Настройка Битрикс24

Краткая информация о клиенте
Сфера деятельности: Строительство, ремонт и благоустройство
Бастион — строительство деревянных домов из арболита «под ключ» в Чите и области от профессионалов
Тип продукта: Облачный Битрикс24
Тариф: Профессиональный
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 26 сотрудников
Город: г. Чита
 
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент

• Разделение входящей исходящей корреспонденции
• Автоматическое присвоение регистрационных номеров
• Распределение документов по исполнителям
•  Установка контрольных дат исполнения
•  Контроль выполнения задач, связанных с документооборотом
•  Согласование документов
•  Подписание исходящих документов ЭЦП

Организация документооборота

•  Папки входящих и исходящих документов
•  Наличие карточки документа с историей исполнения и согласования
•  Карточка документа должна иметь возможность ссылки на карточки других документов

Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь были настроены шаблоны документов. Это позволило создать структуру и единый стиль для всех документов предприятия. Каждый шаблон был тщательно разработан с учетом требований и особенностей различных типов документов, чтобы обеспечить их эффективное использование. 
Далее приступили к организации учета документов в разрезе филиалов, типов документов и групп документов. Была разработана система классификации, которая позволяет быстро и удобно найти нужный документ в электронном архиве. Каждый документ был присвоен соответствующим категориям и тегам, чтобы облегчить его поиск и упорядочить хранение. 
На основе смарт-процессов сделали электронный архив документов предприятия. Это позволило существенно упростить процесс хранения и управления документами. В архиве были созданы различные разделы и подразделы, чтобы организовать документы по определенным критериям. Каждый документ был загружен в соответствующую папку, чтобы обеспечить его доступность и сохранность. 
Внутри электронного архива был настроен бизнес процесс, который позволяет отправлять задачи на согласование разным исполнителям с возможностью совместно работать над документом. Были определены этапы согласования и ответственные лица, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие и контроль за процессом. Каждый исполнитель получал уведомления о новых задачах и мог просматривать и редактировать документы в режиме реального времени.

Работа с решением. Достигнутые результаты
Внедрение позволило сократить время на поиск и обработку документов, повысить прозрачность и эффективность работы с ними, а также снизить риски ошибок и потери информации.

Преимущества от внедрения
Таким образом, благодаря внедрению электронного архива и настройке бизнес процесса, предприятие смогло значительно улучшить учет и управление документами. И самое главное – у клиента появился фундамент для дальнейшей реализации сложных взаимодействий со своими клиентами

Отзыв заказчика о проделанной работе
"Мне, как руководителю, важно, чтобы был единый архив документа. Команда специалистов помогла нам этого добиться. Меня более чем устраивает."