ООО «Альфа-бетон»

Альфа-Бетон: как построить системную компанию по продаже бетона?

1. Краткая информация о клиенте:
Клиент: «Альфа-Бетон»
Город: Череповец
Направление деятельности: производство и продажа бетона
Web: alfabeton35.ru
Тариф Битрикс24: Стандартный
Количество сотрудников: 20-50
Компания «Альфа-Бетон» занимается производством бетонных смесей всех марок и поставкой щебня, песка и камня по Вологодской области.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
Однажды учредитель компании задал управляющему вопрос: 
А сколько у нас в принципе в год/в месяц/в неделю/в день входящих обращений?
Ну, примерно вот столько.
А если точно?
Но на тот момент в компании не было прикладного решения, которое бы помогло отслеживать заявки, поступающие от клиентов, и позволило бы эти данные анализировать . Часто менеджеры не успевали обрабатывать входящие запросы: не взяли трубку, забыли выставить счёт, не увидели заявку на почте и т.д. Переписки с клиентами велись в личных мессенджерах.
В итоге в компании пришли к пониманию, что необходимо выстроить работу отдела продаж по-новому. Руководству хотелось ускорить реакцию на входящие заявки, улучшить коммуникацию с клиентами, сконцентрировать её в одном месте и найти конкретный инструмент оценки работы менеджеров. А на выходе получить контроль входящих лидов, отслеживание причин отказов, аналитику о том, сколько действительно обращений было получено, а сколько сконвертировано в успешную продажу.
По инициативе учредителя приняли решение для всех этих задач внедрить CRM-систему. Выбрали Битрикс24, потому что в этой системе помимо CRM, был широкий функционал для управления бизнесом.
Первоначальный список необходимого функционала:

• Навести порядок в продажах.
• Отслеживать этапы сделок.
• Упорядочить процессы в компании.
• Улучшить контроль поставленных задач.

В компании давно уже задавались вопросом автоматизации компании, и для успешной реализации проекта учредитель сам выбрал компанию INVO Group в качестве подрядчика.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:
На старте собственник компании участвовал в первых встречах, чтобы понимать весь объём работ. Основная коммуникация велась с управляющим, который предоставлял всю необходимую информацию по процессам и принимал готовый портал. Руководитель коммерческого отдела помогал отстроить бизнес-процессы в отделе продаж и вносил корректировки в логику работы CRM.
С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:
В поисках лучшего решения бизнес-процессы в компании несколько раз пересматривали. Среди сотрудников возникло некоторое недовольство. Но благодаря внутренним ресурсам, руководитель вовремя направил энергию подчинённых в нужное русло. Обучение прошли все менеджеры отдела продаж — этого было достаточно, чтобы запустить портал и начать успешно в нём работать
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM: 
1. Настроена воронка продаж, которая разделяет процесс на чёткие этапы, сделка двигается по этапам.
На стадии передачи заявки в производство формируется задача в группу «Производство», где диспетчер может планировать загрузку производства в удобном интерфейсе. И по факту отгрузки, когда диспетчер закрывает заявку, сделка автоматически переходит на стадию «Отгружено».
2. Контакт-центр:
2.1 Настроена интеграция с мессенджерами WhatsApp* и Telegram для общения с клиентом прямо из Битрикс24.
2.2 Настроена телефония «Мегафон», которая позволяет звонить и принимать звонки прямо в Битрикс24, а также записывать разговоры и прослушивать записи. 
2.3 Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.
3. Задачи (группы/проекты):
3.1 Настроена группа «Производство».
Группа позволяет хранить задачи производственного отдела в одном месте, обеспечивая рабочее пространство для диспетчера. После передачи заявки в производство автоматически ставится задача на исполнение, ограниченная сроками, в которую система подтягивает информацию из сделок.
4. Маркет-плейс:
4.1 Подключено приложение «Мегафон» для интеграции телефонии.
4.2 Подключено приложение «ChatApp», которое позволяет отправлять и принимать сообщения из WhatsApp, а также создавать групповые диалоги с клиентами в Битрикс24.
5. Облачное хранение данных:
5.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
6. Чат и видеозвонки:
6.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
6.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 
*деятельность Meta Platforms Inc и её продуктов Instagram, Facebook и WhatsApp запрещены в Российской Федерации.

4. Работа с решением со стороны клиента. Достигнутые результаты
Систематизирована работа отдела продаж.
Исключена потеря заявок. Информация о всех входящих обращениях теперь собрана в Битрикс24, поэтому менеджеры не смогут их пропустить.
Коммуникация с клиентами ведётся на едином портале, доступна история работы со сделками, запись звонков звонки и переписка сохранены в CRM.
Доступна аналитика по работе менеджеров, а процессы компании стали прозрачны для руководства.

5. Преимущества от внедрения.
Сейчас отдел продаж компании всё ещё находится в процессе переформатирования с учётом перехода к ведению всей работы в CRM. Однако уже  используются инструменты для системного управления бизнесом.
Благодаря CRM у руководителей есть чёткое понимание: сколько продают, кому продают и по каким причинам срываются сделки. Стал стандартизированным и прозрачным процесс поступления и дальнейшая передача заявки. Цифровая трансформация компании в будущем поможет в разы уменьшить количество потерянных заявок и улучшить получение обратной связи от клиентов.
Налажена внешняя и внутренняя коммуникация между отделами, что позволит работать более слаженно с ориентацией на результат.
В ходе внедрения руководство проходило обучение по построению отдела продаж. Это помогло расширить понимание «что нужно». Уже запланирован второй этап внедрения системы управления бизнесом, так как есть потребность в расширении функционала Битрикс24.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 9
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• отношение и рабочая атмосфера;
• быстрое решение вопросов.