Союз Спасателей
Как сократить процент забытых клиентов и ускорить работу менеджеров с помощью перехода с amoCRM на Битрикс24 (ООО «Союзспас»)
Краткая информация о клиенте
ООО «Союзспас» — компания, которая оказывает услуги по обеспечению пожарной безопасности в организациях. Простыми словами — это проектирование и установка пожарной сигнализации, обеспечение огнетушителями, консультирование и другие услуги, связанные с предотвращением пожаров.
В компании есть отдел продаж, который совершает по 30-40 холодных звонков в день, а также напоминает о себе действующим клиентам. Специфика бизнеса такова, что установленное оборудование и комплектующие нужно периодически менять. Поэтому нашему клиенту нужно напоминать о себе тем организациям, с которыми они работали уже достаточно давно (3-5 лет назад). И для этого должна быть хорошая база, в которой будет храниться информация по каждому завершенному объекту.
До обращения в нашу компанию, ООО «Союзспас» работали с amoCRM. Однако, функционал сервиса не устраивал сотрудников и руководство компании. Решение возникающих проблем занимало слишком много времени, техподдержка тяжело выходила на связь. Поэтому было принято решение перейти на Битрикс24.
ООО «Союзспас» — компания, которая оказывает услуги по обеспечению пожарной безопасности в организациях. Простыми словами — это проектирование и установка пожарной сигнализации, обеспечение огнетушителями, консультирование и другие услуги, связанные с предотвращением пожаров.
В компании есть отдел продаж, который совершает по 30-40 холодных звонков в день, а также напоминает о себе действующим клиентам. Специфика бизнеса такова, что установленное оборудование и комплектующие нужно периодически менять. Поэтому нашему клиенту нужно напоминать о себе тем организациям, с которыми они работали уже достаточно давно (3-5 лет назад). И для этого должна быть хорошая база, в которой будет храниться информация по каждому завершенному объекту.
До обращения в нашу компанию, ООО «Союзспас» работали с amoCRM. Однако, функционал сервиса не устраивал сотрудников и руководство компании. Решение возникающих проблем занимало слишком много времени, техподдержка тяжело выходила на связь. Поэтому было принято решение перейти на Битрикс24.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Главный запрос нашего клиента — минимизировать человеческий фактор во всех бизнес-процессах компании. Для этого понадобилось:
-
систематизировать работу по техническому обслуживанию объектов;
-
сократить процент забытых клиентов, которым необходима замена оборудования из-за окончания срока его службы, за счет функционала по работе с продлевающимися сделками.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
В начале работы мы выслушали потребности заказчика, изучили все бизнес-процессы компании. В результате было принято решение создать 3 воронки:
-
Цикличные сделки;
-
Продажа;
-
Ежемесячное ТО.
Чтобы избежать потерь информации при переходе с одной системы на другую, наши аналитики перенесли все данные из amoCRM в Битрикс24. Также для оптимизации контроля денежных потоков мы предложили внедрить реестр оплат и функцию контроля дебиторской задолженности.
Поговорим подробнее о каждом этапе работы.
Цикличные сделки
Как мы уже отмечали выше, от заказчика поступил специфический запрос на оцифровку продлевающихся сделок. Это те сделки, где нужно обновлять оборудование и комплектующие через 3-5 лет после установки. За такой промежуток времени информация о проведенных работах, да и о самих объектах может потеряться. Поэтому нужна была система, где будет храниться информация по сделкам, где можно послушать записи звонков.
Для этого мы сделали отдельную воронку «Цикличные сделки». Ее особенность в том, что здесь как раз заложен факт ожидания в зависимости от того, сколько лет осталось до продления сделки.
Дополнительно в этой воронке настроено несколько автоматизаций, которые:
Поговорим подробнее о каждом этапе работы.
Цикличные сделки
Как мы уже отмечали выше, от заказчика поступил специфический запрос на оцифровку продлевающихся сделок. Это те сделки, где нужно обновлять оборудование и комплектующие через 3-5 лет после установки. За такой промежуток времени информация о проведенных работах, да и о самих объектах может потеряться. Поэтому нужна была система, где будет храниться информация по сделкам, где можно послушать записи звонков.
Для этого мы сделали отдельную воронку «Цикличные сделки». Ее особенность в том, что здесь как раз заложен факт ожидания в зависимости от того, сколько лет осталось до продления сделки.
Дополнительно в этой воронке настроено несколько автоматизаций, которые:
- напоминают менеджерам о том, сколько времени осталось до продления;
- в нужный момент ставят ответственному сотруднику задачу связаться с клиентом и предложить замену оборудования. Благодаря этим настройкам мы значительно сократили человеческий фактор в этом бизнес-процессе, и, соответственно, снизили процент забытых клиентов по продлевающимся сделкам.
Для автоматизации отдела продаж была создана отдельная воронка «Продажа». В amoCRM менеджеры могли использовать только шаблонные задачи. Это значит, что было невозможно запланировать дела, настроить уведомления и т. д. В этом плане Битрикс24 дает больше функционала, ведь он учитывает конкретные запросы клиента и подстраивает функционал под них.
ПродажаПрактически на каждой стадии воронки настроены автоматизации. За счет этого менеджеры теперь не забудут перезвонить клиенту, отправить ему счет или составить КП, проконтролировать оплату.
ПродажаПрактически на каждой стадии воронки настроены автоматизации. За счет этого менеджеры теперь не забудут перезвонить клиенту, отправить ему счет или составить КП, проконтролировать оплату.
