АНО ДПО «Экспертно-методический центр в сфере поддержки лиц с нарушениями развития и их семей «Особое детство»
.png)
1. Краткая информация о клиенте
Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования. Организация занимается поддержкой семей с особенными детьми и взрослыми на благотворительной основе. Кроме того, проводит обучающие курсы и семинары в области специального и инклюзивного образования для специалистов, родителей, волонтеров и студентов. Деятельность организация осуществляет на добровольные пожертвования неравнодушных людей.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
- Ручной учет людей, которые посетили обучающий семинар. Невозможность сегментировать клиентов для дальнейшей работы с ними. Компания работает на платформе Timepad, где размещает информацию о предстоящем событии и принимает заявки на его посещение. С платформы формируется отдельная база клиентских заявок, которая никак не связана с клиентской базой в Битрикс24. Менеджерам приходилось вручную сверять участников обучения и действующую в Битрикс24 клиентскую базу. Менеджеры получали дубли сделок (по каждому клиенту формировалась сделка в Битрикс24). Кроме того, невозможно было отследить в Битрикс24 кто из базы уже посетил то или иное мероприятие.
- Менеджеры вручную рассылали уведомления клиентам о проведении серии обучающих семинаров. Центр проводит обучающие семинары для родителей, волонтеров и всех желающих. Некоторые семинары состоят из нескольких уроков, поэтому при проведении второго, третьего и последующих. занятий, необходимо вручную рассылать уведомления клиентам.
-
Интегрировать онлайн Лейку и Битрикс24.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Шаг 1. Мы интегрировали Timepad и Битрикс24 через реализацию собственного приложения. Процесс работы выстроили следующим образом:
-
Как только наступала дата и время завершения мероприятия, которые были прописаны в событии на стороне Timapad, платформа автоматически передавала по API информацию о мероприятии и всех ее участниках в Битрикс24.
-
На стороне Битрикс24 выполнялась проверка участников по совпадению email, фамилия, имя.
-
Если было полное совпадение данных - контакт в CRM не создавался, в противном случае появлялся новый.
-
На стороне Битрикс24 в отдельном универсальном списке "Мероприятия из Таймпада" создавался раздел, именуемый по названию мероприятия, внутри которого хранилась связь участника из CRM (т.е. с карточкой контакта) с обучающей программой.
Шаг 2. Настроили процесс автоматической рассылки сообщений участникам семинара.
В карточке товара в CRM (в данной сущности хранились курсы/семинары, на которые записываются клиенты) мы предусмотрели поле под ввод данных о проведении занятий. В данном поле указывалась дата и время начала второго и последующих занятий.
В отдельной воронке продаж, когда сделка переходит на определенную стадию, система начинает проверять значения из поля товара (товар в свою очередь связан со сделкой) и за два часа до наступления установленных дат автоматически отправляет на почту клиенту уведомление о проведении занятия.
Шаг 3. Мы настроили в Битрикс24 систему приема платежей от меценатов. Процесс настроили следующим образом:
-
После нажатия, активной кнопки “Помочь” на сайте, данные поступают на портал клиента, в CRM автоматически в нужной воронке формируется сделка.
-
В карточке сделки сотрудники видят всю заполненную на сайте информацию:
-
сумму пожертвования;
-
дату и время, когда оно было совершено;
-
информацию о направлении, в которое было направлено пожертвование;
-
статус пожертвования: повторный или первичный.
-
Внутри сделки статус платежа контролируется роботами, и в зависимости от него производятся дальнейшие манипуляции по сделке, в частности отправка писем-отбойников о результатах пожертвования.
В Битрикс24 при этом создаются две сделки, практически полные дубликаты (за исключением статуса платежа), а также дубликаты данных-меценатов, так как информация об обоих платежах приходит практически одновременно.
Как мы решили проблему?
Чтобы избежать наличия в системе дубликатов, мы пользовались относительно новым REST-методом для объединения дубликатов (crm.entity.mergeBatch) и при получении успешного платежа добавили дополнительную проверку на наличие такого же платежа, но в ошибочном статусе.
По результатам такой проверки лишний платёж мы удаляем, а значит база платежей в Битрикс24 находится всегда в актуальном состоянии.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
-
Клиенты заблаговременно и исправно получают почтовые уведомления о предстоящих занятиях, что значительно повышает лояльность клиентов.
-
В результате интеграции Лейки и Битрикс24 сотрудники получили возможность сегментировать направления платежей, клиентов и получать данные о неуспешных взносах.
-
Появилась возможность сегментировать клиентскую базу в Битрикс24 и делать целевые рассылки на будущие мероприятия в зависимости от того, на какие мероприятия ранее записывались клиенты
5. Преимущества от внедрения
-
Экономия времени менеджера, нет необходимости вручную проверять каждую сделку.
-
Вся клиентская база находится в одной системе.
-
Легко проводить анализ и сегментирование клиентской базы для принятия управленческих решений.
-
Экономия времени менеджера, нет необходимости вручную проверять каждую сделку.
-
Легко проводить анализ и сегментирование клиентской базы для принятия управленческих решений.
-
Менеджер может увидеть всю “историю работы с клиентом” и понять какие мероприятия он уже посещал.
-
Снижение риска ошибки вследствие “человеческого фактора”
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Мы удивились, как оказывается можно эффективно работать. Мы стали тратить меньше времени на организацию мероприятий и начали развивать новые направления деятельности. А настройка Онлайн Лейки для нас стало настоящим спасением от рутины, постоянного напряжения и страха что-то упустить.
