Результаты Задачи – в пользовательских полях

Когда может быть полезно приложение?

В режиме “Список” в задачах Битрикс24 видно далеко не все важные данные. Это особенно заметно, когда сотрудники сдают результат в комментарии, отмеченном как Результат. Такой результат есть в задаче, но его не видно в общем списке, по нему нельзя быстро ориентироваться, сложнее использовать его в отчетах, выгрузках и аналитике.

В итоге результат задачи перестает быть “спрятанным” внутри карточки. Его можно увидеть прямо в списке задач, использовать в фильтрах, выгрузках, отчетах и дашбордах Битрикс24.

Лендинг приложения

https://taskresult.digitalforsales.ru

Текстовая версия видео

https://digitalforsales.com/case/rezultaty-zadachi-v-polzovatelskih-polyah-prilozhenie-dlya-crm-bitr…

Приложение особенно полезно, если:

• у вас много задач и нужно быстро контролировать исполнение;

• руководитель принимает результаты от нескольких сотрудников или подрядчиков;

• важно видеть, у каких задач есть результат, а у каких его нет;

• нужно использовать результаты задач в аналитике или внешних отчетах;

• вы хотите сделать контроль работы команды более наглядным без лишних кликов.

Бизнес-кейс

Руководитель проектов управляет несколькими штатными и сторонними исполнителями. Ежедневно нужно принимать результаты десятков задач. Но чтобы увидеть результат, приходится проваливаться в каждую задачу отдельно. А главное – заранее не видно, есть ли в задаче результат вообще, и что именно зафиксировано как итог работы.

Из-за этого тратится время на ручную проверку, усложняется контроль завершенных задач и становится неудобно строить аналитику по исполнителям.

Благодаря нашему приложению руководитель существенно экономит время. Теперь в режиме “Список” он сразу видит:

• у каких задач в принципе есть результат задачи;

• какой текст зафиксирован как результат;

• есть ли у результата файлы;

• что именно сдал сотрудник без открытия каждой карточки.

А благодаря дашбордам можно без лишних действий видеть итоги работы каждого отдельного исполнителя, контролировать завершенные задачи и быстрее находить задачи без результата.

Это удобно не только для руководителей проектов, но и для:

• руководителей отделов;

• координаторов;

• тимлидов;

• компаний, которые работают с аутсорсерами;

• команд с большим потоком типовых задач.

Основной функционал

Приложение автоматически создает 2 множественных пользовательских поля типа “Строка”.

В поле “Результаты задачи - текст” автоматически записываются:

• тексты из комментариев-результатов;

• ссылки на веб-страницы, указанные в результате.

В поле “Результаты задачи - ссылки на файлы” автоматически записываются:

• ссылки на изображения;

• ссылки на документы;

• ссылки на архивы;

• ссылки на любые другие файлы, приложенные к комментарию-результату.

Таким образом, приложение автоматически переносит данные из комментариев, отмеченных как результат, в пользовательские поля задачи. Пользователю не нужно ничего копировать вручную.

Это дает несколько важных преимуществ:

• результаты задач в списке становятся видимыми;

• данные можно выгружать и использовать во внешней аналитике;

• проще строить отчеты и дашборды по задачам;

• легче контролировать сотрудников и подрядчиков;

• удобнее работать с большим количеством завершенных задач.

Ключевые преимущества

• Автоматическая запись результатов задач без ручной работы

• 2 отдельных поля под тексты и файлы

• Видимость результатов прямо в режиме “Список”

• Удобство для контроля задач и приемки работы

• Возможность использовать данные в выгрузках, отчетах и дашбордах

• Подходит для команд, где важно быстро понимать, что именно сдано по задаче

• Помогает превратить комментарий-результат в рабочие данные, а не просто в текст внутри карточки

Ограничения

Результаты задачи записываются в поле типа “Строка”.

