Как настроить отчеты в Битрикс24 для эффективного анализа воронки продаж

1. Краткая информация о клиенте

Клиент - Леон Компани, г. Курск https://compleon.ru/. 
Основное направление работы - обеспечение собственников грузовых вагонов и вагоноремонтных предприятий новыми и б/у запчастями для проведения плановых ремонтов.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент?

У клиента возник запрос по формированию и настройке в отчетах Битрикс24, так как не было целостной картины по отчетности менеджеров. В компании не могли составить и проанализировать воронку продаж. Руководителю было сложно отследить продажи менеджеров за месяц и определить их эффективность. Также необходимо отслеживать количество сделок в разных направлениях. По факту выяснилось, что у клиента не был настроен раздел "Аналитики".

Ранее фильтры в сделках настроены не были. Раздел CRM-аналитика не использовался. У клиента не было понимания, какие сделки и на какие суммы в работе.

Какие 3 главные задачи должно решить внедрение отчетности Битрикс24? 

• Видеть сумму сделок, которые были реализованы в отчетном периоде
• Видеть сумму дебиторской задолженности
• Получить понятную инструкцию для самостоятельного использования настроенных отчетов

3. Процесс внедрения, особенности проекта

В качестве подготовки было добавлено специальное поле Дата реализации, чтобы потом по нему клиент мог отслеживать сделки на определенной стадии. Также был настроен робот, который при переходе на определенную стадию заполняет эту дату.

В качестве основной работы, были настроены отчеты:

Динамика продаж за текущий месяц по каждому направлению

• Отчет по динамике продаж показывает процент выигранных и проигранных сделок. Данный отчет был создан по каждому направлению сделок в разрезе прошлого и текущего месяцев.

Сравнение периодов (текущий и предыдущий месяц) по каждому направлению

• Данный отчёт похож на Динамику продаж, однако здесь идёт наглядное сравнение в виде графика такой динамики по указанным периодам. В нашем случае это фильтры по прошлому и текущему месяцу. 

Рейтинг сотрудников по каждому направлению за текущий и предыдущий месяц

• Отчет по вкладам в продажи показывает рейтинг менеджеров по сумме выигранных сделок. Используя информацию из отчета, можно оценить работу сотрудника и понять, какую прибыль он приносит компании.

Данный отчет реализован в CRM-аналитике, настроен по каждому направлению для текущего месяца.

Воронка продаж по каждому направлению наглядно показывает распределение сделок по стадиям. С помощью диаграммы можно определить этапы, на которых вы теряете потенциальных клиентов.

  Для анализа прохождения клиентов по стадиям сделок, были настроены фильтры в CRM-аналитике по прошлому и текущему месяцам.

• Сумма Текущий месяц и Сумма Прошлый месяц

Показывают суммы по сделкам, которые прошли стадию "Проконтролировал отгрузку и доставку". 

• Прогноз продаж (в сделках) за текущий месяц

Был настроен фильтр в сделках, которые прошли стадию "Проконтролировал отгрузку и доставку", в каждом направлении.

• Дебиторская задолженность

Настроен отчет по дебиторской задолженности клиентов (в суммах). Отслеживает сделки по направлениям Предоплата и Сделки 50 на 50.

• Детализация звонков

Помогают выгрузить еженедельные и ежемесячные отчеты в разрезе по каждому сотруднику (входящие и исходящие отдельно).

По итогу был написал мануал (пошаговая инструкция, что, где, зачем, куда заходить и что нажимать. Чтобы клиент всегда мог обратиться к нему и “напомнить” себе, где находится тот или иной отчет, а также проведена встреча-презентация с клиентом)

Сложности:
Для клиента были важны не только выигранные сделки, а сделки которые реализованы (но возможно без оплаты).
Большинство отчетов формируется именно по выигранным сделкам, поэтому настроить сумму выигранных сделок по каждому направлению или сумму сделок по всем направлениями не удалось.

Стандартный отчет План продаж оказался неуместным - т.к. он формируется по выигранным сделкам.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Результат можно оценивать, как положительный. С помощью различных инструментов и фильтров, мы максимально постарались соотнести пожелания клиента с инструментами Битрикс24.

Компания Леон продолжает с нами дальнейшее сотрудничество. 
В дальнейшем планируем провести аудит Битрикс24, т.к. в процессе настройки было выявлено довольно большое количество “зависших” лидов и сделок. А также предложим клиенту пересмотреть логику этапов и направлений в сделках, с целью сделать отчетность еще более корректной и прозрачной.

5. Преимущества от внедрения. Примеры использования системы

Теперь клиенту проще отслеживать и контролировать работу менеджеров. Воронка продаж анализируется, руководителю легко просматривать эффективность сотрудников, продажи как текущие, так и прошедшие по разным направлениям. Фильтры позволяют быстро и без лишних усилий вывести нужную статистику.

Например, благодаря фильтру в сделка "Дебиторская задолженность" клиент быстро получает информацию о том, какие клиенты сейчас в "должниках", как долго и у каких менеджеров.

3 главные задачи, поставленные клиентом, выполнены:

• Отслеживаются суммы сделок, которые были реализованы в отчетном периоде
• Отслеживаются суммы дебиторской задолженности
• Создана инструкция для самостоятельного использования настроенных отчетов

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.