Настройка бизнес-процесса по инвентаризации ООО «Эстетическая Косметология»

Краткая информация о клиенте

Компания: ООО "Эстетическая Косметология"

О компании: Международная группа клиник эстетических инноваций «Медиэстетик».

Число сотрудников работающих в Битрикс24: более 100 человек

Город: Санкт-Петербург.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В компанию обратилась главный бухгалтер компании Наталья Ивановна. Обращение ее было простым, нужно было реализовать функционал инвентаризации оборудования в компании в Битрикс24.

Проблемы и боли с которыми обратились в компанию:

• Нет программного обеспечения, которое бы позволило хранить все оборудование в одном месте и понимать, кто закреплен за ним, и возможности выполнения действий с оборудованием (Смена ответственного, ремонт, списание).

Процесс внедрения, особенности проекта

Как принято в нашей компании, начали работу мы с проведения подробного аудита текущего процесса инвентаризации. Детально проанализировав процесс инвентаризации, было принято решение реализовать функционал в Битрикс24 с помощью процессов в ленте новостей.

После проведения аудита процесса инвентаризации, было составлено техническое задание, в котором подробно расписали логику и этапы процесса.

При реализации Бизнес процесса заложили два этапа работы:

1. Заведение всего оборудования в реестр инвентаризации, и закрепление за сотрудниками этого оборудования
2. Выполнение действий с оборудованием.

На первом этапе ответственный сотрудник бухгалтерии заводит данные оборудования в реестр инвентаризации, в созданные поля. Настроен ряд обязательных полей для четкой идентификации оборудования.

Далее важным пожеланием было, сделать возможность просмотра информации по оборудованию отсканировав QR-код. Чтобы это реализовать, инициатору процесса необходимо в отдельном задании процесса выполнить цепочку действий для формирования QR-кода и прикрепления его в само задание.

После этот QR-код должен быть распечатан, заламинирован и прикреплен к оборудованию.

Следующим действием является закрепление за оборудованием сотрудника. В действии сотрудник может подтвердить что принимает оборудование. И может отклонить заявку.

Если оборудование принято, то приходят руководителю и бухгалтерии уведомления и выдаются права на чтение данных оборудования. Происходит смена статуса оборудования.

Если происходит отклонение, то сотрудник указывает почему отклоняет задание и далее ставится статус оборудования на «В Резерве»

На втором этапе был проведен большой анализ и предложены разные варианты работы с действиями оборудования. Но остановились на единственно верном, который заключается в создании отдельного процесса для действий с оборудованием. 

Этот способ позволил реализовать процесс так, что при добавлении действия, сотрудники в списке для выбора видят только, то оборудование на которое у них есть доступ.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Были определены следующие действия:

1. Смена сотрудника
2. Продажа оборудования (Смена владельца оборудования)
3. Сдача в аренду (смена пользователя оборудования)
4. Возврат из аренды
5. Временное хранение 
6. Отправить на ремонт
7. Вернуть из ремонта
8. Списание

Каждое действие это отдельный процесс. В каждом действии происходит проверка оборудование на принадлежность к медицинскому оборудованию. И если оно таковым является, то действие должен согласовать руководитель. 

Так в каждом действии происходит формирование соответствующего акта. Для реализации данной возможность использовали приложение из маркет Битрикс24.

Далее создается действие с приемом оборудования новым сотрудником, который указывается при запуске процесса с действием.

Выполнение каждого действия сопровождают собой смену статусов оборудования и записью их в отдельное поле для истории.

Клиенту произвели обучение по работу с функционалом и записали Видео материал.

Преимущества от внедрения

• Компания получила возможность производить учет оборудования и инвентаризации внутри портала Битрикс24.
• Информация по дорогостоящим приборам хранится в структурированном виде с отражением всех данных оборудования и статусов.
• Появилась возможность определять точное количество оборудования в компании и его состояние;
• Понятно, у какого сотрудника излишнее оборудование и на кого его можно перераспределить или какое оборудование находится в резерве.
• Разграничение прав доступа к оборудованию, дало возможность сотрудникам в реестре видеть только свое оборудование.
• Разделение процессов заведения оборудования и действий с ним позволило разграничить работу ответственных сотрудников.
• Настроенные действия с оборудованием закрывают все возможные движения оборудования в компании.
• Руководитель всегда ознакомлен с каждым действием над  медицинским оборудованием.
• Автоматическое формирование шаблонов документов, позволило сократить время на их формирование. Так же все акты всегда прикрепляются к оборудованию.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Клиент остался очень доволен достигнутым результатом и с удовольствием использует реализованный функционал.