CRM для сети ресторанов: повысили сервис – увеличили продажи на 40%

«Чё Групп» - группа компаний, включающая в себя бары, рестораны, отели, фудмолл и пляж.

Коллаборация философии гостеприимства и высоких стандартов, которая поспособствовала открытию новых проектов совершенно разных форматов, с нотой радушия, позитива и искренней самобытности, которыми они радуют гостей с 2020 года.

История «Чё Групп» началась в 2020 году с открытия бара в Красной Поляне. Амбициозная и яркая команда единомышленников «Чё Групп» достигает успехов и реализовывает проекты по всей территории ЮФО. 

Какие были задачи?

Ключевые проблемы клиента:

Отсутствие централизованной коммуникации:

• Общение через мессенджеры - потеря информации, сложность контроля, риски безопасности.

• Разрозненные каналы связи приводили к недопониманию и задержкам в принятии решений. 

• Необходимость постоянного подтверждения данных через несколько источников

Ручные и медленные процессы:

• Согласование документов занимало до 4 дней.

• Управление и процессы велись в Excel - ошибки, задержки.

• Вручную вносились данные, что увеличивало вероятность ошибок. 

• Отсутствие автоматизации замедляло выполнение рутинных задач.

Сложная структура компании:

• Множество объектов (отели, рестораны и др.) с разной подчиненностью - трудности в управлении.

• Необходимость координации между различными подразделениями. 

• Различия в процессах и методах работы в разных отделах. 

• Сложность в отслеживании выполнения задач и проектов. 

• Необходимость внедрения единых стандартов и процедур.

Что и как реализовано:

1. Корпоративный портал и структура компании. 

Настройка иерархии:

• Создание отдельных подразделений для каждого объекта (отели, рестораны и т.д.) с назначением прав доступа.

• Ролевая модель - ограничение видимости данных (например, доступ к финансовым отчетам только для топ-менеджеров).

Единое пространство для коммуникации:

• Замена мессенджеров на чаты и задачи Битрикс24 - сохранение истории, контроль исполнения.

2. Help Desk для управления заявками.

Типовые шаблоны заявок:

• Создание форм для ремонта, закупок и рекламаций с полями (описание, срочность, фото).

• Автоматическая отправка уведомлений технической службе и инициатору.

Скорость и вариативность:

• Заявки формируются в 3 клика через мобильное приложение или десктоп.

Интеграция с закупочными процессами:

• При одобрении заявки автоматическое создание задачи на закупку - сокращение времени на рутинные операции

3. Система согласования.

Бизнес-процессы с многоэтапным маршрутом:

• Настройка цепочек согласования (7-10 этапов) с условиями (например, сумма договора - выбор ответственных).
• Ежедневная информация собирается в реестр и передается на утверждение.

4. HRM-блок.

Автоматизация подбора персонала:

• Публикация вакансий на портале и агрегаторах - сбор откликов в CRM.

• Система оценки кандидатов через этапы (собеседование, тестовое задание).

КЭДО:

• Подписание кадровых документов (например, трудовой договор, приказы и т.д.) проходит через Битрикс24

База знаний:

• Хранение шаблонов документов, инструкций для новых сотрудников - снижение нагрузки на HR.

Результатом работы стало:

• Объединение разрозненных объектов в единую систему.

Это позволило централизовать управление и улучшить координацию между различными подразделениями. Все объекты были интегрированы в одну платформу, что значительно облегчило процесс управления.

• Полный отказ от мессенджеров в рамках внутренней коммуникации в компании.

Внедрение единой системы связи позволило избежать потери информации и улучшило контроль за выполнением задач. Это также повысило безопасность данных, так как вся коммуникация теперь проходит через защищенные каналы.

• Срок обработки заявок от инициации до принятия решения снизился с 4 дней до 6 часов.

Автоматизация процессов согласования и утверждения документов позволила сократить время на обработку заявок, что положительно сказалось на оперативности принятия решений.

• Гибкость настройки под сложную структуру компании.

Система была адаптирована под специфические потребности каждого подразделения, что позволило учитывать особенности их работы.

• Доступ ко всем функциям через приложение - критично для сферы HoReCa.

Возможность использовать все функции системы через мобильное приложение стала важным преимуществом, особенно для сотрудников, работающих вне офиса.

• Экономия на разработке отдельных решений для HR, документооборота, Help Desk.

Все необходимые функции были объединены в одном продукте, что упростило их использование и обслуживание.

Наш переход от «Excel» до эффективной автоматизации оказался не такой трудный, как мы предполагали. Внедрение Битрикс24 позволило нам перейти от хаотичных процессов к структурированному управлению. Мы повысили эффективность, и заложили основу для масштабирования бизнеса через data-аналитику.

Руководитель IT подразделения