Профсоюз "Трансбезопасность"

Первичные профсоюзные организации работают со взносами, которые помогают как осуществлять помощь членам профсоюза, так и проводить мероприятия и просто существовать. Система учета взносов должна не только позволять вносить и хранить всю информацию, но и быстро ее фильтровать. Когда профсоюзная организация маленькая, то все это еще можно сделать стандартными привычными инструментами, но что делать организации, которая работает с десятками взносов?

В этом внедрении Цифрового профсоюза мы уделили особое внимание именно системе учета взносов и автоматизации процессов в Межрегиональном профессиональном союзе работников транспортной безопасности, где организовывался централизованный учет в рамках всех ППО.

Краткая информация о клиенте

Межрегиональный профессиональный союз работников транспортной безопасности является самой крупной в России общественной организацией в сфере транспортной безопасности. Всего на данный момент в союзе насчитывается более 10 000 членов профсоюза.

Задачи

• разработать процесс, позволяющий быстро сверять членские взносы за определенный период времени со всеми членами профсоюза и видеть кто оплатил взнос, а кто нет;

• организовать электронный учет членов профсоюза и синхронизировать его с 1C;

• автоматизировать работу аппарата;

• создать инструмент управления и анализа для руководства;

• организовать работу с существующими и потенциальными членами профсоюза;

• организовать работу с профоргами ТОП и ППО в части проведения собраний и своевременного избрания делегатов на съезды;

• организовать внутренний документооборот (регистрация, направление писем исполнителям, отметка исполнений)

Необходимость внедрения Битрикс24

Была поставлена задача полностью автоматизировать работу аппарата и учет членов профсоюза к концу 2021 года. Увеличить количество членов профсоюза, используя современные инструменты.

Для внедрения был выбран облачный Битрикс24, так как он является не только доступным, но и максимально понятным. Ранее ФНПР и Центральная профсоюзная газета «Солидарность» проводили тестирование системы, которое показало ее эффективность в работе профсоюзных организаций.

Наше агентство имеет опыт работы с профсоюзными организациями и уже реализовала не одно внедрение. Поэтому клиент обратился именно к нам в тот момент, когда стало ясно, что нужна цифровизация и автоматизация процессов.

Процесс внедрения, особенности проекта

Правильное внедрение требует основательной подготовки поэтому мы сразу же провели брифинг и определили основные цели внедрения, какие проблемы есть и как работает организация сейчас.

В самом начале мы настроили структуру организации, настроили нужные поля и пригласили сотрудников. Настроили права доступа для 5 категорий пользователей для того, чтобы каждый мог видеть и работать с той информацией, которая требуется исходя из должности.

Клиентом была поставлена задача - разработать процесс, в котором будет возможность сверять членские взносы всех членов профсоюза за период времени. При этом нужно сделать так, чтобы было видно кто оплатил взнос, а кто нет. 

В начале мы решили построить работу на основе бизнес-процессов Битрикс24, но столкнулись с проблемой. Организация работает с большим объемом данных и бизнес-процессы не позволяют обрабатывать полностью всю информацию. В месяц обрабатывается около 100 взносов. Поэтому мы стали искать другое решение, которое позволило бы обрабатывать и предоставлять полностью все данные вне зависимости от количества.

Так мы пришли к идее разработать скрипт по обработке файла и загрузке обработанных данных на портал как сделки. На основе данных в файле создаются сделки, куда подгружается контакт по ИНН, указанном в файле. По каждому члену профсоюза можно увидеть сумму платежа и дату. При необходимости можно отфильтровать всю базу членов профсоюза и выгрузить именно тех, кто не оплатил взнос. Также можно фильтровать тех, кто оплатил взносы в нужный период, посмотреть, когда был первый или последний взнос во вкладке “Сделки”.

Информационная составляющая всегда была очень важна для профсоюзных организаций. Необходимо информировать всех действующих членов и других заинтересованных лиц о последних новостях, мероприятиях и акциях. Время идет и меняются способы информирования. Сейчас больший упор делается на электронные письма и сообщения в рассылках социальных сетей.

До внедрения организация уже использовала Mango Office в качестве приложения для телефонии, так что мы настроили все со стороны Битрикс24 для создания SMS-рассылок. В дальнейшем можно использовать и информационные аудио-звонки при подключении телефонии Битрикс24.

Мы настроили возможность отправки сообщений через мессенджеры или социальные сети если переписка с пользователем уже начата.

Все это необходимо для того, чтобы не только быть на одной волне с современными членами профсоюза, но и ускорить доставку контента до адресата. Используя только один-два канала коммуникации организация рискует охватить меньшее количество людей. Не все читают электронные письма или они могут потеряться в папке Спам, но при этом эти же люди могут всегда читать рассылки в социальных сетях или мессенджерах.

Преимущества от внедрения

Был создан скрипт обработки документов, позволяющий быстро фильтровать и просматривать данные по членским взносам. Ответственный за взносы всегда сможет просмотреть кто оплатил или не платил взносы, когда был последний платеж и при необходимости связаться с человеком.

Цифровой профсоюз позволяет не только организовать удобную для сотрудников систему, но и повысить удовлетворенность среди членов профсоюза. Ведь теперь все обращения и поступающая информация намного быстрее обрабатывается и принимается в работу, а современные методы рассылок позволяют охватить намного большую аудиторию.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Отзыв

В целом удобный инструмент. Работать в профсоюзе стало значительно легче, но хочется отметить, что со стороны системы есть ограничения, которые с нашей точки зрения было бы неплохо снять. Но в целом Цифровой профсоюз на Битрикс24 получился удобным. Спасибо Агентству Домовой и Партнеры.