С точки зрения ценности, Битрикс24 принес больше автоматических регламентированных действий в бизнес-процессы компании. С помощью воронки «Продажа» мы значительно сократили время, которое менеджер тратит на одного клиента.
Ежемесячное ТО
Для автоматизации еще одного специфичного бизнес-процесса нашего клиента — ежемесячного ТО — аналитики сделали еще одну воронку. С ее помощью ведется учет клиентов, которым необходима эта услуга, а также автоматически выставляются счета на оплату.
Воронка «Ежемесячное ТО» аналогична воронке «Продажи», их автоматизации также схожи.
За счет оцифровки контроля за ТО менеджеры проводят значительно меньше времени в работе по каждой сделке.
Реестр
Как и большинству клиентов, которые принимают оплату от покупателей на свой счет, мы предложили руководству ООО «Союзспас» внедрить в воронку «Продажи» реестр оплат и функцию контроля дебиторской задолженности.
Благодаря этой настройке ответственный сотрудник в любой момент может посмотреть, когда и в каком размере оплатил услугу тот или иной клиент, а также сколько он еще должен оплатить. Эту информацию легко передать в отдел бухгалтерского учета для контроля оплат.
Дебиторская задолженность автоматически считается в каждой сделке. Например, когда клиент оплатил 50000 руб из 300000 руб., оставшиеся 250000 рассчитаются автоматически и будут отражаться в специальном поле отчета.
Перенос данных с amoCRM
В этом кейсе мы предоставили клиенту услугу по копированию и переносу данных с amoCRM на Битрикс24. Сделали это максимально эффективно (на 97% из 100), 3% — это почта в формате комментариев, которую перенести не удалось.
Обучение
Обучение сотрудников ООО «Союзспас» было проведено в онлайн-формате в несколько этапов:
Ежемесячное ТО
Для автоматизации еще одного специфичного бизнес-процесса нашего клиента — ежемесячного ТО — аналитики сделали еще одну воронку. С ее помощью ведется учет клиентов, которым необходима эта услуга, а также автоматически выставляются счета на оплату.
Воронка «Ежемесячное ТО» аналогична воронке «Продажи», их автоматизации также схожи.
За счет оцифровки контроля за ТО менеджеры проводят значительно меньше времени в работе по каждой сделке.
Реестр
Как и большинству клиентов, которые принимают оплату от покупателей на свой счет, мы предложили руководству ООО «Союзспас» внедрить в воронку «Продажи» реестр оплат и функцию контроля дебиторской задолженности.
Благодаря этой настройке ответственный сотрудник в любой момент может посмотреть, когда и в каком размере оплатил услугу тот или иной клиент, а также сколько он еще должен оплатить. Эту информацию легко передать в отдел бухгалтерского учета для контроля оплат.
Дебиторская задолженность автоматически считается в каждой сделке. Например, когда клиент оплатил 50000 руб из 300000 руб., оставшиеся 250000 рассчитаются автоматически и будут отражаться в специальном поле отчета.
Перенос данных с amoCRM
В этом кейсе мы предоставили клиенту услугу по копированию и переносу данных с amoCRM на Битрикс24. Сделали это максимально эффективно (на 97% из 100), 3% — это почта в формате комментариев, которую перенести не удалось.
Обучение
Обучение сотрудников ООО «Союзспас» было проведено в онлайн-формате в несколько этапов:
-
Работа с новыми воронками;
-
Работа с реестром платежей.
Также мы предоставили сотрудникам видеозаписи уроков и инструкции, которые останутся в их пользовании неограниченное время.
4. Результаты внедрения
Переход на Битрикс24 и оцифровка основных бизнес-процессов ООО «Союзспас»
4. Результаты внедрения
Переход на Битрикс24 и оцифровка основных бизнес-процессов ООО «Союзспас»
-
Сокращен человеческий фактор в продажах и повторяющихся сделках, за счет чего нет потерянных клиентов, просроченных задач и упущенной выручки.
-
Благодаря настроенным автоматизациям минимизировано время, которое менеджеры тратят на каждую сделку.
-
При помощи реестра денежных средств стало проще контролировать финансовые потоки компании;
-
История звонков и переписка хранится в едином информационном пространстве Битрикс24 и доступна каждому сотруднику в любое время;
-
Упрощен контроль качества работы сотрудников за счет возможности прослушивания записей звонков.
Отзыв клиента о проделанной работе
После того, как все работы были завершены, наш менеджер по сервису запросил обратную связь от заказчика.
Если говорить кратко, то в целом заказчики довольны сотрудничеством. Особенно их порадовала скорость работы, которая никак не повлияла на ее качество. Менеджеры получили в работу отличный инструмент, который освобождает значительное количество рабочего времени. И это время можно направить на работу по развитию компании, а не на выматывающие рутину и лишние движения.
После того, как все работы были завершены, наш менеджер по сервису запросил обратную связь от заказчика.
Если говорить кратко, то в целом заказчики довольны сотрудничеством. Особенно их порадовала скорость работы, которая никак не повлияла на ее качество. Менеджеры получили в работу отличный инструмент, который освобождает значительное количество рабочего времени. И это время можно направить на работу по развитию компании, а не на выматывающие рутину и лишние движения.
Название проекта
Союз Спасателей
Проект партнера
Бот в помощь
Сфера бизнеса
Оборудование, техника
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения