Фирменный салон дверей Portalle Ростов

CRM для Ростовского представительства “PORTALLE” (Двери премиум-класса для квартир и коттеджей)

К нам обратился Клиент, который уже работал с нами ранее, будучи руководителем в компании, для которой мы делали внедрение Битрикс24. Теперь он открыл Ростовское представительство  "Фирменного салона дверей Portalle”.
Перед нами стояла задача внедрения CRM не только для автоматизации и учета продаж, но и для отдела сервиса и контроля качества обслуживания.
Также нужно было регламентировать работу с партнерами компании - компаниями по дизайну интерьеров и  частными дизайнерами.

Пользоваться инструментами Битиркс24 будут административные сотрудники, продажники и сотрудники отдела сервиса (всего порядка 10 -15 человек). Также в компании есть сотрудники “на выезде” - доставщики, монтажники. Для них нужно было организовать возможность получать информацию из Битрикс24, а также крепить к сделкам фотографии и документы. При этом работу с Битрикс24 для удаленных сотрудников нужно максимально упростить, по возможности вовсе не заводить их на портал.

Цели проекта:

• организация работы отдела продаж с входящими заявками 

• организация поиска новых клиентов (холодный обзвон)

• автоматизация непрерывного процесса предоставления услуги (слаженная работа нескольких сотрудников фирмы): продажа - работа с фабрикой - доставка и монтаж.

• автоматизация работы с партнерами - дизайнерами.

• контроль качества обслуживания, повышение лояльности клиента.

Процесс внедрения

Для уточнения бизнес-процессов компании наш Аналитик провел интервью с владельцем проекта и руководителями подразделений. Были выстроены блок-схемы рабочих процессов. 

В первую очередь автоматизировали работу отделов продаж:

• подключили телефонию

• настроили карточки Лидов, Контактов, Компаний, Сделок

• выделили стадии продаж

• настроили права доступа к CRM

• организовали ввод обязательной информации в базу CRM для каждого этапа продажи

• автоматизировали расчет суммы сделки, аванса и задолженности по оплате клиента. 

Вторым этапом автоматизировали работу Производства и Сервиса, а также оптимизировали работу отдела продаж по результатам некоторого эксплуатационного периода:

• настроили воронки “Производство” и “Сервис”

• подключили WhatsApp и Instagram.

• организовали автоматическую отправку доставщикам и монтажникам информации о запланированных работах

• с помощью CRM форм организовали возможность сотрудникам “на выезде” - передавить фотографии и акты выполненных работ, с автоматическим прикреплением документов в карточку соответствующей сделки, а также самостоятельный переход сделки на следующий этап при завершении монтажа.

• настроили процесс согласования брака сделки руководителем отдела продаж с возможностью вернуть сделку в работу.

• настроили автоматические рассылки и напоминания клиентам по этапам сделок

Для повышения качества обслуживания клиентов:

• организовали автоматическую отправку на Ватсап клиенту CRM формы “Отзыв”.

• настроили процесс обработки отзыва: в случае получения негативного отклика - привлекается внимание руководителя.

Для работы с партнерами компании:

Настроили бизнес-процесс “Агентские вознаграждения”. БП в ленте новостей запускается при завершении сделки, если инициатором продажи был сотрудник компании-партнера Дизайнера-интерьеров. Процесс проходит 2 этапа согласования: у руководителя отдела продаж и руководителя компании и далее переходит к Бухгалтеру, на выплату вознаграждения.

Достигнутые результаты.

Все поставленные цели проекта были достигнуты. Также для сотрудников проведено обучение. Функционал внедрялся поэтапно, пользователи имеют возможность обратится в техподдержку нашей компании в случае возникновения сложностей с работой портала.
Основные востребованные инструменты Битиркс24 - CRM и Телефония. Ведется работа с задачами. Также активно используется интеграция с WhatsApp и Instagram.
Работа сотрудников стала более слаженной и прозрачной. Вся информация о работе хранится в одном месте и в любой момент доступна руководителям. Организована возможность учета и анализа работы с партнерами.

Преимущества от внедрения

• Увеличилась скорость обработки заявок

• Улучшилось взаимодействие между сотрудниками фирмы

• Стало более ясным взаимодействие с партнерами - дизайнерами

• История продаж и работы с клиентами доступна спустя долгое время

• Акты и фотографии выполненных работ перестали теряться

• Автоматический расчет сумм предоплаты и доплат, а также своевременное напоминание о платежах облегчили работу менеджеров