О клиенте

VERB Consult — российская консалтинговая компания, оказывающая услуги комплексного бухгалтерского и кадрового сопровождения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Компания работает с клиентами по всей России в дистанционном формате и сопровождает организации с различными системами налогообложения.

Основные направления деятельности включают бухгалтерский аутсорсинг, кадровое сопровождение, расчет заработной платы, подготовку обязательной отчетности, взаимодействие с государственными органами и консультационную поддержку бизнеса. Штат компании насчитывает 15 специалистов, одновременно сопровождающих большое количество клиентов.

Особенность бизнеса заключается в необходимости ежедневно выполнять десятки повторяющихся операций с жестко регламентированными законодательством сроками. Для каждого клиента требуется контролировать подготовку отчетности, кадровые мероприятия, расчетные документы и своевременное взаимодействие с государственными органами. При увеличении количества обслуживаемых компаний ручное управление процессами стало занимать значительную часть рабочего времени сотрудников и руководителей.

Цели проекта и задачи клиента

Развитие автоматизации в компании происходило поэтапно, параллельно с ростом бизнеса и расширением перечня оказываемых услуг. Первоначально заказчик ставил задачу автоматизировать бухгалтерское сопровождение клиентов, однако в дальнейшем проект вырос в комплексную систему управления, охватившую продажи, финансовый документооборот, кадровые процессы и внутренние коммуникации.

На момент начала проекта большинство операций выполнялось вручную. Специалисты самостоятельно рассчитывали сроки подготовки отчетности, создавали задачи по каждому клиенту, контролировали выполнение обязательных процедур и отслеживали большое количество законодательных сроков. Дополнительно сотрудники были вынуждены постоянно переключаться между Битрикс24, 1С и другими сервисами, что увеличивало трудозатраты и повышало вероятность ошибок.

Перед командой внедрения была поставлена задача создать единую цифровую платформу, объединяющую все ключевые процессы компании. Требовалось автоматизировать регулярное бухгалтерское обслуживание, внедрить единый календарь отчетности, настроить автоматическое создание повторяющихся задач с учетом системы налогообложения каждого клиента и распределить ответственность между сотрудниками. Одновременно необходимо было выстроить полноценную CRM для работы с потенциальными клиентами, автоматизировать подготовку коммерческих предложений и внедрить контроль всех этапов продаж.

Отдельным направлением проекта стала интеграция Битрикс24 с 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Требовалось обеспечить автоматическое создание счетов и закрывающих документов, передачу данных между системами, получение печатных форм документов и контроль взаиморасчетов непосредственно в CRM. Кроме этого, необходимо было автоматизировать кадровое сопровождение клиентов: приемы, увольнения, отпуска, кадровые переводы, подготовку обязательной отчетности и уведомлений государственных органов. В результате компания планировала существенно снизить административную нагрузку, минимизировать риск пропуска обязательных сроков и создать масштабируемую систему, способную поддерживать дальнейший рост бизнеса без увеличения численности персонала.

Решение: Этапы внедрения

Проект был реализован на коробочной версии Битрикс24, что позволило использовать сложные сценарии автоматизации, параллельные бизнес-процессы и глубокую интеграцию с 1С. Внедрение выполнялось последовательно, без остановки текущей работы компании, благодаря чему сотрудники постепенно переходили на новую модель работы без снижения производительности.

Этап 1. Автоматизация бухгалтерского обслуживания клиентов

На первом этапе специалисты провели аудит действующих процессов бухгалтерского сопровождения, определили перечень регулярных операций, сроки их выполнения и распределили зоны ответственности между сотрудниками. На основании проведенного анализа была настроена расширенная карточка компании, позволяющая учитывать особенности обслуживания каждого клиента, включая систему налогообложения, периодичность отчетности и перечень обязательных операций.

Для управления работами разработан отдельный смарт-процесс «Обслуживание», а также создан специализированный проект с канбан-доской, где сотрудники контролируют выполнение всех задач. Дополнительно были реализованы 25 автоматизированных бизнес-процессов, которые самостоятельно создают ежемесячные и ежеквартальные задачи по каждому клиенту, исключая необходимость ручного планирования. Для хранения документов настроено автоматическое создание структурированных папок на Диске Битрикс24.

Скриншоты этапа:

Этап 2. Автоматизация продаж и финансового документооборота

После автоматизации операционной деятельности была внедрена полноценная CRM для работы с новыми клиентами. Настроены воронки «Лиды» и «Договоры», позволяющие контролировать весь путь клиента — от первого обращения до подписания договора. Дополнительно автоматизирован процесс подготовки коммерческих предложений: система фиксирует факт отправки КП, контролирует получение обратной связи и автоматически напоминает менеджерам о необходимости повторного контакта.

