РУСТА
.png)
О компании:
“Руста” — это логистическая компания, которая была создана на базе «Совтрансавто-Москва» и белорусского предприятия «Веставто». Компании 75 лет, она оказывает услуги в области городских, внутрироссийских, крупногабаритных, мультимодальных, ADR перевозок, оказания услуг таможенного брокера. В штате компании — более 50 человек.
Проблема клиента:
В компании был установлен Битрикс24, но полноценно им не пользовались. В работе были сложности, которые требовали оптимизации и автоматизации процессов:
-
Когда менеджеру поступал клиентский запрос на просчет, ему необходимо было вручную отправить этот запрос на просчет каждому логисту, затем проконтролировать эти письма, собрать ответы, консолидировать их и выбрать тот вариант, который будет зафиксирован в коммерческом предложении для клиента (самый выгодный, самый быстрый, самый подходящий и т.п.). Было очень много писем и затянутой переписки. Менеджеры терялись, что, кому и по какому клиентскому запросу они отправили, на что и от кого получили ответ.
-
На каждый клиентский запрос в компании происходит формирование договоров, которые проходят большую очередь согласования и проверок. В процесс вовлечено большое количество людей, и он был сильно затянут по времени.
Что мы сделали:
-
Для понимания работы с заявками мы настроили лиды, сделали возможность в самом начале работать 2-м сотрудникам, которые будут распределять потоки этих лидов (с сайта, почты, телефонии) на ответственных менеджеров.
-
Далее, если лид оказывается потенциальным клиентом, ответственный менеджер ведет “Сделку”. В самой сделке мы выстроили стадии, по которым проводим клиента, чтобы у менеджера, ведущего клиента, было понимание, отправлен ли запрос логисту по данному клиенту, получен ли ответ, сформировано ли КП или мы находимся на стадии согласования договора.
-
Внутри этих стадий менеджер разбивает весь заказ на услуги и они автоматически в рамках бизнес-процессов отправляются выбранным логистам в нужную компанию. Менеджер заполняет первичные данные: откуда-куда, вид транспорта, дата завершения расчета и т.д. и выбирает внутреннюю компанию, куда этот запрос нужно отправить, и система назначает задание ответственному сотруднику, который делает просчет по этой услуге.
-
Когда все запросы отправлены, автоматически формируется реестр, в котором видно, запрос каких услуг сделал менеджер. Каждой услуге соответствует столько компаний, сколько выбрал менеджер. О каждом добавлении в реестр менеджер получает уведомление. Реестр формируется внутри сделки, его можно выгрузить в Excel, обработать и отправить клиенту.
-
Когда все логисты дадут ответы, поменяется стадия, менеджеру придет финальное уведомление о необходимости выставить КП.
Результат:
Мы выстроили четкую универсальную логическую цепочку для всех услуг компании. Произведенные настройки помогли значительно сократить временные затраты сотрудников на выполнение тех же самых задач.
Преимущества от реализованного проекта:
Упростили отправку запроса, получение ответа, понимание, что все готово. Менеджеры теперь экономят уйму времени на обработку информации. Сократилось и время просчетов, клиенты компании стали получать КП гораздо быстрее.
Пример использования системы в рабочей ситуации:
Логистам дважды приходит напоминание о необходимости сделать просчет: за 1 день и за 2 часа до назначенного срока. Ответственный менеджер тоже получает уведомление за 2 часа, чтобы успеть “пнуть” логистов.
Впечатления клиента:
Сотрудничество с компанией продолжается. Разрабатываем бизнес-процесс по формированию пакета документов и согласованию договоров.
