Во время пандемии бизнес стал массово переходить на КЭДО — кадровый электронный документооборот. С работниками подписывали трудовые договоры, приказы на отпуск и командировки онлайн. Оказалось, что это удобно — только в 2022 году КЭДО стали использовать на 80% больше компаний.
В статье рассказываем о плюсах и минусах перехода на кадровый электронный документооборот.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — система, в которой предприниматели выпускают, подписывают и хранят кадровые документы: коллективные договоры, штатное расписание, график отпусков, заявления на компенсацию расходов в командировке.
Плюс КЭДО в том, что программой можно пользоваться с любого устройства — компьютера, смартфона, планшета. Это удобно, если руководитель или подчиненный находится в командировке или на рабочей встрече: можно быстро подписать нужный документ.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании. Они обладают такой же правовой силой, что и подписанные вручную.
По статистике, КЭДО чаще всего используют, чтобы оформлять отпуски, командировки, расчетные листки, а также подписывать внутренние документы — например, устав или положение о премировании.
Зачем компаниям переходить на КЭДО
Прежде чем начать работать с КЭДО, работодателю нужно оценить плюсы и минусы для себя и сотрудников. У перехода на кадровый электронный документооборот есть такие преимущества.
- Ускорение работы. Даже если руководитель и HR-отдел находятся в разных местах, они могут в пару кликов согласовать график отпусков или принять на работу нового сотрудника. Еще компания не тратит время на закупку бумаги, канцелярии и картриджей. Не нужно создавать архив, распечатывать бумажные документы, пересылать их заказным письмом или курьером — все это тоже ускоряет работу.
- Простая работа с документами. Если нужно сделать копию, отчитаться по запросу налоговой или трудовой инспекции, кадровый специалист быстро находит файлы в системе КЭДО. Он может отправить электронный документ сразу нескольким сотрудникам — например, приказ на отпуск или коллективный трудовой договор.
- Прозрачные бизнес-процессы. Еще одно преимущество КЭДО в том, что с его помощью можно подписывать большинство кадровых документов. Компания составляет маршрут для каждого из них — движение от отдела кадров до руководителя. Когда сотрудник получает уведомление о новом документе, он ставит электронную подпись через КЭДО или приложение «Госключ». Затем система сама передает файл дальше по заданному алгоритму. Так можно понять, на какой стадии находится документ, и если сотрудник задерживает работу, его можно поторопить.
- Привлекательность работодателя. Для сотрудников на фрилансе использование КЭДО в компании — весомое преимущество. Это значит, что можно работать на удаленке или гибридно. Не нужно отправлять бумаги по почте или приезжать в офис, чтобы подписать документы. Работодатель же может находить лучших специалистов, не привязываясь к городу и даже стране.
Учитывайте и недостатки перехода на новую программу. Основной минус КЭДО в том, что система подходит для подписания не всех кадровых документов. Некоторые все равно придется оформлять в бумажном виде. Например:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае;
- трудовую книжку, если сотрудник не хочет вести ее электронно;
- документ об инструктаже по охране труда.
Еще один минус КЭДО для работодателя — программа платная. Ее нужно правильно связать с сервисами, которые уже используются, и настроить работу. Возможно, для этого придется нанять IT-специалиста.
КЭДО vs Бумажный документооборот
Если в компании меньше десяти работников и нет текучки, кадровый документооборот можно вести и на бумаге. Архив не займет много места, а расходы на канцтовары будут минимальными. Для крупной компании КЭДО — почти необходимость, потому что через отдел кадров проходит много документов.
Отличия электронного и бумажного кадрового документооборота собрали в таблице.
| Критерий | Бумажный документооборот | КЭДО |
| Скорость | Может растянуться на несколько дней и дольше | Моментально за пару кликов. Но сотрудники могут не заметить уведомление или забыть подписать — это замедлит работу |
| Хранение | В архивах | На защищенных серверах |
| Возможность потери | Если соблюдать условия влажности, противопожарной безопасности, не давать доступ к документам посторонним, риск потери минимален | Если соблюдать правила кибербезопасности, обслуживать ПО, риск потери минимален |
| Расходы | Покупка бумаги, картриджей для принтера, конвертов и оплата почтовых отправлений | Покупка и обновление программного обеспечения, электронно-цифровых подписей |
Как перейти на КЭДО
У 56% компаний переход на КЭДО занял менее года, у 36% — один-три года, у 8% — более трех лет. Если взвесили все плюсы и минусы КЭДО и решили внедрить систему в своей компании, следуйте инструкции.
