Автоматизировали продажи у компании Ecoroom на 46%

Клиент, занимающийся изготовлением лакокрасочных материалов, обратился к нам с запросом на разворачивание коробочной версии Битрикс24. Основная задача состояла в обеспечении полной независимости и контроля над данными путем установки локальной версии системы. Также требовался перенос всех данных контактов и компаний из облачной версии.

Кроме того, клиент запросил разработку и автоматизацию ключевых бизнес-процессов на основе предоставленного технического задания. Это должно было повысить эффективность управления взаимодействиями с клиентами, внутренними задачами и операциями.

Исходные задачи клиента:

1. Разворачивание коробочной версии Битрикс24:

   - Установка на сервер клиента.
   - Перенос данных из облачной версии с сохранением структуры.
   - Обеспечение резервного копирования для защиты данных.
   

2. Разработка и автоматизация бизнес-процессов:

   Бизнес-процессы для работы с образцами лакокрасочных материалов:

   - Учет и обработка образцов, поступающих от клиентов.

   - Организация процессов отправки образцов клиентам.

   Согласование договоров: Упрощение и контроль последовательности согласования.

   Закупки для административно-хозяйственного обеспечения (АХО): Оптимизация заявок на закупки и согласование бюджетов.

   Закупка сырья: Автоматизация управления заявками на сырье и распределение заказов между поставщиками.

   Образцы ИТР (внутренние технические образцы): Регистрация и контроль передачи образцов между отделами.

Проект состоял из нескольких ключевых этапов, каждый из которых включал конкретные шаги и задачи:

1. Разворачивание коробочной версии Битрикс24 и перенос данных

Шаги:

1. Подготовка серверной инфраструктуры:

   - Проанализировали требования клиента к серверу.

   - Настроили серверное оборудование, чтобы обеспечить надёжную работу коробочной версии.

2. Установка и настройка Битрикс24:

   - Развернули коробочную версию на сервере клиента.

   - Настроили резервное копирование для защиты данных.

3. Перенос данных:

   - Экспортировали данные из облачной версии (контакты, компании, сделки).

   - Провели проверку целостности данных и восстановление всех связей между сущностями.

4. Тестирование:

   - Проверили работоспособность всех модулей системы и целостность данных.

   - Организовали тестовый запуск системы с ключевыми сотрудниками клиента.

Отделы, чьи задачи решались: IT-отдел и служба безопасности данных.

2. Разработка и автоматизация бизнес-процессов (БП).

Шаги:

1. Анализ и проектирование:

   - Проанализировали предоставленное ТЗ клиента.

   - Разработали схему бизнес-процессов с участием руководителей отделов.

2. БП для работы с образцами:

   - Настроили процесс регистрации входящих образцов через CRM.

   - Включили этапы тестирования: фиксирование результатов, контроль сроков, автоматические уведомления.

   - Разработали шаблоны для отчётов о результатах тестирования.

3. БП для отправки образцов:

   - Создали шаблоны учёта и отслеживания отправляемых образцов.

   - Настроили напоминания ответственным сотрудникам о сроках отправки.

   - Автоматизировали генерацию отчётов по статусам отправленных образцов.

4. Согласование договоров:

   - Создали процесс согласования договоров между юридическим, коммерческим отделами и руководством.

   - Настроили права доступа для разных сотрудников.

   - Включили автоматический контроль стадий согласования с уведомлениями.

5. БП закупок для АХО:

   - Настроили процесс подачи заявок на закупки.

   - Включили автоматическое согласование бюджета.

   - Организовали контроль исполнения закупок.

6. Закупка сырья:

   - Реализовали автоматизацию заявок на закупку сырья на основании потребностей производства.

   - Настроили уведомления о дефиците сырья.

   - Оптимизировали процесс распределения заказов между поставщиками.

7. БП "Образцы ИТР":

   - Настроили регистрацию и учёт внутренних технических образцов.

   - Включили процесс передачи образцов между отделами с контролем результатов тестирования.

3. Настройка цифровых рабочих мест сотрудников

Шаги:

1. Создание удобного интерфейса:

   - Персонализировали рабочие места для разных сотрудников с учётом их ролей.

   - Внедрили смарт-процессы в CRM для упрощения работы.

2. Обучение сотрудников:

   - Провели обучающие сессии для каждого отдела по работе с системой.

   - Создали документацию с инструкциями.

3. Поддержка и доработка:

   - В течение первого месяца обеспечивали техническую поддержку.

   - Внесли корректировки по запросу клиента.

После внедрения коробочной версии Битрикс24 и автоматизации бизнес-процессов клиент достиг следующих измеримых результатов:

1. Сокращение трудозатрат:

   - Трудозатраты на выполнение рутинных операций (учёт образцов, согласование договоров, управление закупками) снизились на 40% благодаря автоматизации.

   - Ускорение обработки запросов и согласований позволило высвободить время для выполнения стратегических задач.

2. Увеличение скорости обработки заявок:

   - Срок обработки запросов клиентов сократился с 5 рабочих дней до 2 дней за счёт упрощённой работы с образцами и автоматических уведомлений.

3. Рост доходов:

   - Оптимизация взаимодействия с клиентами и повышение оперативности увеличили объем заключаемых контрактов. Выручка компании за первый квартал после внедрения выросла на 15%.

4. Снижение ошибок:

   - Автоматизация процессов согласования договоров и закупок уменьшила количество ошибок из-за человеческого фактора на 80%.

5. Экономия ресурсов:

   - Затраты на административное управление закупками снизились на 30%, благодаря автоматическому согласованию и уведомлениям о потребностях.

6. Повышение удовлетворённости клиентов:

   - Время ответа на запросы клиентов сократилось на 50%, что повысило уровень клиентской удовлетворённости и увеличило число повторных заказов.

7. Эффективность внутренних процессов:

   - Полная интеграция всех отделов через смарт-процессы в CRM улучшила взаимодействие сотрудников, сократив время на внутренние согласования на 35%.

После внедрения коробочной версии Битрикс24 наша компания почувствовала реальные изменения: процессы стали более прозрачными, скорость обработки заявок значительно выросла, а ошибки, которые раньше занимали много времени на исправление, практически исчезли.

Отдельно хотим отметить разработку и автоматизацию бизнес-процессов. Теперь у нас есть чётко выстроенная система работы с образцами, договорной документацией и закупками, которая значительно снизила трудозатраты сотрудников и позволила сосредоточиться на стратегических задачах.

В результате наша выручка увеличилась, а взаимодействие между отделами стало более слаженным и оперативным. Мы благодарны за оперативность, компетентность и гибкость в подходе к нашим требованиям. Уверены, что это только начало нашего долгосрочного сотрудничества."