Партнеры
WebMens
Настройка бизнес-процесса по инвентаризации ООО «Эстетическая Косметология»

Настройка бизнес-процесса по инвентаризации ООО «Эстетическая Косметология»

Настройка бизнес-процесса по инвентаризации ООО «Эстетическая Косметология»
Краткая информация о клиенте

Компания: ООО "Эстетическая Косметология"

О компании: Международная группа клиник эстетических инноваций «Медиэстетик».

Число сотрудников работающих в Битрикс24: более 100 человек

Город: Санкт-Петербург.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В компанию обратилась главный бухгалтер компании Наталья Ивановна. Обращение ее было простым, нужно было реализовать функционал инвентаризации оборудования в компании в Битрикс24.

Проблемы и боли с которыми обратились в компанию:
  • Нет программного обеспечения, которое бы позволило хранить все оборудование в одном месте и понимать, кто закреплен за ним, и возможности выполнения действий с оборудованием (Смена ответственного, ремонт, списание).
Процесс внедрения, особенности проекта

Как принято в нашей компании, начали работу мы с проведения подробного аудита текущего процесса инвентаризации. Детально проанализировав процесс инвентаризации, было принято решение реализовать функционал в Битрикс24 с помощью процессов в ленте новостей.

После проведения аудита процесса инвентаризации, было составлено техническое задание, в котором подробно расписали логику и этапы процесса.

При реализации Бизнес процесса заложили два этапа работы:
  1. Заведение всего оборудования в реестр инвентаризации, и закрепление за сотрудниками этого оборудования
  2. Выполнение действий с оборудованием.
На первом этапе ответственный сотрудник бухгалтерии заводит данные оборудования в реестр инвентаризации, в созданные поля. Настроен ряд обязательных полей для четкой идентификации оборудования.

Далее важным пожеланием было, сделать возможность просмотра информации по оборудованию отсканировав QR-код. Чтобы это реализовать, инициатору процесса необходимо в отдельном задании процесса выполнить цепочку действий для формирования QR-кода и прикрепления его в само задание.

После этот QR-код должен быть распечатан, заламинирован и прикреплен к оборудованию.

Следующим действием является закрепление за оборудованием сотрудника. В действии сотрудник может подтвердить что принимает оборудование. И может отклонить заявку.

Если оборудование принято, то приходят руководителю и бухгалтерии уведомления и выдаются права на чтение данных оборудования. Происходит смена статуса оборудования.

Если происходит отклонение, то сотрудник указывает почему отклоняет задание и далее ставится статус оборудования на «В Резерве»

На втором этапе был проведен большой анализ и предложены разные варианты работы с действиями оборудования. Но остановились на единственно верном, который заключается в создании отдельного процесса для действий с оборудованием. 

Этот способ позволил реализовать процесс так, что при добавлении действия, сотрудники в списке для выбора видят только, то оборудование на которое у них есть доступ.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Были определены следующие действия:
  1. Смена сотрудника
  2. Продажа оборудования (Смена владельца оборудования)
  3. Сдача в аренду (смена пользователя оборудования)
  4. Возврат из аренды
  5. Временное хранение 
  6. Отправить на ремонт
  7. Вернуть из ремонта
  8. Списание
Каждое действие это отдельный процесс. В каждом действии происходит проверка оборудование на принадлежность к медицинскому оборудованию. И если оно таковым является, то действие должен согласовать руководитель. 

Так в каждом действии происходит формирование соответствующего акта. Для реализации данной возможность использовали приложение из маркет Битрикс24.

Далее создается действие с приемом оборудования новым сотрудником, который указывается при запуске процесса с действием.

Выполнение каждого действия сопровождают собой смену статусов оборудования и записью их в отдельное поле для истории.

Клиенту произвели обучение по работу с функционалом и записали Видео материал.

Преимущества от внедрения
  • Компания получила возможность производить учет оборудования и инвентаризации внутри портала Битрикс24.
  • Информация по дорогостоящим приборам хранится в структурированном виде с отражением всех данных оборудования и статусов.
  • Появилась возможность определять точное количество оборудования в компании и его состояние;
  • Понятно, у какого сотрудника излишнее оборудование и на кого его можно перераспределить или какое оборудование находится в резерве.
  • Разграничение прав доступа к оборудованию, дало возможность сотрудникам в реестре видеть только свое оборудование.
  • Разделение процессов заведения оборудования и действий с ним позволило разграничить работу ответственных сотрудников.
  • Настроенные действия с оборудованием закрывают все возможные движения оборудования в компании.
  • Руководитель всегда ознакомлен с каждым действием над  медицинским оборудованием.
  • Автоматическое формирование шаблонов документов, позволило сократить время на их формирование. Так же все акты всегда прикрепляются к оборудованию.
Отзыв заказчика о проделанной работе

Клиент остался очень доволен достигнутым результатом и с удовольствием использует реализованный функционал.
Настройка бизнес-процесса по инвентаризации ООО «Эстетическая Косметология»
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: За успешную работу с заявками Битрикс24
Офис
Краснодар
Готов приехать
Новороссийск
Сочи
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Специалисты нашей компании имеют опыт работы в сфере автоматизации бизнеса более 8 лет. Раскроем возможности Вашего тарифа на Максимум.

Оказываем следующие услуги:
— Внедрение CRM
— Настройка бизнес-процессов
— Обучение сотрудников
— Интеграции с внешними системами
— Разработка приложений под облачный или коробочный Битрикс24.

Предоставляем решения для различных отраслей бизнеса:
1. Производство
2. Строительство
3. Гостиничный бизнес
4. Оптовая и розничная торговля
5. Сфера услуг
6. Школы, семинары, мастер-классы
7. Медицина
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Краснодар, ул. Кожевенная д. 10, оф. 2

Телефон 8 (861) 213-94-34

По Битрикс24 звоните: 8 (861) 213-94-34

E-mail: start@webmens.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
обучение