Следующим шагом стала автоматизация финансового документооборота. Для этого были разработаны отдельная воронка «Счета» и смарт-процесс «УПД», сопровождающие полный цикл формирования первичных документов. Выполнена интеграция с 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, благодаря которой счета и закрывающие документы создаются автоматически, передаются в 1С для формирования печатных форм, после чего возвращаются в Битрикс24 и направляются клиентам. Статусы оплаты синхронизируются между системами, а при наличии задолженности запускаются автоматические сценарии уведомлений.

Скриншоты этапа:

Этап 3. Автоматизация кадрового сопровождения

На завершающем этапе проекта был разработан отдельный смарт-процесс «Кадровые процессы», объединивший все сценарии кадрового сопровождения клиентов. В системе автоматизированы прием сотрудников, увольнения, кадровые переводы, оформление отпусков, подготовка обязательной отчетности, уведомлений государственных органов и контроль соблюдения законодательных сроков.

Для каждого кадрового события настроены специализированные бизнес-процессы, автоматически создающие задачи ответственным специалистам, формирующие документы и отправляющие их клиентам через Email и WhatsApp. Дополнительно реализовано автоматическое создание структурированных папок на Диске Битрикс24 для хранения кадровой документации, что позволило сформировать единый электронный архив по каждому клиенту и значительно упростить поиск необходимых документов.

После завершения внедрения сотрудники прошли обучение работе в новой системе, а заказчик получил возможность постепенно расширять автоматизацию по мере развития бизнеса.

Скриншоты этапа:

Результаты внедрения

В результате внедрения компания VERB Consult получила единую цифровую систему управления бухгалтерским обслуживанием, продажами, финансовым документооборотом и кадровыми процессами. Большинство рутинных операций было автоматизировано, что позволило сократить административную нагрузку на сотрудников, повысить прозрачность работы и обеспечить масштабирование бизнеса без увеличения штата.

Основные результаты проекта:

• Сокращение трудозатрат на регулярные операции более чем на 80%.
  Благодаря автоматической постановке задач и использованию 25 бизнес-процессов сотрудники перестали вручную создавать и контролировать выполнение повторяющихся операций. Теперь система самостоятельно формирует до 20 задач ежемесячно для каждого клиента с учетом системы налогообложения, сроков отчетности и особенностей обслуживания.

• Ускорение подготовки счетов и закрывающих документов на 70%.
  Интеграция Битрикс24 с 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 позволила автоматизировать создание счетов, УПД и обмен документами между системами. Исключено повторное внесение данных, значительно снижено количество ошибок при подготовке документов и ускорена их отправка клиентам.

• Снижение времени на контроль оплат до 60%.
  Благодаря внедрению отдельной воронки «Счета», автоматическому контролю взаиморасчетов и сценариям напоминаний сотрудники стали значительно меньше времени тратить на отслеживание дебиторской задолженности, а руководство получило возможность контролировать состояние оплат в режиме реального времени.

• Сокращение объема ручной переписки более чем на 60%.
  Автоматизирована отправка коммерческих предложений, счетов, УПД, кадровых документов, уведомлений о необходимости оплаты и других сообщений через Email и WhatsApp. Это позволило освободить специалистов от рутинных коммуникаций и сосредоточиться на работе с клиентами.

• Снижение количества критических просрочек более чем на 90%.
  Автоматический контроль бухгалтерской отчетности, кадровых мероприятий, требований государственных органов и законодательных сроков практически исключил риск пропуска обязательных действий и повысил надежность обслуживания клиентов.

• Сокращение времени поиска документов примерно на 50%.
  Благодаря автоматическому созданию структурированных папок на Диске Битрикс24 был сформирован единый электронный архив бухгалтерской, кадровой и финансовой документации, что значительно ускорило доступ к необходимой информации.

• Полная прозрачность бизнес-процессов.
  Руководство компании получило возможность в режиме реального времени контролировать загрузку сотрудников, выполнение задач, соблюдение сроков, статус обслуживания клиентов, состояние взаиморасчетов и работу каждого направления бизнеса из единой системы.

• Рост производительности без расширения штата.
  Автоматизация рутинных операций позволила компании увеличить количество обслуживаемых клиентов без привлечения дополнительных сотрудников. Специалисты сосредоточились на экспертной работе и консультировании клиентов, а не на ручном контроле процессов и документооборота.

В результате проекта VERB Consult получила масштабируемую цифровую платформу, объединившую бухгалтерское обслуживание, продажи, кадровые процессы и финансовый документооборот в единой экосистеме Битрикс24. Это повысило управляемость компании, снизило влияние человеческого фактора и создало прочную основу для дальнейшего развития бизнеса.