Внедрение корпоративного портала в распределенной инфраструктуре
Это команда инженеров и технологов, создающих смазочные материалы для реальных условий эксплуатации.
Фукс Ойл объединяет 35-летний опыт работы в России, современные технологии и глубокое понимание локального рынка. Компания предлагает решения, которые действительно работают: от подбора состава до внедрения на предприятии.
Задачи:
-
Внедрение Битрикс24 как единой рабочей среды компании, адаптация Битрикс CRM к методике продаж клиента.
-
Добавление дополнительных сервисов, контролирующих состояние LID и меняющих их статус в случае "простоя", создание системы автоматического изменения статусов сделок с клиентами.
-
Кастомизированная интеграция с 1С ERP, обеспечивающая управляемый обмен данными.
В рамках создания общей рабочей среды возникла задача автоматизировать некоторые рабочие процессы. Например, как торговая компания, требующая от сотрудников многочисленных командировок, компания была заинтересована в автоматизации процесса оформления заявок на командировки, сбора отчетности по ним, постановке секретарям задач по бронированию отелей, оформлению командировочных удостоверений и других сопутствующих процессов.
Решение задачи
Проект начался с обследования существующих бизнес-процессов компании. Совместно с руководителями коммерческого отдела, бухгалтерии, отдела продаж, секретариата и ИТ-службы были описаны действующие процессы, выявлены узкие места и определены сценарии, требующие автоматизации.
На первом этапе была выполнена настройка коробочной версии Битрикс24 и адаптация CRM под методологию продаж клиента. Были разработаны воронки продаж, настроены стадии лидов и сделок, права доступа сотрудников, роли подразделений и система уведомлений.
Следующим этапом реализована автоматизация контроля обработки клиентов. Для этого были разработаны дополнительные сервисы, отслеживающие отсутствие активности по лидам и сделкам. В зависимости от настроенных правил система автоматически изменяет статусы, инициирует необходимые действия, формирует задачи ответственным сотрудникам и уведомляет руководителей о нарушении регламентов.
Для исключения двойного ввода информации была реализована двусторонняя интеграция с 1С ERP. Решение обеспечивает автоматический обмен справочниками, контрагентами, документами и другой необходимой информацией, поддерживая согласованность данных между обеими системами.
Отдельным направлением стала автоматизация внутренних административных процессов. Был разработан процесс оформления командировок, включающий подачу заявки сотрудником, последовательное согласование руководителями, автоматическую постановку задач секретарю на бронирование гостиниц и транспорта, подготовку необходимых документов, контроль сроков исполнения и последующий сбор отчетности по завершении командировки. Все этапы фиксируются в Битрикс24 и доступны руководителям для контроля.
После завершения разработки были проведены тестирование, опытная эксплуатация, обучение пользователей и ввод системы в промышленную эксплуатацию. Дополнительно была подготовлена эксплуатационная документация и выполнена настройка механизмов сопровождения для дальнейшего развития системы.
Результат проекта
В результате внедрения компания получила единую цифровую рабочую среду, объединившую CRM, внутренние бизнес-процессы и учетную систему предприятия.
Благодаря автоматизации обработки лидов и сделок удалось практически исключить случаи потери потенциальных клиентов из-за отсутствия своевременной обработки. Система самостоятельно контролирует соблюдение регламентов работы менеджеров, автоматически изменяет статусы лидов и сделок при длительном отсутствии активности и уведомляет ответственных сотрудников о необходимости дальнейших действий.
Интеграция с 1С ERP устранила необходимость повторного ввода информации, снизила количество ошибок, связанных с ручной обработкой данных, и обеспечила актуальность информации одновременно в CRM и учетной системе.
Автоматизация внутренних процессов оформления командировок сократила объем ручной работы сотрудников административных подразделений, ускорила согласование заявок и сделала процесс полностью прозрачным для руководителей. Время оформления командировки сократилось в несколько раз, а большинство рутинных операций было переведено в автоматический режим.
В результате компания сократила административные трудозатраты, повысила исполнительскую дисциплину сотрудников и получила единое информационное пространство для работы коммерческого, административного и финансового подразделений.
