Автоматизация — это подход к развитию бизнеса, когда компания поручает повторяющиеся задачи цифровым сервисам. Сотрудники один раз настраивают инструменты, после чего программы работают самостоятельно. В результате команды быстрее обрабатывают заявки от клиентов, меньше ошибаются и не тратят время на рутину.
В этом материале мы собрали полезные статьи, которые помогут разобраться в автоматизации бизнеса. Переходите по ссылкам, чтобы узнавать больше про то, как сделать процессы эффективнее и как в этом могут помочь инструменты Битрикс24.
Если не хотите погружаться в теорию, переходите сразу к практике — создайте свой Битрикс24 бесплатно и используйте возможности цифровых инструментов в вашей компании.
Какие задачи решает автоматизация
Улучшает производительность
Системы автоматизации бизнеса помогают компаниям делать больше с меньшими усилиями. Сотрудники решают важные и сложные задачи, а рутину берут на себя цифровые инструменты. В результате команда становится эффективнее — обрабатывает заказы быстрее, запускает новые проекты и привлекает дополнительных клиентов.
Снижает количество ошибок
Технологии автоматизации бизнеса исключают человеческий фактор в рутинных операциях. Сотрудники могут уставать, отвлекаться или забывать о задачах. Программы работают по заданным алгоритмам и не ошибаются.
Экономит время сотрудников
Офисные сотрудники в России ежедневно тратят до четырех часов на рутинные задачи: сбор документов, согласования, подготовку материалов. Это почти половина рабочего дня. Инструменты автоматизации бизнеса берут эти операции на себя и освобождают время специалистов на более ответственные задачи.
Помогает масштабироваться
Когда бизнес растет, объем работы увеличивается. Чтобы справляться с загрузкой, компания может нанять новых сотрудников — или автоматизировать процессы. Цифровые сервисы помогают масштабироваться без расширения штата.
Какие инструменты используют для автоматизации
CRM-системы. Они собирают, упорядочивают и хранят информацию о клиентах. Также помогают компаниям управлять продажами. В CRM строят воронки, работают с лидами и ведут сделки.
Современные CRM-системы фиксируют обращения клиентов в разных каналах, распределяют заявки по менеджерам и показывают, на каком этапе воронки находится каждая сделка.
В CRM Битрикс24 управлять продажами помогает искусственный интеллект. Нейросеть расшифровывает звонки и просматривает чаты с клиентами, а затем заполняет карточки сделок. Также ИИ составляет скрипты и оценивает, насколько точно менеджеры следуют сценариям.
Кроме того, искусственный интеллект в Битрикс24 организует повторные продажи. Автоматически просматривает клиентскую базу, находит закономерности в прошлых действиях аудитории и определяет тех людей, кто может купить еще. Затем предлагает менеджерам создать сделку и связаться с каждым потенциальным покупателем.
Таск-менеджеры. В них фиксируют задачи, назначают исполнителей, устанавливают сроки проектов. Обычно такие сервисы выглядят как набор карточек — форм, в которых описывают, что, кому и когда нужно сделать. Структурировать дела можно по-разному: списком, диаграммой Ганта, по методологии Скрам или на канбан-доске.
- Скрам — подход, при котором команда работает короткими циклами (спринтами) и регулярно синхронизируется на встречах.
- Канбан — система, по которой команда визуализирует задачи на доске и двигает их по этапам.
- Диаграмма Ганта — инструмент, который показывает этапы проекта на временной шкале и описывает, в какой последовательности нужно выполнять задачи.
Программам для управления задачами можно поручить постановку заданий и контроль за работой. В Битрикс24 этим занимаются специальные роботы. Они могут автоматически создавать карточки повторяющихся задач в нужное время, менять ответственных на разных этапах проекта и напоминать исполнителям о дедлайнах.
Системы кадрового электронного документооборота. КЭДО — это электронный документооборот. С его помощью специалисты могут создавать, согласовывать и подписывать нужные бумаги онлайн.
Автоматизировать работу с кадровыми документами помогает КЭДО Битрикс24. Система сама формирует трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, отпуске и увольнении по шаблонам. Специалистам не нужно каждый раз заполнять бумаги вручную — данные автоматически подтягиваются из «1C».