Шаг 1. Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать
Распишите маршрут для каждого кадрового документа. Например, сотрудник отправляет заявление на материальную помощь, руководитель отдела его согласовывает. Отдел кадров издает приказ и направляет на подпись директору. На последнем этапе документ отправляется в бухгалтерию, которая начисляет выплату.
Шаг 2. Создайте группу для тестового запуска
Соберите не менее трех представителей разных отделов — допустим, HR-специалиста, бухгалтера и юриста. Расскажите сотрудникам о переходе на кадровый ЭДО, плюсах и минусах для них.
Шаг 3. Протестируйте КЭДО на рабочей группе
Соберите обратную связь: что было удобно, что нет. Улучшите маршруты для кадровых документов и разработайте положение об использовании КЭДО. В нем пропишите, с какой даты он вводится, кто получит доступ к системе, какие документы можно подписывать, как сотрудники будут получать уведомление, в какой срок нужно поставить подпись. Утвердите положение приказом руководителя.
Шаг 4. Интегрируйте КЭДО с другими рабочими программами
Например, «1С», CRM, онлайн-бухгалтерией и сервисом для проверки контрагентов. Это нужно, чтобы отделы могли быстро обмениваться информацией и документами.
Шаг 5. Получите от каждого работника письменное согласие или отказ
Для сотрудников переход на КЭДО добровольный. Если человек хочет и дальше подписывать кадровые документы на бумаге, вы не можете ему отказать. Поэтому важно доходчиво донести все плюсы и минусы КЭДО для работника. Обязателен ли переход компании на КЭДО, читайте в статье.
Шаг 6. Выпустите электронные подписи для сотрудников
Для этого можно использовать бесплатное приложение «Госключ» от Минцифры.
Шаг 7. Научите сотрудников работать в новой системе
Создайте инструкции и памятки — например, «Что делать, если несколько раз ввел неверный пароль и заблокировал личный кабинет». Назначьте ответственного работника, который разберется в тонкостях КЭДО и на первом этапе будет помогать другим.
Выбирайте сервисы КЭДО, опираясь на потребности бизнеса. Например, в Битрикс24 подключен «Госключ» и автоматизированы кадровые процессы. Если сотрудник подписал документ, программа переводит задачу в новый статус, затем отправляет уведомление следующему в цепочке работнику.
Если уже используете Битрикс24, заново регистрировать сотрудников в программе кадрового документооборота не нужно. Работникам надо только получить электронную подпись через «Госключ» и ввести логин и пароль для входа в систему. После можно работать с кадровыми документами там же, где и над другими задачами.
Частые вопросы
В КЭДО можно подписать многие кадровые документы: трудовые и коллективные договоры, приказы, заявления, графики отпусков и штатное расписание. Исключения — приказ об увольнении, документы о несчастном случае, инструктаж по охране труда и трудовые книжки, если сотрудник хочет вести ее на бумаге.
Если КЭДО интегрирован с «Госключом», сотрудники сами выпускают электронную подпись в бесплатном приложении. В нем нужно зарегистрироваться через Госуслуги и подать заявку. Эта подпись подходит для всех документов в КЭДО.
Если кадровая система не связана с «Госключом», нужно самостоятельно заказать подписи для работников в специализированной компании.
По закону использовать КЭДО необязательно. Компании сами решают, переводить кадровый документооборот в электронный вид или продолжать вести его на бумаге. При этом сотрудники могут отказаться подписывать документы онлайн, поэтому важно рассказать им обо всех плюсах электронного документооборота. Если работник сначала отказался, а потом передумал, его можно подключить к КЭДО.
Что в итоге
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, в которой компании выпускают, согласовывают, подписывают и хранят кадровые документы. Они имеют ту же правовую силу, что и бумажные.
- КЭДО выгодно компаниям, потому что упрощает работу с документами, экономит время, автоматизирует кадровые бизнес-процессы и делает их более прозрачными.
- Недостаток КЭДО в том, что некоторые документы нельзя подписать онлайн — например, приказ на увольнение. Также за программу надо платить, а чтобы ее настроить и поддерживать, может понадобиться отдельный специалист.
- Небольшая фирма может вести кадровое дело на бумаге. Для крупной компании КЭДО — уже скорее необходимость, потому что система значительно упрощает массовый документооборот.
- Чтобы перейти на КЭДО, решите, какие кадровые процессы хотите перевести в онлайн-формат, и составьте маршрут для каждого документа. Соберите рабочую группу, которая протестирует новый подход. Разработайте положение о КЭДО, ознакомьте с ним всех сотрудников, возьмите согласие или отказ от перехода на онлайн-документы. Выпустите электронные подписи и научите работников работать в новой программе.