Это значит, что если в результате есть ссылка, она будет некликабельна внутри поля, но останется полностью работоспособной. Ее можно скопировать в адресную строку браузера и открыть.

Если в результате есть картинка или другой файл, в поле также записывается только сама ссылка на файл. Ее тоже можно скопировать и открыть в браузере.

То есть приложение сохраняет не сам визуальный объект внутри поля, а ссылку на него. Для большинства сценариев этого достаточно: просмотр в списке, экспорт, фильтрация, передача данных в отчеты и аналитические инструменты.

Если вам важно не просто видеть результаты, а дальше передавать их в CRM, в сделки или смарт-процессы, это можно дополнительно реализовать в связке с другими решениями Digital for Sales.

Почему приложение востребовано

В стандартных задачах Битрикс24 результат работы сотрудника часто остается внутри комментария. Это неудобно, когда нужно быстро управлять большим массивом задач.

Наше приложение делает результат более “видимым” и пригодным для практической работы:

• для контроля;

• для аналитики;

• для отчетности;

• для проверки завершенных задач;

• для оценки работы конкретных исполнителей.

По сути, приложение помогает превратить комментарии-результаты в структурированные данные, которые уже можно использовать в операционной работе.

Частые сценарии использования

• Руководитель проверяет, какие завершенные задачи действительно имеют результат

• Проектный менеджер быстро просматривает, что именно сдали подрядчики

• Команда строит дашборд по итогам работы сотрудников

• Компания выгружает задачи вместе с результатами для внутренней отчетности

• Ответственный сотрудник ищет задачи, где результат уже есть, но требуется дополнительная проверк

Как работает автоматическая запись результатов задачи в пользовательские поля?

Приложение создаёт два множественных строковых поля и автоматически заполняет их данными из комментариев, отмеченных как «Результат». В одно поле попадают тексты и ссылки, в другое — ссылки на прикреплённые файлы.

Какие данные фиксируются в полях приложения?

Записываются тексты результата, ссылки на веб-страницы и ссылки на файлы из комментариев. Поля разделены, чтобы удобно использовать их в списках задач, фильтрах и аналитике.

Почему приложение полезно при работе со списками задач?

Стандартный список задач не показывает результаты комментариев и не позволяет фильтровать задачи по наличию результата. Благодаря приложению руководитель видит результаты прямо в списке без проваливания в карточку задачи.

Можно ли использовать данные из этих полей в отчётах и дашбордах?

Да, поскольку данные становятся видимыми в списке задач, их можно выгружать, фильтровать и применять в аналитике. Это позволяет делать дашборды по исполнителям и видеть динамику выполнения.

Станут ли ссылки кликабельными в пользовательских полях?

Нет, поля имеют тип «строка», поэтому ссылки отображаются как текст. Однако их можно быстро открыть, скопировав в адресную строку браузера или сделав кликабельными через внешний отчёт.

Что происходит, если в задаче несколько результатов?

Каждый новый комментарий-результат добавляется в поле как новое значение. Самый свежий результат отображается первым, что удобно при просмотре списков.

Нужно ли что-то настраивать после установки приложения?

Нет, приложение автоматически создаёт два нужных поля и начинает записывать данные сразу после установки. Пользователю ничего дополнительно настраивать не требуется.

Как приложение помогает экономить время руководителю?

Он сразу видит, есть ли результат и что именно выполнено по задаче, не открывая её. Это ускоряет приёмку задач и облегчает контроль работы нескольких исполнителей.

Можно ли передавать результаты задачи дальше, например в сделку?

Базовое приложение записывает данные только в пользовательские поля задачи. Но эти поля можно связать с CRM через другое приложение — «Из полей задачи в поля CRM и смарт-процессов».

Какие файлы корректно записываются в поле ссылок?

Записываются ссылки на любые типы файлов, прикреплённых к результату: изображения, документы, архивы и другие вложения. Каждый файл сохраняется отдельной ссылкой, доступной для скачивания.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов