Партнеры
WebMens
Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»

Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»

Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»
Краткая информация о клиенте

Компания: ООО "НЕОН"

О компании: ООО «Неон» обладает большим опытом разработки проектно-сметной документации. Проекты успешно реализуются, повышая качество городского пространства.

Число сотрудников работающих в Битрикс24: более 100 человек

Город: Москва.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

В компанию обратился Руководитель IT отдела Владислав с потребностью в помощи разворачивания коробочной версии и так же настройке Бизнес процессов в компании. На момент обращения:
  1. Нет единого места работы и коммуникации сотрудников внутри компании.
  2. Нет программного обеспечения, которое бы позволило производить процесс согласования договоров, счетов между сотрудниками компании.
Процесс внедрения, особенности проекта

Как принято в нашей компании, начали работу мы с проведения подробного аудита компании ООО «НЕОН». Детально проанализировав процесс, было принято решение для внутренней работы компании использовать стандартные возможности Битрикс24 (Чаты и звонки, Новости, Задачи, Почта). 

Для реализации процессов согласования договоров, счетов использовать  функционал бизнес-процессов в ленте новостей в Битрикс24.

После проведения аудита процессов компании, было составлено ТЗ, в котором подробно расписали логику и этапы каждого процесса.

Были определены следующие задачи внедрения:
  1. Создать структуру организации, разграничить права доступа в CRM
  2. Организовать удобное пространство для корпоративного общения сотрудников, постановки и контроля выполнения задач
  3. Обучить сотрудников правильной работе с порталом Битрикс24
А также создать бизнес-процессы:
  • Согласование договора
  • Согласование счета на оплату
  • Учет корреспонденции
  • Запрос Медиаматериаллов
  • Доверенности
  • Приказы
Работа с решением. Достигнутые результаты

Настройка структуры компании была реализована таким образом, чтобы на нее можно было опираться в Бизнес процессах и в дальнейшем при появлении новых сотрудников или уходе существующих не надо было перенастраивать все процессы.

В процессе согласования договора, при создании заявки заполняется ряд полей для согласования договора. У инициатора есть возможность при заведении заявки выбрать контрагента или завести его в справочнике компаний. При заведении контрагента, автоматически на общем диске создается папка для дальнейшего помещения в нее согласованного договора.

Далее в зависимости от того заполнил Инициатор поле объект, процесс уходит на согласование Руководителю строительного блока, Руководителю ПТО, Руководителю СДО. Каждый из руководителей проверяет заявку и может ее согласовать или отправить на доработку Инициатору.

Далее Юрист подготавливает макет договора и определяет необходимо согласования заявки Отделом Кадров.

Следующими шагами идут согласования Бухгалтерией, Финансовым директором, Руководителем компании, которые в своих действия так же могут согласовать заявку, отправить на доработку или отклонить заявку.

Потом Инициатор указывает каким образом надо отправить договор и адрес и процесс переходит к помощнику руководителя. Помощник в свою очередь выполняет задания по подписанию договора у руководителя, отправки его контрагенту и получения обратно подписанного экземпляра. 

Далее помощник сканирует договор и прикрепляет к заявке и этот скан помещается в электронный архив.

Действие переходит к Юристу, который помещает оригинал договора в бумажный архив.

Процесс согласования счетов в ходе реализации состоит из этапов согласования Финансовым директором, руководителем компании. Есть возможность отправить заявку на доработку инициатору и последующим возвратом заявки на первый этап согласования.

Бухгалтер в действии отмечает что счет отплачен и процесс переходит к инициатору.

Инициатор выполняет ряд действий по получению товаров/услуг, и дальнейшей передаче закрывающих документов в бухгалтерию.

Бизнес процесс по ведению корреспонденции был разделен на 2 процесса: процесс по учету входящей корреспонденции и процесс по учету исходящей корреспонденции.

В процессе учета входящей корреспонденции, инициатор заводит заявку указывая краткое описание письма и прикладывает скан/скрин письма и отправляет заявку руководителю.

Руководитель изучает письмо, определяет кто будет ответственным за исполнение и необходим ли ответ на письмо. И заявка уходит на ознакомление и исполнение ответственным.

Если по письму необходим ответ, то в этом случае реализована возможность автоматического создания заявки на учет исходящей корреспонденции.

В заявке инициатор указывает данные для ответного письма. Следующим действие происходит автоматическое формирование шаблона письма. Инициатор его проверяет и отправляет на согласование руководителем.

После согласования руководителем процесс переходит к помощнику для распечатки письма, подписания у руководителя и отправки его адресату.

Процессы доверенности и приказы похожи по структуре. Инициатор при создании заявки заводит ряд определенных полей. После происходит формирование шаблона доверенности/приказа, который проверяет уже Юрист и ставит свою визу. Далее процесс переходит к Руководителю для согласования.

После согласования руководителем, процесс переходит к помощнику руководителя для подписания документов и передачи ответственным лицам.

Процесс Медиа-материалов заключается в том, что руководитель заводит заявку и определяет ответственного, кто будет производить съемку материалов.

Ответственный после выполнения съемки, прикрепляет к заявке материалы, они помещаются на Диск Битрикс24. И далее Руководитель уже их изучает.

Результат внедрения Бизнес процессов оказался следующим:
  • В компании появился продукт в котором можно полноценно проводить работу и коммуницировать между сотрудниками.
  • Настроенная структура компании позволяет понимать подчинение сотрудников.
  • Настроенная логика согласования договоров. Счетов, позволила в одном месте проводить согласования. Уведомления всегда напоминают ответственному, что у него есть действие на выполнение. Все задания процессов отображаются в отдельном пункте меню задания процессов.
  • Процесс согласования позволил отладить последовательность действия при согласовании. Позволил понимать на каком этапе находится тот или иной договор.
  • Процесс согласования счетов на оплату позволил вести учет этих счетов, проводить согласование счетов, понимать какие счета оплачены а какие на согласовании.
  • Процессы по корреспонденции, доверенностям, приказам и медиа-материалам дали возможность электронно хранить информацию по заявкам, автоматически производить формирование шаблона документа, проводить согласования между сотрудниками.
  • Обучение которое проходило в три этапа, позволило не загружая информацией сотрудников, доступно донести всю логику работы с процессами.
Отзыв заказчика о проделанной работе

Руководитель остался доволен выполненной работой по настройке большого количества бизнес-процессов, организации работы сотрудников в рамках корпоративного портала и качественному обучению
Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: За успешную работу с заявками Битрикс24
Офис
Краснодар
Готов приехать
Новороссийск
Сочи
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Специалисты нашей компании имеют опыт работы в сфере автоматизации бизнеса более 8 лет. Раскроем возможности Вашего тарифа на Максимум.

Оказываем следующие услуги:
— Внедрение CRM
— Настройка бизнес-процессов
— Обучение сотрудников
— Интеграции с внешними системами
— Разработка приложений под облачный или коробочный Битрикс24.

Предоставляем решения для различных отраслей бизнеса:
1. Производство
2. Строительство
3. Гостиничный бизнес
4. Оптовая и розничная торговля
5. Сфера услуг
6. Школы, семинары, мастер-классы
7. Медицина
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Краснодар, ул. Кожевенная д. 10, оф. 2

Телефон 8 (861) 213-94-34

По Битрикс24 звоните: 8 (861) 213-94-34

E-mail: start@webmens.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
обучение