Договор висит у юриста уже неделю, финансовый директор почти месяц согласовывает бюджет, а начальник отдела кадров никак не доработает должностную инструкцию для офис-менеджера. Так происходит, если в компании не выстроен процесс согласования документов.
Разбираемся, что включает эта процедура, из каких этапов состоит и как наладить согласование, чтобы документы не зависали.
Что такое согласование документов
Согласование документов — это рассмотрение документов ответственными лицами. Цель — проверить содержание, юридическую корректность и целесообразность решения, которое закрепляет бумага. По итогам каждый участник либо визирует документ, либо возвращает его на доработку с замечаниями.
Вот зачем это нужно бизнесу:
- Снизить риск ошибок — несколько человек наверняка заметят то, что не увидел один.
- Четко зафиксировать ответственность — кто рассматривал, кто одобрил, кто отклонил и на каком этапе.
- Создать доказательную базу — на случай споров внутри компании или с контрагентами.
Виды согласования документов
Согласование различается по двум основным параметрам: кто участвует и как организован процесс.
В зависимости от участников согласование бывает внутреннее и внешнее.
Внутреннее — документ проходит через сотрудников и подразделения внутри самой организации: юридический отдел, бухгалтерию, руководителей направлений.
Внешнее — документ направляют за пределы компании: контрагентам, партнерам, в контролирующие органы.
В зависимости от организации процесса есть три варианта:
Последовательное согласование — участники рассматривают документ по очереди, каждый видит замечания предыдущего. Это повышает качество, но занимает больше времени.
Параллельное — все согласующие получают документ одновременно. Это ускоряет процесс, но иногда правки могут противоречить друг другу и в итоге согласование все равно затягивается.
Смешанное — часть согласующих работает последовательно, часть — параллельно. Такой подход позволяет сбалансировать скорость и качество проработки.
Какие документы нужно обязательно согласовывать
Каждая компания сама определяет перечень документов, которые нужно согласовывать. Чаще всего эту процедуру запускают для таких бумаг:
- договоры и соглашения с контрагентами;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции;
- инструкции по охране труда;
- регламенты по внутренним процессам;
- штатное расписание;
- сметы или бюджеты.
Как правило, чем меньше компания, тем меньше документов нужно согласовывать. В крупных организациях бумаг больше, а порядок согласования обычно прописывают в регламентах.
Этапы согласования документов
Любое согласование — это маршрут. Он может быть коротким, из двух — трех этапов, если документ простой, а участников немного. А может включать шесть — семь шагов.
1. Подготовка документа. Инициатор составляет проект документа, прикладывает обоснования и сопроводительные материалы, например расчеты, ссылки на нормативные акты или аналитические данные. Это поможет всем участникам видеть полную картину и сократить срок согласования.
2. Определение маршрута. Инициатор формирует список согласующих, прописывает очередность их участия в процессе, устанавливает четкие сроки рассмотрения для каждого. Если пропустить этот шаг, документ может потеряться или зависнуть на каком-либо этапе.
3. Рассмотрение документа. Каждый участник изучает документ в отведенный срок, вносит замечания или ставит визу — подтверждение того, что он ознакомился и согласен. Замечания и доработки фиксируют в листе согласований или в электронной системе документооборота.
4. Доработка документа. Если есть замечания, инициатор вносит правки и отправляет документ на повторное рассмотрение — всем или только тем участникам, чьи замечания отрабатывали. Этот цикл может повторяться несколько раз.
5. Финальное утверждение. Доработанный и согласованный участниками документ подписывает уполномоченное лицо, например руководитель подразделения или генеральный директор.
6. Регистрация и хранение. Утвержденному документу присваивают номер, сведения о нем вносят в бумажный или электронный регистр. Затем отправляют на хранение: в архив организации или ЭДО.
Что такое лист согласования
Лист согласования — это документ внутри документа. На отдельной странице или в файле указывают:
- ФИО и должности всех согласующих;
- сроки рассмотрения для каждого участника;
- статус, например: согласовано, согласовано с замечаниями, отправлено на доработку.
Во многих компаниях лист согласования до сих пор ведут на бумаге и физически передают от стола к столу. Такой подход замедляет весь процесс: документ ждет, пока нужный человек будет на месте, а риск потерять или перепутать версии остается высоким.
Как автоматизировать согласование документов
Если согласовывать документы вручную, процесс может растянуться на несколько недель, а еще велика вероятность ошибиться или не учесть все замечания. Чтобы этого избежать, согласование автоматизируют. Для этого используют системы электронного документооборота. Автоматизированный процесс согласования выглядит так:
1. Вы запускаете процесс в системе и указываете, кто должен рассмотреть документ и в какой срок.
2. Каждый участник получает уведомление в системе — не нужно проверять почту, ждать напоминаний от других согласующих.
3. Сотрудники работают над документом онлайн и могут делать это одновременно.
4. Система сохраняет комментарии, историю изменений — процесс становится прозрачным.
5. Вы можете зайти в систему и увидеть, на каком этапе согласования находится документ, кто из участников оставил замечания или согласовал.
Часто задаваемые вопросы
Согласование — это экспертная проверка документа до того, как его подписали. Например, юрист, начальник отдела кадров, коммерческий директор изучают текст и дают оценку: можно ли его утверждать или нужна доработка.
Утверждение документа — это финальный этап, когда уполномоченное лицо подписывает документ и тот получает юридическую силу.
В законодательстве нет требований для компаний обязательно использовать лист согласований. Но большинство предприятий используют этот документ, чтобы в спорных ситуациях восстановить историю изменений, проверить комментарии согласующих.
Универсального числа нет. Важно, чтобы каждый участник маршрута нес реальную ответственность за свой участок: юрист — за правовую часть, финансовый директор — за бюджет, руководитель отдела — за условия по существу. Если человек в списке не принимает решений, он лишний в этом процессе согласования.
В регламенте стоит заранее прописать, сколько времени есть у каждого участника и каков порядок действий. Например, если сотрудник не согласовывает документ в течение двух рабочих дней, его автоматически передают руководителю согласующего.
В автоматизированных системах этот механизм можно настроить и не нужно будет контролировать всех участников.
Что в итоге
- Цель согласования — проверить документ, оценить его содержание, юридические и финансовые риски, убедиться, что он соответствует интересам компании.
- Согласование бывает внутренним — в контуре компании — и внешним, когда документ согласовывают с партнерами, подрядчиками, контрагентами, контролирующими органами.
- Можно выстроить процесс согласования последовательно, параллельно или совместить эти два варианта. Какой выбрать, зависит от типа документа.
- Обычно документы согласовывают по такой схеме: готовят проект → разрабатывают маршрут → каждый участник рассматривает документ → если есть замечания, документ дорабатывают и исправляют → ответственное лицо подписывает документ → документ регистрируют и отправляют на хранение.
- Чтобы можно было контролировать процесс, используют лист согласования. Это документ, в котором фиксируют ФИО и должности участников, сроки рассмотрения, замечания.
- Ускорить процесс согласования и сделать его прозрачным можно с помощью систем электронного документооборота, например Битрикс24.
