Производственное предприятие "Прессмаш"

Производственное предприятие «Прессмаш»: как минимизировать ошибки и просчёты?

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ООО «Прессмаш»

Город: Ростов-на-Дону

Направление деятельности: Производство

Web: zavod161.ru

Тариф Битрикс24: Команда

Количество сотрудников: 50-100

ООО "Прессмаш" крупное производственное предприятие с широким спектром услуг по металлообработке и изготовлению металлоконструкций.

Производство выполняет механическую обработку как простых, так и сложных деталей по чертежам и образцам заказчика, а процесс всех работ осуществляется на современных станках и оборудовании.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

         У клиента уже есть опыт работы в Битрикс24. Процессы были выстроены через формирование многочисленных задач и несистемное хранение документов.
         Хотелось упростить процесс работы сотрудников от заявки клиента до доставки изготовленной продукции.

Первоначальный список необходимого функционала:

●       CRM, где каждый шаг стандартизирован, а автоматизации ведут сделку строго по этапам;

●       Напоминания, которые помогут выполнять задачи вовремя;

●       Единое хранилище клиентских документов, к которому будут иметь доступ все уполномоченные сотрудники;

При выборе бизнес-партнера по настройке и внедрению Битрикс24 компания «Прессмаш» опиралась на свой девиз - "Профессионализм в каждой детали". Поэтому выбрала услуги INVO Group.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Собственник

●       Роль в проекте: предоставление информации, прием выполненных работ;

●       Что было важно: видеть аналитику по работе менеджеров; какие сделки ведут в данный момент; какой доход компании приносит каждый менеджер.

Генеральный директор

●       Роль в проекте: предоставление информации, прием выполненных работ;

●       Что было важно: сделать работу менеджеров прозрачной для руководителей.

Руководитель отдела продаж

●       Роль в проекте: предоставление информации, участие в разработке проекта рабочего портала, согласование изменений в настройках, прием выполненных работ;

●       Что было важно: ускорить процессы согласования и передачи информации между отделами.

С каким сложностями столкнулись на этапе внедрения:

Небольшим препятствием было отсутствие у клиента понимания, как работать в СRM, но сотрудники INVO Group провели обучение по работе в Битрикс24, которое позволило сразу приступить к выполнению задач в программе.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Воронка лидов, которая концентрирует новые заявки в одном месте и позволяет видеть конверсию.

1.2. Воронка продаж, которая позволяет каждому специалисту видеть свои сделки и отчетность по ним.

1.3. Воронка тендеров, которая напоминает о своевременной подаче тендера и ведет этот процесс по этапам.

2. Бизнес-процессы:

2.1. Бизнес-процесс согласования тендера, который автоматически ставит задачи на сотрудников в заранее установленном порядке согласования.

2.2. Бизнес-процесс согласования технико-коммерческого предложения, который автоматически ставит задачи на сотрудников в заранее установленном порядке согласования.

3. Диск;

3.1. Настроено автоматическое формирование расчета, к которому имеют доступ все менеджеры.

4. Списки;

4.1. Настроен реестр оплат, который автоматически вычисляет дебиторскую задолженность;

4.2. Настроен реестр затрат, которая автоматически суммирует и показывает затраты на сделку.

5. Задачи (группы/ проекты):

5.1. Настроена группа производства;

5.2. Настроена группа расчета себестоимости;

5.3. Настроена группа согласования договора;

При наступлении определённого этапа сделки в соответствующей группе автоматически формируются задачи с указанными сроками выполнения и заполненными реквизитами.

6. Аналитика:

6.1. Настроен отчет, который показывает чистую прибыль за определённый период времени.

7. Облачное хранение данных:

7.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо

8. Чат и видеозвонки:

8.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

8.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24

Результат от внедрения:

1. Появилась CRM, где каждый шаг стандартизирован, бизнес-процессы и автоматизации ведут сделку строго по этапам, подсказывая менеджеру ОП его следующие шаги и помогая выдерживать сроки;

2. Процессы согласования выполняются быстро и вовремя;

3. Менеджеры имеют доступ к всегда актуальной редакции документов (счетов), поэтому возможность просчёта исключена.

Ненастроенный Битрикс24, в котором сотрудники работали изначально, теперь полностью готов к работе и запущен. Все запланированные процессы – автоматизированы.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 8

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• готовность решать сложные задачи;

• гибкость во время внедрения;

• сотрудникам компании оставили привычный интерфейс в Битрикс24,что упростило процесс обучения.

Что клиент рекомендует нам улучшить?

• Хотелось бы добавить отдел разработки в компанию, так как без программистов не удалось реализовать групповое редактирование файлов - такое в Битрикс24 стандартным функционалом не предусмотрено.