложностям в координации работы персонала, и снижению общей эффективности. Основными проблемами были:

Задержки в обработке заявок от клиентов из-за ручного ввода данных и разрозненных каналов коммуникации.
Проблемы с организацией и проведением выездных обучающих программ, включая планирование, уведомления и документооборот.
Трудности в контроле за работой менеджеров и отслеживании статусов сделок.
Недостаток аналитических данных для принятия обоснованных управленческих решений.
Большой объем ручной работы, отнимающий время у сотрудников и повышающий риск ошибок.
Компания нуждалась в комплексном решении, которое позволило бы автоматизировать рутинные задачи, централизовать информацию о клиентах, повысить прозрачность рабочих процессов и улучшить взаимодействие как внутри компании, так и с внешними клиентами.


Что сделали:

1. Интеграция Битрикс24.
2. Интеграция Битрикс24 с Яндекс.Метрикой для сквозной аналитики и отслеживания источников трафика.
3. Интеграция с телефонией Mango Telecom для отслеживания звонков и оптимизации работы менеджеров.
4. Интеграция с мессенджерами WhatsApp и Telegram для автоматического приема и обработки заявок, а также для удобной коммуникации с клиентами.
5. Интеграция с почтовыми сервисами Gmail и Outlook для централизованной обработки электронной корреспонденции.
6. Интеграция с календарями OpenAI Calendar и Outlook Calendar для синхронизации расписаний и планирования мероприятий.
7. Настройка бизнес-процессов:
8. Автоматизация процесса обработки лидов, включая отслеживание статуса заявки, автоматическое распределение лидов между менеджерами и автоматические уведомления для клиентов и сотрудников.
9. Автоматизация управления сделками, включая отслеживание этапов, автоматическое создание договоров и счетов, а также формирование отчетов для анализа продаж.
10. Автоматическая выгрузка документов в облачное хранилище Яндекс.Диск для каждой сделки.
11. Автоматическое формирование счетов и договоров на основе данных, введенных в Битрикс24, что значительно экономит время менеджеров.
12. Автоматизация организации выездных обучающих программ, включая создание задач для ответственных сотрудников, рассылку уведомлений и автоматическое сохранение документов в облачном хранилище.
13. Автоматизация процессов с помощью:
14. Роботы и триггеры: Использованы для автоматического выполнения рутинных задач, таких как автоматическая отправка уведомлений менеджерам о новых заявках, обновление статусов сделок и отправка приветственных сообщений новым клиентам.
15. Умные сценарии: Настроены для автоматизации сложных бизнес-процессов, учитывающих различные условия и параметры. Например, умный сценарий, переводящий сделку на следующий этап после получения оплаты.
16. Смарт-процессы: Внедрены для автоматизации маркетинговых и операционных процессов, включая воронки продаж для разных типов продуктов, автоматические рассылки email-сообщений клиентам на каждом этапе воронки и автоматизацию управления выездными обучениями.
17. Бизнес-процессы: Настроены для автоматизации ключевых этапов работы с лидами и сделками, включая автоматическое создание и отправку типовых договоров и актов клиентам.
18. Веб-хуки: Использовались для интеграции Битрикс24 с сервисом SMS-рассылок для отправки уведомлений клиентам о записи на курсы и изменениях в расписании.
19. База знаний:
20. Разработана база знаний для сотрудников, содержащая ответы на часто задаваемые вопросы, инструкции по работе с Битрикс24 и регламенты компании.
21. Другие настройки:
22. Настроены шаблоны отчетов для анализа ключевых показателей эффективности, таких как конверсия лидов в сделки, средний чек и показатели работы менеджеров.
23. Настроен автоматический процесс создания папок в облачном хранилище Яндекс.Диск для каждой новой заявки или сделки для систематизации документооборота.
24. Комментарии к сценариям:
25. Робот “Автоматическая отправка email-уведомлений о создании новой заявки” отправляет уведомление менеджеру о новой заявке, как только она создана в CRM. Триггер запускается при создании новой записи в разделе ‘Лиды’.

В результате внедрения Битрикс24 Байкальский центр образования добился значительного повышения эффективности и прозрачности бизнес-процессов. Внедрение автоматизированной системы управления позволило:

Сократить время обработки заявок на 30%: Благодаря автоматизации ручных операций и интеграции с различными каналами коммуникации.
Увеличить скорость ответа клиентам на 25%: За счет автоматических уведомлений и оперативной передачи информации между отделами.
Снизить количество ошибок при создании документов на 15%: Благодаря автоматическому формированию договоров и счетов на основе данных из CRM.
Повысить эффективность работы менеджеров на 20%: За счет автоматизации рутинных задач и снижения времени, затрачиваемого на ручной ввод данных.
Улучшить качество обслуживания клиентов: За счет персонализированной коммуникации и своевременной обратной связи.
Увеличить конверсию лидов в сделки на 10%: Благодаря выстроенным воронкам продаж и автоматическим рассылкам.
Оптимизировать планирование и проведение выездных обучений: За счет автоматических уведомлений, постановки задач и сохранения всей необходимой документации в едином месте.