Как систематизировать бизнес-процессы и исключить потерю заказов? Кейс ООО «ВКР»

Клиент: ВКР

Город: Санкт-Петербург

Направление деятельности: производство кузовов для автотранспортных средств, прицепов и полуприцепов, оптовая торговля (B2B)

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 100-150

«ВКР» — это один из крупнейших производителей и поставщиков спецтехники и комплектующих. Компания предлагает услуги по производству лесной и коммунальной техники, эвакуаторов, самосвалов, бортовых грузовых автомобилей с манипуляторами, прицепов и полуприцепов.

Компания «ВКР» является частью большого холдинга по оптовой торговле спецтехникой, различными комплектующими и автозапчастями к ним. Руководство решило не отставать от головной компании и вслед за ней внедрить систему управления бизнесом на базе Битрикс24.

Клиент обратился к нам для систематизации своих процессов. Для руководителя было важно понять, какая работа была выполнена за интересующий период по каждому клиенту. В первую очередь — автоматизировать продажи и наладить взаимодействие с отделом закупок, чтобы исключить потерю заявок.

Что было важно:

• Автоматизировать отдел продаж запчастей

• Наладить взаимодействие между отделами, чтобы исключить потерю заявок

• Настроить единый портал для совместной работы и сохранения всей истории работы с клиентами.

• Автоматизировать постановку задач для контроля сроков их исполнения.

Сомнений в выборе CRM-системы не было, так как Битрикс24 — CRM №1 в России, по словам генерального директора. Более того, функционал системы отвечает всем требованиям компании в полной мере. В планах группы компаний переходить на тариф Битрикс24  Энтерпрайз. 

«У меня большие надежды на опыт вашей компании, — поделился Владимир Консул, руководитель отдела продаж «ВКР». — При решении различных задач у INVO Group есть опыт выхода из нестандартных ситуаций».

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

1. CRM: 

1.1 Настроена воронка продаж, которая разделяет процесс продаж на четкие этапы с задачами: менеджеры понимают, какой результат нужно получить и в какой срок. Процесс продаж становится прозрачными для руководителей: если возникают какие-то проблемы, то есть возможность оперативно на них отреагировать.

2. Смарт-процессы

2.1 Настроен смарт-процесс частичной отгрузки. В рамках одной сделки может быть несколько отгрузок, поэтому важно было понимать оставшуюся сумму отгрузки. 

2.2 Настроен смарт-процесс по закупкам. По воронке движется заявка на закупку, у которой меняется автоматически статус: менеджер выясняет, есть ли нужный товар на складе, сколько он стоит, сколько стоит его доставка и в какие сроки. Если клиента устраивают условия, то заявка продвигается дальше на закупку в соответствующий отдел.

3. Контакт-центр:

3.1 Настроена интеграция с WhatsApp, в том числе и индивидуальные линии для трёх менеджеров. Интеграция позволяет вести переписки с клиентам в Битрикс24 и сохранять всю историю переговоров на корпоративном портале.

3.2 Настроена интеграция с мобильной телефонией «МТС», которая позволяет принимать и совершать звонки прямо в Битрикс24, записывать разговоры и прослушивать записи.

3.3 Настроен виджет на сайт, который позволяет принимать заявки на продукт прямо с сайта компании.

3.4 Настроена интеграция с «Авито», что позволяет принимать заявки и обращения прямо в Битрикс24.

4. BI-аналитика:

4.1 Настроен отчёт по продажам, который в удобном формате показывает, сколько сделок создано в общей сумме, сколько отгружено товаров по ним и сколько в процессе ожидания поставки.

4.2 Настроен отчёт, который показывает количество входящих заявок по источникам.

4.3 Настроен отчёт, который показывает конверсию заявок в сделки.

5. Маркет-плейс:

5.1 Подключено приложение «Автосекретарь» для интеграции с телефонией.

5.2 Подключено приложение ChatApp, которое позволяет отправлять и принимать сообщения из WhatsApp*, а также создавать групповые диалоги с клиентами в Битрикс24.

5.3 Подключено приложение для интеграции с «Авито».

5.4 Установлено приложение Albato для подключения виджета.

6. Облачное хранение данных:

6.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

7. Чат и видеозвонки:

7.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

7.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

1. Работа со сделками упорядочена, ускорена в 2 раза. В Битрикс24 процесс проходит последовательно, система автоматически напоминает менеджерам о задачах.

2. Вся коммуникация ведётся на едином портале, что обеспечивает комфортное взаимодействие между отделами, а заявки не теряются.

3. Процессы компании систематизированы и оцифрованы. Руководители получают точную и достаточную аналитику по продажам для формирования стратегии развития компании. 

Внедрённая система управления продажами, решает основные задачи отдела продаж и отдела закупок: не терять заявки, вовремя отгружать товары и в сроки получать оплаты от клиентов. CRM-система обеспечивает прозрачность процессов для руководителей и самих менеджеров.

Работа со сделками разбита на чёткие этапы: менеджер не пропустит заявку, вся информация по товару и его поставке хранится в карточке, а отгрузка будет сделана вовремя без задержек.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• новый опыт;

• профессионализм команды.

Клиент в лице руководителя отдела продаж отметил, что всё было «на высоте»: оперативно, чётко, ровно.