XGATE Dental (Продажа стоматологических изделий для имплантации зубов)

1. Краткая информация о клиенте
XGATE Dental – это ПЕРВАЯ специализированная инновационная компания, помогающая специалистам решать сложные задачи в области восстановительной реставрации и ортопедии.
Сфера бизнеса: Медицина, восстановительная реставрация и ортопедия (продажа стоматологических изделий для имплантации зубов)
Тип проекта Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Стандартный
Подключены отделы: Отдел продаж, отдел тех. Поддержки
Роли: Менеджер по продажам, специалист технической поддержки, руководитель
Число сотрудников, которые работают в CRM: 4 - человек
Количество офисов/филиалов: 1

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент
Для компании XGATE Dental это было первичное внедрение, ранее сотрудники пытались самостоятельно настроить систему и ознакомиться с ней.
Гибкость и настраиваемость: Битрикс24 позволяет настраивать систему под уникальные потребности бизнеса. Можно создавать собственные поля, процессы, проводить интеграции с различными сервисам
Широкий функционал: множество инструментов для управления продажами, включая учет клиентов, воронки продаж и многое другое.
Интеграция с другими инструментами: интегрируется с различными сервисами и приложениями, такими как электронная почта, календари, телефония и многое другое. 

3. До внедрения

• В компании отсутствует четкое разделение и выстроенность процессов продаж и технической поддержки. Это приводит к неэффективному распределению задач и возможным проблемам в обслуживании клиентов.
• Не организованы внешние коммуникации между клиентами и сотрудниками.
• Не организованы внутренние коммуникации между сотрудниками. Все поручения и важные задачи передаются в разных каналах (WA,TG.)
• В компании отсутствовала единая система для работы с заказами, что приводило к неорганизованности и потере эффективности в обработке заказов.
• Не выстроен процесс с предзаказом товаров.
• Не организован процесс подготовки документов (Договоров).
• Громоздкая и не очень удобная для ориентации база текущих клиентов.
• Не организована работа с каталогом товаров.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты от внедрения Битрикс24
Организовали процесс продаж на основе составленной схемы в процессе сбора требований, разделили процесс продаж и технической поддержки, это позволило разграничить и организовать работу МОП.
Подключили каналы коммуникации WA, TG, Email, телефонию. Помогает централизовано вести работу с клиентом, хранить данные переписок, историю звонков. Всё это помогает руководителю анализировать работу менеджеров. Также уменьшает затраты времени на поиск информации по конкретному клиенту.
Поручения и важные задания теперь происходят через задачи, где назначается ответственный и постановщик для контроля исполнения.
Помимо организованного процесса продаж была подключена и настроена интеграция с Российским оператором экспресс-доставки документов и грузов CDEK, что позволило обеспечить централизованное управление формированием доставки, а также автоматизировать и ускорить некоторые процессы.
Настроили автошаблон формирования договора, как итог при необходимости менеджер может сформировать договор по клиенту (при условии заполненных данных) в одно нажатие кнопки, что существенно сокращает время работы с документами.
Базу текущих клиентов выгрузили в Битрикс24 (более 400 контактов и 100 компаний), теперь клиенты не теряются и переходят в статус постоянных. Для новой продажи стало проще найти клиентов по базе, которые могут быть в этом заинтересованы.
Организовали работу с каталогом товаров путем его переноса и автоматизации в Битрикс24. Теперь при большом потоке сделок менеджер всегда сможет быстро найти и зафиксировать необходимые клиенту товары.
Подготовлен сценарий для работы с обращением клиента: «Предзаказ». Теперь когда товара нет в наличии, происходит фиксация запроса клиента и после доставки товара работа с клиентом возобновляется и актуализируется, при этом клиент может делать другие обращения и это не будет мешать работе. 
Продажи
Распределение лидов между менеджерами - заявками на покупку так и входящими звонками занимаются два менеджера иногда к процессу подключается руководитель компании, в зависимости от источника подготовили и автоматизировали процесс обработки заявок. 
Воронка Продаж - проработали сценарий в рамках одной воронки, где происходит работа как с текущими клиентами, так и новыми, оптимизировали процесс с помощью роботов и триггеров, а также внедрили сценарий 
Стадия «Предзаказ товаров» если товара сейчас нет в наличии, то менеджер откладывает обращение клиента до предполагаемой даты поступления товара. Тем самым мы не упускаем возможность продать продукцию заинтересованному лицу.
Маркетинг.
Интеграция заявок.
Способ коммуникации как для новых клиентов, так и для текущих: WhatsApp, Telegram, IP-телефония
Другие отделы
Инструмент для Тех.поддержки
Организована передача обращения в виде авто задачи для специалиста технической поддержки
Пример использования системы в рабочих ситуациях: 
Активнее всего сейчас используется обработка лидов, движение по воронкам. А также контроль сотрудников руководителем.
Поступило обращение на приобретение конкретного товара – проводим квалификацию - подготавливаем КП – передаём информацию в бухгалтерию для выставления счетов – получаем оплату - формируем доставку – передаём товар курьеру.
Процесс ведения сделки осуществлялся с помощью мессенджеров, происходила фиксация с помощью гугл сервисов (таблицы и гугл диск). В процесс внедрения была подготовлена схема и прописан регламент ведения сделки. Далее на основе запросов клиента и подготовленной схемы была организована работа в Битрикс24. Разграничили процесс продаж и тех. поддержки, путём проработки сценария с использованием автозадач и организации воронки продаж

5. Преимущества от внедрения Битрикс24
Подключили каналы коммуникации: Телефония-UIS, WA, tg, позволяет вести работу с клиентом удалённо, а также сохранять историю переписок и звонков для анализа и обработки.
Организовали процесс авто формирования договора на основании шаблона и реквизитов клиента. Позволяет существенно сократить время при работе с документами.
Автоматизировали процесс формирования доставки в CDEK, а также выгрузки трек номера и накладной в карточку сделки. Решили проблему централизованного хранения информации по доставке. Что позволяет клиенту сократить время на поиск нужной ему информации по конкретной сделки. 
Подготовили Сценарий «Предзаказ товара» позволяет вернуться к клиентам через определённую дату после поступления товара, (польза для менеджера: не теряем клиента спустя промежуток времени)