AI-ассистенты. Искусственный интеллект берет на себя задачи, которые раньше мог выполнять только человек: пишет рекламные тексты, строит маркетинговые стратегии, оценивает диалоги менеджеров с клиентами, описывает задачи, составляет резюме встреч и настраивает CRM.
AI-помощники справляются с рутинными операциями быстрее, а также эффективнее находят закономерности в больших данных. Например, определяют, какие клиенты с большей вероятностью купят продукт повторно.
В Битрикс24 искусственный интеллект встроен в CRM, таск-трекер, мессенджер и платформу для видеозвонков Синк AI. По умолчанию сервис работает на размышляющей модели BitrixGPT, которая по качеству соответствует ведущим AI‑моделям.
Системы Service Desk. Они помогают компаниям организовать техническую поддержку и обработку внутренних обращений от сотрудников. Работники могут оставлять заявки на разные задачи: починить принтер, настроить доступ к программе, заказать канцелярию, согласовать командировку. Service Desk собирает все запросы в одном месте, распределяет их между исполнителями и контролирует сроки решения.
В Битрикс24 для организации Service Desk есть инструмент Потоки. Система автоматически выбирает специалиста на каждое обращение — новую задачу получает тот сотрудник, у которого меньше всего текущих задач.
Как автоматизируют продажи
Цифровые инструменты могут выполнять рутинные операции на всех этапах воронки. Сервисы помогают сотрудникам компаний привлекать новых покупателей, вести клиентов до сделок, проводить повторные продажи.
Программы рассылают письма, напоминают менеджерам о задачах, создают счета и готовят договоры. А искусственный интеллект расшифровывает звонки, заполняет карточки сделок и подсказывает специалистам, как лучше общаться с покупателями.
Кроме того, нейросети могут настраивать CRM. Для этого в Битрикс24 работает Агент Марта AI. Она помогает новым пользователям освоиться в программе. Задает несколько простых вопросов о компании, а затем формирует структуру продаж: продумывает этапы воронки и предлагает поля карточек сделок. Достаточно проверить детали, согласовать параметры — и можно начинать работу.
Как автоматизируют проектный менеджмент
Бизнес может автоматизировать работу над задачами. Поручить сервисам контролировать сроки, уведомлять ответственных сотрудников обо всех изменениях в проектах, двигать дела по этапам на канбан-доске. При этом ИИ в цифровых инструментах может помогать формулировать технические задания и составлять чек-листы для исполнителей.
Как автоматизируют маркетинг
Сервисы используют, чтобы проводить персональные рассылки. Системы отслеживают действия клиентов и автоматически реагируют на них. Например, самостоятельно запускают цепочку писем, когда человек соглашается на рассылку в форме на сайте.
Кроме того, цифровые инструменты помогают контролировать эффективность маркетинговых кампаний. Собирают аналитику и предлагают бизнесу готовые графики с данными.
Как автоматизируют кадровый документооборот
Цифровые инструменты помогают оформлять новых сотрудников, хранят кадровые документы и синхронизируют данные с «1С». Программы могут создавать и автоматически отправлять нужные бумаги на массовое подписание. Отделу кадров не нужно вручную выполнять все эти операции.
Как автоматизируют бизнес-процессы
Системы автоматизации могут брать на себя типовые внутренние операции — согласование документов, оформление командировок, обработку запросов к IT-службе. Программы автоматически собирают все заявки от сотрудников компании, распределяют задачи по исполнителям и уведомляют ответственных специалистов о новых обращениях.
Кейсы автоматизации: как компании ускоряют работу с помощью цифровых инструментов
Автоматизация работает для любого бизнеса, но задачи и подходы различаются в зависимости от модели работы и масштаба компании. Рассмотрим четыре кейса: B2C- и B2B-организаций, малого, среднего и крупного бизнеса.
Как кровельщики из Ставрополя начали принимать заказы через ИИ-консультанта
Кровельная компания из Ставрополя занимается установкой и ремонтом крыш для частных клиентов. В высокий сезон менеджеры не успевали обрабатывать поток заявок из мессенджеров, соцсетей и «Авито» — сообщения терялись, клиенты уходили.
Тогда компания обратилась к интегратору «Хороший дизайн», и партнер по внедрению Битрикс24 подключил ИИ-консультанта на базе ChatGPT. Теперь он круглосуточно принимает обращения из всех каналов, уточняет детали заказа и передает информацию в CRM Битрикс24.
Бот обрабатывает 89% первичных обращений со средним временем ответа 27 секунд, а менеджеры подключаются только на финальном этапе сделки.
Переходите по ссылке, чтобы узнать все подробности проекта.
Как в группе компаний INTEC стали работать роботы
INTEC — группа IT-компаний, которая занимается разработкой сайтов и внедрением Битрикс24. Команда работает в B2B-сегменте.
Однажды отдел продаж INTEC заметил проблему. Менеджеры работали в CRM Битрикс24 по воронке, однако часто забывали перенести карточку сделки на следующий этап — из-за этого руководитель терял контроль.
Тогда команда настроила автоматические переносы сделок. Теперь после каждого действия сотрудника система сама двигает карточку дальше и на нужных этапах запускает email-рассылку для клиентов.
Переходите по ссылке, чтобы узнать все подробности проекта.
Как производитель мебели взял под контроль работу выездных сотрудников
«Нова кухни» — мебельное производство, которое проектирует интерьеры, доставляет и собирает кухни на заказ.
Когда компания начала получать больше заказов, данные начали теряться в чатах: дизайнеры-замерщики, логисты и сборщики работали разобщенно, а руководители долго собирали отчеты вручную.
Партнер Inter‑M создал в Битрикс24 рабочие пространства для каждого направления «Нова кухни» — замеры, доставка, сборка — с канбан-досками и автоматическими уведомлениями.
Теперь выездные сотрудники видят задачи в мобильном приложении, загружают фотоотчеты в карточки, а система сама меняет статусы и предупреждает менеджеров о задержках.
Переходите по ссылке, чтобы узнать все подробности проекта.
Как компания «Шатура» оцифровала процессы в Битрикс24
«Шатура» — один из крупнейших производителей мебели в России. В сеть входит более 600 магазинов по всей стране. Компания принимает обращения от клиентов с сайта, из мессенджеров, колл-центра и маркетплейсов.
Раньше бизнес не видел полной картины по заказчикам и не мог контролировать скорость обработки заявок. Тогда «Шатура» внедрила Битрикс24 и оцифровала все входящие обращения. Теперь система автоматически распределяет заявки по ответственным сотрудникам и фиксирует результаты работы.
Переходите по ссылке, чтобы узнать все подробности проекта.
Частые вопросы
No-code автоматизация — способ настраивать бизнес-процессы и создавать цифровые решения без помощи программистов. Для этого используют готовые шаблоны и визуальные конструкторы: выбирают нужные блоки, задают условия и параметры через понятный интерфейс.
Такой подход позволяет маркетологам, HR-менеджерам, руководителям отделов самостоятельно автоматизировать рутинные задачи. Бизнес экономит время на поиске разработчиков и деньги на их работе, а результат получает в разы быстрее.
Партнер нужен, если у компании сложная структура, много отделов, нестандартные процессы и важны интеграции — так меньше риска ошибиться на этапе настройки. Еще помощь пригодится, когда нужна глубокая доработка под специфику бизнеса или связка с внешними системами.
Что в итоге
- Автоматизация помогает бизнесу работать эффективнее. Программы берут на себя рутинные операции и освобождают время сотрудников на более важные задачи.
- Автоматизировать можно почти любое направление бизнеса. Продажи, маркетинг, управление задачами, кадровый документооборот, бизнес-процессы — для каждого отдела есть готовые инструменты.
- Для автоматизации используют разные инструменты. CRM-системы управляют продажами и клиентами. Таск-менеджеры помогают контролировать проекты. КЭДО автоматизирует работу с кадровыми документами. AI-ассистенты пишут тексты и анализируют данные.
- Автоматизация подходит любому бизнесу: малому, среднему и крупному, в B2C- и B2B-сегменте.
- No-code инструменты позволяют настраивать цифровые сервисы без программистов. Маркетологи, HR-менеджеры и руководители могут сами выбрать готовые шаблоны бизнес-процессов и задать свои параметры через визуальный интерфейс.
